Die Digitalisierung kommt auch immer mehr in kleineren Unternehmen an. Im heutigen Beitrag lernst du, wie du das Dokumenten-Management-System für dich nutzt, um dein Unternehmen für die Zukunft aufzustellen.
Laut einer aktuellen Studie des Anbieters Bitkom planen immer mehr KMUs ein Dokumenten-Management-System einzuführen oder verbinden zumindest positive Assoziationen damit. Die Studie „ECM im Mittelstand“ bestätigt also, dass auch kleinere und mittelständige Unternehmen die Vorteile der elektronischen Archivierung erkennen. Einer der Hauptfaktoren ist sicherlich die neu erlangte Transparenz und Flexibilität der Prozesse. Zudem ist eine etablierte Dokumenteninfrastruktur innerhalb eines Unternehmens der Grundstein für digitale Kundenerlebnisse.
Um die Vorteile für jedermann greifbarer zu machen, kann eine Definition helfen. Der etwas sperrige Begriff Dokumenten-Management-System wird mit DMS abgekürzt und bedeutet schlussendlich das digitale Ablegen aller geschäftlichen Dokumente. Dadurch können Mitarbeiter überall, auch von zuhause aus, darauf zugreifen, was sich bei aktuellen Trends der Arbeitswelt, Stichwort „New Work“ oder „Homeoffice“ sinnvoll auf die Arbeit auswirken kann. Des weiteren haben Teammitglieder die Möglichkeit, Dokumente gleichzeitig zu bearbeiten und können so viel Zeit einsparen und anderweitig nutzen. Ersten Vermutungen von Experten zufolge gelingt dadurch nicht nur höhere Transparenz, sondern auch das schnellere Erledigen der Vorgänge, was wiederum ein Vorteil für den Kunden ist.
Auch der Mittelstand profitiert
Von kleineren und mittleren Unternehmen (KMUs) setzen nur etwa 11% auf ein DMS. Doch gibt es für mögliche Bedenken kaum gute Gründe. Zwar haben sich die meisten DMS-Anbieter darauf fokussiert, ihre Lösungen in großen Firmen zu etablieren, jedoch finden sich mit der richtigen Beratung auch für KMUs die passenden Modelle. Ein weiterer Aspekt, die Sorge, mit Investitionen in die IT Geld in den Sand zu setzen, wird durch die resultierenden Vorteile, etwa erhöhte Produktivität und somit mehr Wettbewerbsfähigkeit, egalisiert. KMUs, welche ausschließlich auf analoge Prozesse setzen, könnten langfristig abgehängt werden. Hier sind also die Entscheider und Geschäftsführer gefragt, das DMS nicht nur als technische Spielerei abzutun, sondern als betriebswirtschaftlich notwendig anzuerkennen, sollten sie in den nächsten Jahren und Jahrzehnten auf dem Markt bestehen wollen.
Erste Schritte für die elektronische Archivierung
Gerade bei KMUs ist die schnelle Rentabilität nach dem Investieren in die IT-Systeme essentiell. Um diese zu gewährleisten, haben wir hier einige Ratschläge für dich:
- Externe Berater und Experten sind sehr hilfreich. Scheue dich nicht, Hilfe beim Finden der idealen Software zu finden, da Berater genau um die Stärken und Schwächen der verschiedenen Anbieter wissen.
- Beziehe deine Mitarbeiter ein. Um deine Angestellten an die Umstellungen zu gewöhnen und den neuen Systemen beim Anlaufen zu verhelfen nützt es, die Meinungen der Mitarbeiter anzuhören. Sie wissen am Besten, über Details und mögliche Hindernisse innerhalb der Prozesse Bescheid. So gelingt das erfolgreiche Einführen eines DMS reibungslos.
- Nichts überstürzen. Gegebenenfalls kann es sinnvoll sein, zunächst nur einen Prozess zu digitalisieren. Durch dieses Pilotprojekt, z.B beim Rechnungseingang, legst du direkt den Grundstein für das Gelingen der weiteren Prozesse, da bei unserem Beispiel gleich mehrere Abteilungen involviert sind, die diese Veränderung wahrnehmen.
- Analysiere, welche Workflows sich auch auf andere Bereiche übertragen lassen. Beziehe von der Personalverwaltung bis hin zum Vertragsmanagement alle relevanten Faktoren in deine Pläne ein.
- Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP). Sei auch nach der Einführung des DMS offen für weitere Aspekte aus dem Geschäftsalltag, die Verbesserungspotential haben. Sieh das Ganze als einen längeren Prozess.
Der Experte an deiner Seite
Wenn auch du nun überlegst, dein Unternehmen mit einem Dokumenten-Management-System zukunftsfähig zu machen, dir aber noch Sorgen wegen der Komplexität dieser Aufgabe machst, dann hast du jetzt die Möglichkeit, dich an uns zu wenden. Wir als Spezialisten stehen dir mit Rat und Tat zur Seite und helfen dir unter anderem bei den Fragen, welches IT-System am Besten zu deinem Unternehmen passt und wie du die konkrete Umsetzung am klügsten angehst. Sicher, ein solcher Schritt passiert nicht von heute auf morgen. Dennoch ist es ein wichtiger Schritt, dein Unternehmen für die Welt von morgen zukunftsfähig aufzustellen.