Die e-Akte setzt sich in Unternehmen immer mehr als eine Art „neue Geheimwaffe“ durch. Sie hat das Potential, den Arbeitsfluss durch Zeitersparnisse massiv zu verbessern und wird zunehmend erfolgreich als solche eingesetzt.
e-Akte – mit dem Lauf der Zeit
Sehr viele Unternehmen halten noch immer an der klassischen Variante der Archivierung fest und setzen auf Akten, Ordner und Hefter, welche in scheinbar endlos langen Regalreihen vor sich hinstauben und Auslöser für zeitintensive Suchaktionen nach bestimmten Akten sind. So zeitlos Papier auch ist, die e-Akte stellt eine schnellere, effizientere und einfachere Alternative dar. Die elektronische Akte lässt sich fast überall einsetzen, erleichtert die Arbeit vom Personalwesen bis hin zur Buchhaltung.
Weitere Vorteile der e-Akte liegen auf der Hand: Endloses Suchen nach Akten hat ein Ende, es werden neue räumliche Kapazitäten frei und die Datensicherheit wird dank smarten Zugriffsmanagement erhöht. Wenngleich das komplett papierlose Büro immer noch eine utopische Zukunftsvorstellung bleibt, mit der elektronischen Akte kommst du diesem Ziel schon einmal ein gutes Stück näher und tust definitiv auch der Umwelt etwas Gutes.
Mehr Zeit und Ressourcen durch die e-Akte?
Es ist schon fast verwunderlich, dass die Papierakte sich in unserem digitalen Zeitalter immer noch hartnäckig in den Büros dieser Welt hält. Ein Faktor mag vielleicht sein, dass Unternehmen unsicher sind, in Sachen Digitalisierung direkt mehrere Baustellen aufzumachen, vom cloudbasierten Arbeiten über die Nutzung einer Kollaborationssoftware und weiteren Späßen, die die neuen technischen Möglichkeiten so mit sich bringen. Manchmal ist den Unternehmen, fokussiert auf ihre Kernkompetenz, auch gar nicht bewusst, welche interessanten Alternativen es heute z. B. zum klassischen Schnellhefter gibt.
Tatsächlich wird der Großteil der herkömmlichen Papier- und Zettelwirtschaft nach einer vollständigen Digitalisierung de facto verschwunden sein. Bei der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung funktioniert das beispielsweise schon jetzt: Ab Mitte des Jahres 2022 wird die Krankschreibung automatisch digital an den Arbeitgeber vermittelt, ein Fortschritt, den die Krankenkasse bereits jetzt für sich umgesetzt hat.
Was bei Krankenkassen, Behörden und Ärzten funktioniert, sollte für Unternehmen eigentlich mehr als ein Vorbild sein, gerade bei den Aussichten, die die Digitalisierung mit sich bringt. So haben Unternehmen nicht nur massive Zeitersparnisse, sondern setzen auch neue Kapazitäten frei und haben damit de facto ein finanzielles Plus gemacht.
Wo viel Licht, da viel Schatten
Auch wenn die Vorteile der e-Akte und der Digitalisierung nun genauer beleuchtet wurden und die Rentabilität auf der Hand liegt, sollte man sich auch vor Augen führen, dass der gesamte Prozess kein Spaziergang ist. Gerade der Sicherheitsaspekt sollte, wie überall in Sachen Datenspeicherung, Verwaltung und Bearbeitung, großgeschrieben werden. Essentiell bei der e-Akte ist vor allem die allgemeine Datensicherheit, denn herkömmliche Archive können immer überflutet werden oder einem Brand zum Opfer fallen, im Gegensatz zur Cloud. Zudem sollte auf entsprechendes Zugriffsmanagement geachtet werden, sodass z. B. nur Personaler Zugriff auf Mitarbeiter- oder Bewerberdaten haben. Nie zu vernachlässigen ist auch der allgemeine Datenschutz, der die Anforderungen der DSGVO erfüllen muss, sowie eine rechts- und beweissichere Verwaltung. Zu guter Letzt wären da noch technische Aspekte, wie z. B. eine bereits an Schnittstellen eingesetzte Software, zu beachten.
Auch Unternehmen stehen also vor ähnlichen Hürden wie die Behörden oder weitere Institutionen, wenn sie sich mit der digitalen Akte befassen.
Hier gilt also im Idealfall, das gesamte Thema und die damit verbundenen Möglichkeiten ernst und nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Wer als Unternehmer dieses Prinzip beachtet und umsetzt kann sich mit gutem Gewissen gewappnet für die Zukunft fühlen.
Wer sich noch etwas unsicher, vielleicht auch überfordert von den vielen Möglichkeiten fühlt, dem sei angeraten, sich mit der Möglichkeit einer externen Beratung zu befassen. Hier gibt es viele kompetente Ansprechpartner, welche einem Zeit und viele Nerven sparen und auch dich und dein Unternehmen dabei unterstützen, in der Zukunft konkurrenzfähig zu bleiben.
Wenn du nun herausfinden möchtest, ob und wie eine e-Akte in deinem Unternehmen eingeführt werden kann, ist die Stone-IT gerne für dich da. Kontaktiere uns hier.