IT-Dienstleister: Grüne und rote Fahnen

Bei technischen Problemen ist es eine wahrliche Herausforderung, kompetente Beratung, die auch zu einem selbst passt, im deutschsprachigen Raum zu finden. Optionen, welche den meisten wohl spontan durch den Kopf schießen, fallen schnell raus: Die gelben Seiten sind nicht für fachspezifische Fragen geeignet und Google präsentiert einem zu viele Ergebnisse, um sich dort zielführend zurechtzufinden. Wer nach kompetenten Ansprechpartnern sucht, welche auch persönlich im Büro oder im Homeoffice ihre Hilfe zur Verfügung stellen, kommt ebenfalls oft bei großen, überregionalen Firmen heraus. Lediglich die Werbeanzeigen werden lokal geschaltet.

Des weiteren sollte man nicht nur nach „IT-Experten“ suchen, denn auch hier finden wir ein sehr weites Feld vor, welches diverse Spezifikationen und Unterkategorien aufweist.

Wer kann dir wirklich helfen?

Allgemein ist es für jedes Unternehmen empfehlenswert, sofern es keine eigene IT-Abteilung betreibt, mit einem IT-Dienstleister oder einem IT-Administrator zusammenzuarbeiten. Diese Partner bieten wertvolle Unterstützung bei der IT-Architektur, dem Aufsetzen neuer Geräte und Softwarelösungen. Zudem erstellen sie im Idealfall auch eine strukturierte Dokumentation über die gesamte Infrastruktur.

Ob diese Zusammenarbeit auch wirklich in allen Fällen zum Ziel führt oder ob weitere spezialisierte Dienstleister hinzugezogen werden sollten, muss genau geprüft werden, vor allem wenn dein Unternehmen eine Website, einen Onlineshop oder branchenspezifische Systeme betreibt.

Nicht immer setzen sich die externen Dienstleister mit Datenschutz- und IT-Sicherheitsstandards auseinander, schulen die Mitarbeiter oder sichern die Systeme nicht oder sind nicht rund um die Uhr erreichbar. Auch deswegen kann es sinnvoll sein, sich zu Themenbereichen wie Daten- und Risikomanagement eine zweite Ansicht einzuholen oder mithilfe einer externen Beratung die gesamte Strategie auf dem neusten Stand zu halten.

Negative Entwicklungen im Blick behalten

In Zeiten wie diesen liest man auf Social Media im wahrsten Sinne des Wortes per Knopfdruck Erfolgsgeschichten von vermeintlich seriösen, neuen Unternehmen, welche jedoch nicht selten mehr Schein als Sein vorweisen können, zumindest was die Auftragslage angeht. Zum Teil liegt hier der Fokus darauf, eine gewisse Standard-Dienstleistung zu verkaufen, anstatt die Mitarbeiter zu schulen und somit das bestehende Angebot zu verbessern. Da zudem der Fachkräftemangel an solchen spezialisierten Unternehmen nicht spurlos vorbeigeht, bleibt die wahre Expertise eines Teams oft zu unklar.

Auch besonders günstige Angebote tauchen immer wieder auf dem Markt auf. Diese sind dann meist mit einer Upsell-Strategie verbunden, sodass zum Beispiel bei der Websiteerstellung nicht auf sämtliche Funktionen zugegriffen werden kann oder der Dienstleister keine langfristige Betreuung anbietet. So möchten diese Verkäufer zusätzliche Aufträge und damit auch zusätzliche Kosten für dich als Unternehmer generieren.

Seriöse Angebote erkennt man unter anderem daran, dass der Dienstleister sämtliche Mitarbeiter und deren Aufgaben klar benennen kann. Ein Trend, der leider immer häufiger auftritt, sind sog. Sub-Sub-Sub-Aufträge. Hier tritt lediglich ein selbsternannter „Business-Development-Manager“ an dich heran und gibt sich als Sales-Kontakt einer Agentur aus. Im Hintergrund hat dieser jedoch kein einsatzfähiges Team, sondern dieses wird über einschlägige Websites, je nach benötigten Aufträgen, einzeln und zufällig zusammengestellt. Oft wohnen diese „Freelancer“ in Niedriglohnländern, haben weder nachvollziehbare Expertise oder Erfahrung in der Zusammenarbeit mit den anderen Teammitgliedern. Ähnlich sieht es beim Vertrieb der Kundendaten aus. Diese Linie zieht sich durch sämtliche Aufträge, bis am Ende niemand mehr durchblicken kann, wer an welcher Arbeit wirklich beteiligt war.

Die Alarmglocken sollten bei dir ebenfalls angehen, wenn dein Dienstleister dir diverse Software-Lösungen von nur einem bestimmten Anbieter schmackhaft machen möchte. Hier ist es nicht unüblich, dass diese über deinen Auftrag eine Provision erhalten, um im Endeffekt doppelt zu kassieren. So rückt die Problemlösung, welche individuell auf dich zugeschnitten ist, in den Hintergrund und weicht im schlimmsten Fall veralteten, überteuerten oder überdimensionierten Systemen. Sobald sämtliche Daten übermittelt sind, kommt dein Unternehmen nur schwer und mit der doppelten finanziellen Belastung wieder heraus.

Ist man als Kunde einmal in einem solchen Vertrag, wird sich der Dienstleister bemühen, dieses Verhältnis möglichst langfristig aufzubauen. So werden Verträge beispielsweise nicht mehr zwischen Kunde und Anbieter geschlossen, sondern zwischen Anbieter und Dienstleister. Früher kam es auch häufig vor, sogenannte Agentur-Lösungen zu verwenden, sodass Dienstleister einen Gesamtüberblick über das Portfolio an Kundenwebsites erhalten konnten. Auch bei nur kleinen Änderungswünschen des Kunden, etwa dem Ändern eines Bildes oder einer Textpassage, musste sich dieser stets an die Agentur wenden, woraufhin er jeweils eine weitere Rechnung erhielt.

Richtige Partner herausfiltern

Unabhängig davon, welche Art Dienstleister du suchst, an mangelnden Angeboten wirst du definitiv nicht verzweifeln.

Investiere auf jeden Fall genug Zeit in deine Recherche und kontaktiere mehrere Anbieter. Zudem ist es ratsam, auf die Kundenbewertungen zu achten. Nicht selten werden Testimonials gefälscht, daher ist das Fragen nach Beispielkunden und Projektberichten empfehlenswert. Je nach präferierten Aufgabenbereich für den Anbieter macht es auch Sinn, Geschäftspartner aus der eigenen Branche um Rat zu fragen. Entweder haben diese bereits einen zuverlässigen Geschäftspartner gefunden oder wollen sich vielleicht mit dir gemeinsam auf die Suche machen.

Nachdem du von mehreren Anbietern die Kontaktdaten hast, terminiere Erstgespräche und stell sicher, dass diese nicht nur mit einem Verkäufer, sondern auch mit einem Vertreter der Geschäftsleitung oder Projektbeteiligten stattfinden.

Ein gutes Gespräch erkennst du daran, dass es kurz um das Angebot geht und dass der Anbieter im Anschluss auf dich und deine Situation eingeht. Ein guter Dienstleister will dich und deine Lage verstehen. Zudem erklärt er dir genau, ob und wie sein Team dir weiterhelfen können. Scheue dich nicht, bei fachspezifischeren Begriffen nachzufragen, was diese bedeuten, auch hierfür wird sich ein professioneller Dienstleister gerne die Zeit nehmen.

Zudem sollte der Anbieter in der Lage sein, dir und deinem Unternehmen Perspektiven und Optionen aufzuzeigen. Er hat Antworten auf Fragen der potentiellen Kosten für den Moment oder der Jahreskosten auf Dauer, beispielsweise beim Szenario schnell wachsender Kundschaft für ein digitales Produkt. Zudem kann er erläutern, ob die ins Auge gefasste Umsetzungsstrategie in dein Budget passt oder auch nötige Vorarbeiten oder regelmäßige Feedback-Prozesse abdecken kann. Auch hier sind eigene Vorschläge deines Gesprächspartners ein gutes Zeichen.

Denk auf jeden Fall daran, langfristige Ziele der Zusammenarbeit für beide Seiten zu definieren und auch schriftlich in Vertragsform festzuhalten. Sichere dich mit einem Dienstleistervertrag ab, welcher auch kleinere Projekte ohne Datentransfers in Form von Angeboten oder Emails umfasst.

Wie also in diesem Text wohl deutlich wurde, gibt es mittlerweile so viele Dienstleister, dass man schnell den Überblick verlieren kann. Das ist in der heutigen, digitalisierten Zeit auch keine Schande, jedoch sei an der Stelle noch einmal, unabhängig von allen besprochenen Tipps, die Empfehlung erwähnt, sich bei der Wahl eines Dienstleisters wirklich die Zeit zu lassen, die man benötigt, sodass man keine vorschnellen Entscheidungen trifft, die man im Nachhinein vielleicht sogar bereut- wie bei so vielem im gesamten Internet.

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Bei einem Handy der Marke Android ist beispielsweise ein Google-Konto notwendig, um sich neue Apps herunterladen zu können. Ähnlich verhält es sich beim Konkurrenten Apple, diese setzen eine Apple-ID voraus und nehmen praktischerweise auch direkt Apple-Email-Adressen an.

Im Anschluss soll es nun darum gehen, wie du dieses Vorhaben ganz einfach für dich umsetzen kannst und noch nicht mal deinen Mac verwenden musst, sondern auch dein iPhone oder iPad zur Hand nehmen kannst.

E-Mail über den Mac einrichten

Wer sich dazu entscheidet, sich seine Mailadresse über den Mac einzurichten, sollte diesen zunächst ganz normal hochfahren und am oberen Bildschirmrand das Apple-Logo auswählen.

Im Anschluss gilt es, den Punkt „Apple-ID“ und direkt danach „iCloud“ (Seitenleiste) anzuklicken. Bei den verschiedenen Diensten, welche sich nun auftun werden, wählen wir den Punkt „Mail“, indem wir einen Haken setzen. Nach dem Bestätigen auf „OK“ und dem „Erstellen“ kannst du dich jetzt bereits ranmachen, die Adresse zu erstellen.

Wer sich an alle Punkte gehalten hat, sollte bereits jetzt auf eine fertige Emailadresse zugreifen können und auch bereits von einer Bestätigungsmail von Apple begrüßt werden.

Die Variante über das iPhone/iPad

Selbstverständlich werden auch iPhone/iPad-Nutzer nicht im Stich gelassen.

Möchte man sich über eines dieser Geräte eine Emailadresse einrichten, führt der erste Weg nach dem Entsperren in die „Einstellungen“-App, in welcher zunächst der eigene Account und im Anschluss die Schaltfläche „iCloud“ ausgewählt werden müssen. Jetzt sollte einem ein Schieberegler mit der Aufschrift „Email“ angezeigt werden. Dieser ist automatisch deaktiviert, sofern die Mailadresse noch nicht verknüpft wurde. Diesen Regler verstellen wir also einmal nach rechts, bevor wir die Mailadresse mit einem simplen Tippen auf „OK“ erstellen.

Nun sollte das Anlegen bereits geglückt sein, die Mailadresse wird automatisch mit dem iPhone/iPad verknüpft und in seinem neuen Emailfach findet man auch bereits eine Begrüßungsmail von Apple, um sich zurechtzufinden.

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Für die meisten Unternehmen oder KMUs, die auch nur ein wenig von der Digitalisierung betroffen sind oder sich mit dieser Entwicklung befasst haben, gibt es in ihrer IT-Abteilung eine Komponente, die den Laden sprichwörtlich am Laufen hält: Den Server der Firma. In diesem Beitrag befassen wir uns mit der Wichtigkeit des Servers und Möglichkeiten, diesen für einen reibungslosen Ablauf zu schützen. 

Unterstützung für das Herzstück der IT 

Der Server ist das Zentralorgan sämtlicher Abläufe deiner Infrastruktur innerhalb der IT. Sobald dieser ausfällt, kommen direkt diverse Arbeitsschritte zum Erliegen und nicht selten muss die gesamte Arbeit für unbestimmte Zeit ausgesetzt werden. Längere Ausfälle kann und will sich jedoch kein Unternehmen, welches am Markt bestehen möchte, leisten. Den genannten und ähnlichen Problemen kannst du mit einer Server-Management-Dienstleistung entgegenwirken. Ein guter Anbieter hat mögliche Störungen rund um die Uhr im Blick und stellt die übergeordnete Funktionsfähigkeit sicher. Da dieser bei einem Fehler oder einer Störung automatisch informiert wird und diesen sofort behebt, kannst du dich mit deinem Unternehmen voll und ganz auf deine Kernkompetenz fokussieren. 

Server im Unternehmen verwalten

Server sind in der Regel nicht nur Herzstück, sondern auch essentielles Bindeglied zwischen sämtlichen IT-Systemen der Mitarbeiter und zentral gesteuerten Anwendungen. Durch gezieltes Server-Management kannst du Ausfällen und damit gegebenfalls sogar Arbeitsunfähigkeit deiner Mitarbeiter proaktiv entgegenwirken. Je nach Dienstleister, für den du dich entscheidest, werden deine Server lückenlos betreut und machen sich durch störungsfreie Betriebsabläufe profitabel. Oft ist auch die Bereitstellung von Statusinformationen für Langzeitbeobachtungen oder eine Kapazitätenplanung enthalten. Fachkräfte sind auf sämtliche Aufgaben rund um das Servermanagement spezialisiert: Einen neuen Server einrichten, dein eigenes Servernetzwerk erweitern, Problembehebung bei der Installation des Servers oder generell jemand, der deine Serverlandschaft proaktiv und nachhaltig beschützt und am Laufen erhält. 

Immer auf der sicheren Seiten sein

Was sich nun also klar herauskristallisiert: Gerade in der heutigen Zeit der Digitalisierung, New work und Homeoffice ist ein gut funktionierender Server unverzichtbar. Wenn du für dein Unternehmen Spezialisten beauftragen möchtest, die sich sorgenlos um deinen Server kümmern, dann kannst du uns gerne kontaktieren und wir sprechen unverbindlich in einem netten Gespräch über deine Situation und schauen, ob das Ganze bei dir Sinn ergibt.

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Datenintegrität? Wofür genau?

Unter dem Begriff der Datenintegrität können sich die wenigsten Unternehmer etwas vorstellen. Zu sperrig, zu kompliziert oder zu langweilig lautet dann oft die Begründung, weshalb sie sich noch nicht genauer damit befasst haben. Langfristig werden sie dennoch wohl nicht mehr darum herumkommen, denn Datenintegrität ist an sämtlichen Stellen sinnvoll, wo es Datensammlungen gibt.

Da hierfür ein gewisses Grundverständnis von Nöten ist, sei hier einmal ein simples Beispiel aus der Praxis skizziert: Hast du vielleicht bei dir in der Firma die Kundendaten noch nicht digitalisiert? Nutzt du mehrere Schränke voller Ordner mit Akten deiner Kundendaten? Auch den organisiertesten Menschen geht dort mal eine Akte verloren, die Kundendaten sind vielleicht veraltet, man greift zum Teil auf handschriftliche, aber unleserliche Ergänzungen zurück und gibt es unautorisierte Personen, die ohne weiteres selbstständig Änderungen vornehmen können?

In all diesen Fällen ist keine Datenintegrität gewährleistet. Dadurch ergibt sich der Nachteil, dass deine Geschäftsprozesse negativ beeinflusst werden können, z. B. wenn du deine Mails an die veraltete Mailadresse des Kunden schickst. Aber auch wenn du dir deine Kunden nicht vormerkst und dich ihm zum Beispiel zweimal vorstellst, hinterlässt du schnell einen schlechten Eindruck.

Was bedeutet eigentlich Datenintegrität?

Allgemein kann man Datenintegrität unter der Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit von Daten definieren. Da viele routinemäßigen Geschäftsprozesse von der Datenintegrität abhängen, aber auch diverse wichtige Entscheidungen auf Basis der Daten getroffen werden, sollten Gültigkeit und Genauigkeit der Daten zu jeder Zeit sichergestellt sein.

Im Zusammenhang der Datenintegrität werden manche Begriffe oft vermischt. Davon ist jedoch abzuraten, da ihre Bedeutungen fundamentale Unterschiede aufweisen. Setzen wir uns wissenschaftlich mit der Datenintegrität auseinander, so lässt sich diese in die Oberbegriffe Datenkonsistenz, Datensicherheit und Datenschutz aufteilen, welche sich wie folgt definieren:

• Datenkonsistenz entspricht der logischen Richtigkeit der Daten. Eingebrachte Daten müssen also vorher festgelegten Regeln entsprechen, der Fachbegriff hierfür lautet „semantische Integrität“
• Die Datensicherheit bedeutet, dass die Daten vor Verlust, Schaden oder unbefugtem Zugriff geschützt sind. Um das Ziel, eine kontinuierliche Datensicherung, zu erreichen, sollten potentielle Gefahren wie Fehler in der Bedienung oder technische Fehler beachtet und kalkuliert werden
• Durch den Datenschutz soll der Missbrauch von Daten verhindert werden. Personenbezogene Daten sind zu schützen, um die Privatsphäre der Personen zu wahren. Hierbei helfen technisch-organisatorische Prozesse

Dem ein oder anderen mag sich nun die Frage stellen, wie er dieses Wissen nun für sich und sein Unternehmen umsetzen kann und was es dabei zu beachten gilt.

Eine wichtige Voraussetzung hierbei ist es, von einer analogen auf eine digitale Datenverwaltung zu wechseln. Diese Notwendigkeit lässt sich an vielen Beispielen begründen, zwei davon wären:

• In der aktuell sehr unsicheren Pandemielage kann es sinnvoll oder sogar verpflichtend sein, seine Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken. Kritisch wird die Situation für sie aber, wenn dies nicht möglich ist, z.B da sie zuhause nicht auf sämtlichen relevanten Daten zurückgreifen können.
• Sollte in deinem Firmensitz einmal ein Feuer ausbrechen und die analogen Daten in Flammen aufgehen, wäre deine Firma direkt handlungsunfähig.

Das zweite Szenario kann auch bei einem digitalisierten Datensystem der Fall sein, sofern deine Daten lediglich am Firmensitz gespeichert sind und keine weiteren Kopien, z.B in der Cloud oder in einem externen Speicher existieren. In diesem Fall, sowohl bei der digitalen, als auch bei der analogen Variante, liegt ein Verstoß gegen die körperliche Unversehrtheit der Daten vor. Die digitale Datenverwaltung bringt zudem den Vorteil mit sich, dass die notwendigen Kopien deutlich einfacher zu erstellen sind.

Datenintegrität bei dir umsetzen

Die grundlegende Maßnahme bei der Umsetzung ist die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems, wodurch die Datenintegrität über einen gesamten Lebenszyklus hinweg gewährleistet wird. Jedoch ist die Datenverwaltung oftmals verstrickt: Zwar wird die Technologie rund um Datenbanken immer durchdachter, wird jedoch zum Teil bei der großen Flut an neuen Daten ans Limit gebracht. Praktischerweise können die komplexen Datenprozesse durch eine weitestgehende Automatisierung von Routineaufgaben wie Skriptausführungen oder Zustandsprüfungen deutlich vereinfacht werden. Zudem hilft eine Automatisierung die gesetzlichen Vorschriften, wie die DSGVO, einzuhalten.

Neben der Automatisierung sollte zudem ein qualitatives Monitoring zur Überwachung der Datenbankleistungen installiert werden, um zu gewährleisten, dass alle definierten Prozesse zur Datenintegrität reibungslos ablaufen. Das Monitoring ermöglicht durch Echtzeitdaten, Analysen und Informationen zu allen der Datenbank ein umfassendes Bild.

Weitere wichtige Faktoren

Nach der Einführung des Daten-Management-Systems kannst du weitere Schritte zur Datenintegrität angehen, die da wären:

• Datenvalidierung, sprich die Überprüfung eingegebener Daten auf Korrektheit. Auch Datensätze sollten validiert und Duplikate entfernt werden. Für diese Arbeit gibt es spezielle Softwaretools.
• Ein Datenbackup, welches funktioniert und gut geschützt ist, ist einer der wichtigsten Schritte zur Datenintegrität. Achte hierbei auf die Häufigkeit, den Speicherort und den Speichertyp des Backups.
• Zugriffsbeschränkungen um unautorisierte Bearbeitungen zu verhindern. Vergibst du Zugriffsrechte, lassen sich beabsichtigte, aber auch unbeabsichtigte Fehler vermeiden.
• Das Log-Management sorgt dafür, dass du stets einen Überblick über deine Daten behältst. Es vermerkt, wer und wann Daten hinzufügt, geändert oder gelöscht werden, ähnlich wie beim Management von Big Data.
• Vermeidung von Übertragungsfehlern. Da Daten über die verschiedensten Geräte und zum Teil auch über verschiedene Systeme laufen, wobei bei der Übertragung Fehler passieren können, z.B. eine unvollständige Übertragung. Auch hierfür gibt es spezielle Prüfmechanismen.

Es gibt also eine große Anzahl an Hebeln, die zur Datenintegrität beitragen können. Bei einem reibungslos funktionierenden System kann jede Einzelheit überwacht werden und eine unabhängige Verifizierung der Vorgänge im Netzwerk ist umsetzbar.

Hilfreicher Expertenrat zur Unterstützung

Wenn du die Wichtigkeit der Datenintegrität jetzt erkannt hast, dich aber von der Komplexität des Themas überfordert fühlst und eine Umstellung nicht nur allein deinem IT-Beauftragten zumuten möchtest, dann gibt es die Option, sich von einem IT-Experten genau zu diesem Thema beraten zu lassen. Unsere Experten helfen Unternehmen bei den ersten Schritten zur Digitalisierung oder setzen den bereits begonnen Weg mit ihnen gemeinsam fort. Nimm gerne zu uns Kontakt auf und erhalte in einem Beratungsgespräch erste Informationen darüber, wie du die behandelten Themen bei dir umsetzen kannst!

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Laut einer aktuellen Studie des Anbieters Bitkom planen immer mehr KMUs ein Dokumenten-Management-System einzuführen oder verbinden zumindest positive Assoziationen damit. Die Studie „ECM im Mittelstand“ bestätigt also, dass auch kleinere und mittelständige Unternehmen die Vorteile der elektronischen Archivierung erkennen. Einer der Hauptfaktoren ist sicherlich die neu erlangte Transparenz und Flexibilität der Prozesse. Zudem ist eine etablierte Dokumenteninfrastruktur innerhalb eines Unternehmens der Grundstein für digitale Kundenerlebnisse.

Um die Vorteile für jedermann greifbarer zu machen, kann eine Definition helfen. Der etwas sperrige Begriff Dokumenten-Management-System wird mit DMS abgekürzt und bedeutet schlussendlich das digitale Ablegen aller geschäftlichen Dokumente. Dadurch können Mitarbeiter überall, auch von zuhause aus, darauf zugreifen, was sich bei aktuellen Trends der Arbeitswelt, Stichwort „New Work“ oder „Homeoffice“ sinnvoll auf die Arbeit auswirken kann. Des weiteren haben Teammitglieder die Möglichkeit, Dokumente gleichzeitig zu bearbeiten und können so viel Zeit einsparen und anderweitig nutzen. Ersten Vermutungen von Experten zufolge gelingt dadurch nicht nur höhere Transparenz, sondern auch das schnellere Erledigen der Vorgänge, was wiederum ein Vorteil für den Kunden ist.

Auch der Mittelstand profitiert

Von kleineren und mittleren Unternehmen (KMUs) setzen nur etwa 11% auf ein DMS. Doch gibt es für mögliche Bedenken kaum gute Gründe. Zwar haben sich die meisten DMS-Anbieter darauf fokussiert, ihre Lösungen in großen Firmen zu etablieren, jedoch finden sich mit der richtigen Beratung auch für KMUs die passenden Modelle. Ein weiterer Aspekt, die Sorge, mit Investitionen in die IT Geld in den Sand zu setzen, wird durch die resultierenden Vorteile, etwa erhöhte Produktivität und somit mehr Wettbewerbsfähigkeit, egalisiert. KMUs, welche ausschließlich auf analoge Prozesse setzen, könnten langfristig abgehängt werden. Hier sind also die Entscheider und Geschäftsführer gefragt, das DMS nicht nur als technische Spielerei abzutun, sondern als betriebswirtschaftlich notwendig anzuerkennen, sollten sie in den nächsten Jahren und Jahrzehnten auf dem Markt bestehen wollen.

Erste Schritte für die elektronische Archivierung

Gerade bei KMUs ist die schnelle Rentabilität nach dem Investieren in die IT-Systeme essentiell. Um diese zu gewährleisten, haben wir hier einige Ratschläge für dich:

• Externe Berater und Experten sind sehr hilfreich. Scheue dich nicht, Hilfe beim Finden der idealen Software zu finden, da Berater genau um die Stärken und Schwächen der verschiedenen Anbieter wissen.
• Beziehe deine Mitarbeiter ein. Um deine Angestellten an die Umstellungen zu gewöhnen und den neuen Systemen beim Anlaufen zu verhelfen nützt es, die Meinungen der Mitarbeiter anzuhören. Sie wissen am Besten, über Details und mögliche Hindernisse innerhalb der Prozesse Bescheid. So gelingt das erfolgreiche Einführen eines DMS reibungslos.
• Nichts überstürzen. Gegebenenfalls kann es sinnvoll sein, zunächst nur einen Prozess zu digitalisieren. Durch dieses Pilotprojekt, z.B beim Rechnungseingang, legst du direkt den Grundstein für das Gelingen der weiteren Prozesse, da bei unserem Beispiel gleich mehrere Abteilungen involviert sind, die diese Veränderung wahrnehmen.
• Analysiere, welche Workflows sich auch auf andere Bereiche übertragen lassen. Beziehe von der Personalverwaltung bis hin zum Vertragsmanagement alle relevanten Faktoren in deine Pläne ein.
• Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP). Sei auch nach der Einführung des DMS offen für weitere Aspekte aus dem Geschäftsalltag, die Verbesserungspotential haben. Sieh das Ganze als einen längeren Prozess.

Der Experte an deiner Seite

Wenn auch du nun überlegst, dein Unternehmen mit einem Dokumenten-Management-System zukunftsfähig zu machen, dir aber noch Sorgen wegen der Komplexität dieser Aufgabe machst, dann hast du jetzt die Möglichkeit, dich an uns zu wenden. Wir als Spezialisten stehen dir mit Rat und Tat zur Seite und helfen dir unter anderem bei den Fragen, welches IT-System am Besten zu deinem Unternehmen passt und wie du die konkrete Umsetzung am klügsten angehst. Sicher, ein solcher Schritt passiert nicht von heute auf morgen. Dennoch ist es ein wichtiger Schritt, dein Unternehmen für die Welt von morgen zukunftsfähig aufzustellen.

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Die Notwendigkeit der Verschlüsselung

Den meisten von uns fällt, wenn wir kurz nachdenken, der ein oder andere Fall von Skandalen im Bereich des Datenschutzes ein, die prominentesten Beispiele dürften der iCloud-Leak aus dem Jahr 2014 mit den zahlreichen öffentlich gewordenen Nacktbildern verschiedenster Prominenter oder der Hackerangriff auf die Plattform Yahoo im Jahr 2012, welche sich dem Ausmaß dieser Attacke erst drei Jahre später bewusst werden konnte, sein. Oder das Bekanntwerden von Passwörtern und Emailadressen von Millionen Nutzern des Datei-Hostingdienstes Dropbox im Jahr 2016, ebenfalls durch Hacker verursacht. Oder, oder, oder.. 

All diese Vorfälle lassen sich auf (leider) erfolgreiche Angriffe auf Cloud-Lösungen zurückführen, sodass der Ruf dieser Technologie immer noch sehr stark beschädigt ist. Fest steht aber auch, dass gerade diese Möglichkeit der Datennutzung immer mehr in den Trend kommt, da sich fast keiner den zumindest in der Theorie praktischen Dienst von Amazon, Google, Microsoft etc. entgehen lassen möchte. Dementsprechend sollte die Frage, die wir uns im Bezug zur Cloud stellen, wohl eher nicht lauten, ob man dieses Angebot nutzt, sondern wie man seine Daten in der Cloud am Besten schützt.  

Verantwortung der Anbieter

Viele Unternehmen schrecken noch zu sehr vor dem Horrorszenario schlechthin, dem Datenverlust durch einen externen Angriff, zurück und bevorzugen „security as a service“ gegenüber den Möglichkeiten einer Cloud. Dennoch ist wohl kaum abstreitbar, dass die Zukunft den Cloud-Lösungen gehört. Die Vorteile, unter anderem die deutlich vereinfachte Zusammenarbeit von Teams, wird wohl jedes Unternehmen für sich nutzen können wollen. 

Dementsprechend ist es für Geschäftsführer und technische Leiter essentiell, sich in das Thema Cloudsicherheit einzuarbeiten. Es ist ratsam, sensible Daten zusätzlich auf dem Weg ins Rechenzentrum zu schützen, sollten Cloudanbieter ihrer Pflicht, die Sicherheit der Daten durch gängige Verschlüsselungsverfahren zu gewährleisten, nicht nachkommen können. 

Gängige Verschlüsselungsverfahren

Die Krux bei selbstständiger Einarbeitung in dieses Thema ist die Komplexität der meisten Kürzel von Verschlüsselungsverfahren. Wenn du also als Laie einfach nach „Verschlüsselungsverfahren“ recherchierst, wirst du wohl auf kryptische Abkürzungen wie TLS (Transport Layer Security), dessen Vorgänger SSL(Secure Sockets Layer) oder dem Algorithmus AES (Advanced Encryption Standard) stoßen. 

Ganz grundsätzlich lässt sich festhalten: Verschlüsselungsverfahren werden seit jeher in symmetrische und asymmetrische Kryptoverfahren eingeteilt. Zusätzlich gibt es die sog. Hybrid-Kryptoverfahren, welche Funktionen aus anderen Verschlüsselungsverfahren nutzen. Technisch betrachtet verfolgt dieses Verfahren den Zweck, einen Ausgangstext vor einem unbefugten Datenzugriff zu schützen. Dazu werden einer oder auch mehrere Schlüssel verwendet, welche die Identität von Sender und Empfänger abgleichen. Passen die Schlüssel zueinander, wird dem Empfänger – so die Idee – der Zugriff auf die Inhalte gewährt. 

Datenverwaltung – aber sicher! 

Resultierend aus dem bisher Beobachteten werden uns die meisten von euch sicher zustimmen, dass in der Zeit so gut wie kein Weg an einem zusätzlichen Verschlüsselungsverfahren vorbeiführt, wenn du deine Unternehmensdaten sichern möchtest. Cloudanbieter selbst werden aufgrund ihres Selbstverständnisses von „Zero-Knowledge“ keinen Zugriff auf deine Daten erhalten, und dennoch können diese bereits auf dem Weg in die Cloud abhandenkommen und schlimmstenfalls von Dritten eingesehen werden. 

Daher ist es ratsam, sämtliche Passwörter angemessen zu verwalten, denn solltest du einmal den Zugang zu den Daten in der Cloud verlieren, wirst du an diese nicht mehr herankommen. Auch der Clouddienst wird dir nicht weiterhelfen können, denn auch bei ihm kommt nur die verschlüsselte Version an. 

Verschlüsselungsverfahren: Eine Ergänzung! 

Um deine Daten zu sichern, kannst diese also bereits verschlüssseln, bevor sie in der Cloud ankommen. Die Verschlüsselungslösungen, auf die du hier zurückgreifen kannst, werden auf dem Endgerät installiert und im Anschluss mit dem gewählten Speicherdienst verknüpft. 

Durch diese Tools nutzt du Verfahren wie z.B den bereits vorher erwähnten Advanced Encryption Standard (AES), um deine Daten sicher zu verschlüsseln. Bekannte Anbieter für diese Verschlüsselungslösungen sind z.B Cryptmator oder Boxcryptor. Im Prinzip funktionieren alle ähnlich, sodass sie sie einen ähnlich hohen Standard an Sicherheit gewährleisten können. 

Verschlüsselungsverfahren für dich nutzen

Cloudlösungen für sich zu nutzen liegt also nicht nur im Trend, sondern bietet einem Unternehmen auch massive Vorteile, wie die deutlich einfachere Zusammenarbeit von Teams oder einen geringeren administrativen Aufwand für deine gesamte IT-Abteilung. Dennoch gibt es einige Faktoren, die du zu deiner eigenen Datensicherheit beachten solltest. Gerne unterstützen wir dich und dein Unternehmen dabei, eine Cloudlösung erfolgreich zu implementieren.

Kontaktiere uns gerne HIER. Wir freuen uns auf dich!

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Als Geschäftsprozesse bezeichnet man im Allgemeinen zusammenhängende Tätigkeiten, welche schrittweise ausgeführt werden um am Ende ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen oder ein Endprodukt vorzustellen. Diese laufen am Ende immer auf eine Steigerung der Wertschöpfung als Ziel hinaus. 

Durch die Digitalisierung dieser Geschäftsprozesse nutzen bereits jetzt viele Firmen die Möglichkeiten unserer heutigen Zeit und können so große Zeitersparnisse verzeichnen. Als einfaches Beispiel sei hier einmal der Ablauf eines Urlaubsantrages skizziert: Dieser wird in der Regel durch einen Mitarbeiter ausgefüllt und an den Abteilungsleiter weitergeleitet, was, je nach Unternehmen, noch mit Stift und Papier erfolgt. Im Anschluss wird dieser Antrag mit den Arbeitszeiten der weiteren Arbeitnehmer abgeglichen und je nach Verfügbarkeit genehmigt. Also geht dieses Dokument wieder zurück an die Personalabteilung. Hier könnten Firmen durch die Digitalisierung alleine schon durch die gesparte Zeit, die man durch digitale Prozesse erlangt, profitieren. 

Hier kann es von Vorteil sein, sich professionelle Unterstützung heranzuholen. Diese wird dir bei dieser großen, auf lange Sicht jedoch notwendigen Aufgabe mit seiner Expertise zur Seite stehen und dich bei der Frage der Umsetzbarkeit und der wirtschaftlich betrachtet sinnvollsten Reihenfolge unterstützen. 

Die Bedeutung für Sie und Ihr Unternehmen

Um wettbewerbsfähig zu bleiben stellen effiziente Geschäftsprozesse die Grundlage eines jeden Unternehmens dar. In diesem Fall bedeutet Digitalisierung, analoge Informationen digital zur Verfügung zu stellen und analoge Arbeitsschritte ebenfalls ins Digitale zu verlagern. Bestes Beispiel ist die Eingangsrechnungsverarbeitung. Um die Automatisierung einfach umzusetzen und Mehrfacharbeit zukünftig zu vermeiden, sind Buchungsdaten klar zu benennen. 

Grundsätzlich lässt sich hier also festhalten, dass Digitalisierung und Automatisierung bei wiederkehrenden Prozessen und mehreren Beteiligten zum Schlüsselfaktor werden. Ohne festen Arbeitsablauf kann hier schnell Chaos ausbrechen, zuständige Personen verlieren den Überblick, leisten sich dadurch schwerwiegende Fehler oder verlieren wertvolle Zeit. Hier erkennt der neutrale Beobachter wieder die Notwendigkeit der Digitalisierung für jedes seriöse Unternehmen. Ein reibungsloser Ablauf, bei dem bereits vorher potentielle Fehlerquellen ausgemerzt werden konnten, spart Zeit und dadurch Geld.

Die Digitalstrategie

Wenn du nun also die Zeichen der Zeit für dein Unternehmen erkannt hast, benötigst du zunächst eine umfangreiche und vor allem individuelle Digitalstrategie. Bei der konkreten Umsetzung kann ein kompetenter Partner viel Aufwand und mögliche Fehler ersparen. So wird zum Beispiel durch die bewährte Workflow-Analyse eine aktuelle Bestandsaufnahme angefertigt, in welcher alle IT-Systeme, Arbeitsabläufe sowie deine Geschäftsprozesse durchleuchtet und nach Potentialen und Umsetzbarkeit bewertet werden, aber auch möglicherweise kritische Parameter berücksichtigt werden. 

Leitfragen sollten dementsprechend zu Beginn des Digitalisierungsprozesses sein, welche Geschäftsprozesse in deinem Unternehmen vorgehen, auf welche personellen, technischen oder finanziellen Hindernisse du stoßen könntest und wie groß das Digitalisierungspotential im Allgemeinen ist. Des Weiteren solltest du selbstverständlich mögliche Investitionen ins Verhältnis mit der daraus zu gewinnenden Rentabilität setzen.

Durch die Analyse des Ist-Zustandes entsteht also eine im Idealfall deine eigene Soll-Vorstellung, woraus eine individuelle Digitalstrategie resultiert, in deren Rahmen du deine Möglichkeiten transparent vor dir hast, um die nächsten sinnvollen Schritte abwägen zu können. 

Die Umsetzung für deine Prozesse

Auch bei der Umsetzung deiner Strategie gilt es viele relevante Faktoren zu beachten. Möglicherweise wird durch diese in bereits etablierte Prozesse eingegriffen, sodass Mitarbeiter informiert und ggf. auch geschult werden müssen. Dementsprechend kann es sinnvoll sein, die Strategie zunächst schrittweise umzusetzen, um Mitarbeiter an die Umstellungen zu gewöhnen. Es kann ein schmaler Grat zwischen dem Umgewöhnen deines Personals, aber auch dem effizienten Nutzen der Zeit, ohne sich unnötig lange an Umstellungen aufzuhalten, werden. Durch die durchgängige Automatisierung gewährleistest du jedoch eine dauerhafte Verbesserung der Effizienz und Qualität deiner Prozesse. 

Mit der Digitalisierung wirst du Dokumente und den daraus resultierenden Dokumentenaustausch Schritt für Schritt ablösen. Dabei kann auch ein Dokumenten-Management-System helfen, da sich mit der fortlaufenden Digitalisierung mit der Zeit auch immer mehr Möglichkeiten der Effizienz für dich und dein Unternehmen ergeben. 

Deine Vorteile

Letzten Endes gibt es viele Möglichkeiten, deine Geschäftsprozesse zu optimieren, jede hat ihre Vor- und Nachteile, doch schon jetzt ist sicher: Wer den Trend der Digitalisierung verschläft wird früher oder später vom Markt abgehängt. Dementsprechend solltest du genau JETZT die Gelegenheit nutzen, dein Unternehmen zu digitalisieren, um von den Vorteilen zu profitieren und im Wettbewerb mithalten zu können. 

Wir können dich dabei unterstützen die idealen Lösungen für dein Unternehmen zu formulieren und helfen dir, dein Arbeitsumfeld modern, fortschrittlich und flexibel zu gestalten. 

Auch der Datenschutz ist ein wichtiger Faktor, den du mit der Digitalisierung erreichen wirst. In unserem Programm findest du also auch eine umfassende Beratung zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie zur ebenfalls relevanten Emailarchivierung.

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