IT-Dienstleister: Grüne und rote Fahnen

Bei technischen Problemen ist es eine wahrliche Herausforderung, kompetente Beratung, die auch zu einem selbst passt, im deutschsprachigen Raum zu finden. Optionen, welche den meisten wohl spontan durch den Kopf schießen, fallen schnell raus: Die gelben Seiten sind nicht für fachspezifische Fragen geeignet und Google präsentiert einem zu viele Ergebnisse, um sich dort zielführend zurechtzufinden. Wer nach kompetenten Ansprechpartnern sucht, welche auch persönlich im Büro oder im Homeoffice ihre Hilfe zur Verfügung stellen, kommt ebenfalls oft bei großen, überregionalen Firmen heraus. Lediglich die Werbeanzeigen werden lokal geschaltet.

Des weiteren sollte man nicht nur nach „IT-Experten“ suchen, denn auch hier finden wir ein sehr weites Feld vor, welches diverse Spezifikationen und Unterkategorien aufweist.

Wer kann dir wirklich helfen?

Allgemein ist es für jedes Unternehmen empfehlenswert, sofern es keine eigene IT-Abteilung betreibt, mit einem IT-Dienstleister oder einem IT-Administrator zusammenzuarbeiten. Diese Partner bieten wertvolle Unterstützung bei der IT-Architektur, dem Aufsetzen neuer Geräte und Softwarelösungen. Zudem erstellen sie im Idealfall auch eine strukturierte Dokumentation über die gesamte Infrastruktur.

Ob diese Zusammenarbeit auch wirklich in allen Fällen zum Ziel führt oder ob weitere spezialisierte Dienstleister hinzugezogen werden sollten, muss genau geprüft werden, vor allem wenn dein Unternehmen eine Website, einen Onlineshop oder branchenspezifische Systeme betreibt.

Nicht immer setzen sich die externen Dienstleister mit Datenschutz- und IT-Sicherheitsstandards auseinander, schulen die Mitarbeiter oder sichern die Systeme nicht oder sind nicht rund um die Uhr erreichbar. Auch deswegen kann es sinnvoll sein, sich zu Themenbereichen wie Daten- und Risikomanagement eine zweite Ansicht einzuholen oder mithilfe einer externen Beratung die gesamte Strategie auf dem neusten Stand zu halten.

Negative Entwicklungen im Blick behalten

In Zeiten wie diesen liest man auf Social Media im wahrsten Sinne des Wortes per Knopfdruck Erfolgsgeschichten von vermeintlich seriösen, neuen Unternehmen, welche jedoch nicht selten mehr Schein als Sein vorweisen können, zumindest was die Auftragslage angeht. Zum Teil liegt hier der Fokus darauf, eine gewisse Standard-Dienstleistung zu verkaufen, anstatt die Mitarbeiter zu schulen und somit das bestehende Angebot zu verbessern. Da zudem der Fachkräftemangel an solchen spezialisierten Unternehmen nicht spurlos vorbeigeht, bleibt die wahre Expertise eines Teams oft zu unklar.

Auch besonders günstige Angebote tauchen immer wieder auf dem Markt auf. Diese sind dann meist mit einer Upsell-Strategie verbunden, sodass zum Beispiel bei der Websiteerstellung nicht auf sämtliche Funktionen zugegriffen werden kann oder der Dienstleister keine langfristige Betreuung anbietet. So möchten diese Verkäufer zusätzliche Aufträge und damit auch zusätzliche Kosten für dich als Unternehmer generieren.

Seriöse Angebote erkennt man unter anderem daran, dass der Dienstleister sämtliche Mitarbeiter und deren Aufgaben klar benennen kann. Ein Trend, der leider immer häufiger auftritt, sind sog. Sub-Sub-Sub-Aufträge. Hier tritt lediglich ein selbsternannter „Business-Development-Manager“ an dich heran und gibt sich als Sales-Kontakt einer Agentur aus. Im Hintergrund hat dieser jedoch kein einsatzfähiges Team, sondern dieses wird über einschlägige Websites, je nach benötigten Aufträgen, einzeln und zufällig zusammengestellt. Oft wohnen diese „Freelancer“ in Niedriglohnländern, haben weder nachvollziehbare Expertise oder Erfahrung in der Zusammenarbeit mit den anderen Teammitgliedern. Ähnlich sieht es beim Vertrieb der Kundendaten aus. Diese Linie zieht sich durch sämtliche Aufträge, bis am Ende niemand mehr durchblicken kann, wer an welcher Arbeit wirklich beteiligt war.

Die Alarmglocken sollten bei dir ebenfalls angehen, wenn dein Dienstleister dir diverse Software-Lösungen von nur einem bestimmten Anbieter schmackhaft machen möchte. Hier ist es nicht unüblich, dass diese über deinen Auftrag eine Provision erhalten, um im Endeffekt doppelt zu kassieren. So rückt die Problemlösung, welche individuell auf dich zugeschnitten ist, in den Hintergrund und weicht im schlimmsten Fall veralteten, überteuerten oder überdimensionierten Systemen. Sobald sämtliche Daten übermittelt sind, kommt dein Unternehmen nur schwer und mit der doppelten finanziellen Belastung wieder heraus.

Ist man als Kunde einmal in einem solchen Vertrag, wird sich der Dienstleister bemühen, dieses Verhältnis möglichst langfristig aufzubauen. So werden Verträge beispielsweise nicht mehr zwischen Kunde und Anbieter geschlossen, sondern zwischen Anbieter und Dienstleister. Früher kam es auch häufig vor, sogenannte Agentur-Lösungen zu verwenden, sodass Dienstleister einen Gesamtüberblick über das Portfolio an Kundenwebsites erhalten konnten. Auch bei nur kleinen Änderungswünschen des Kunden, etwa dem Ändern eines Bildes oder einer Textpassage, musste sich dieser stets an die Agentur wenden, woraufhin er jeweils eine weitere Rechnung erhielt.

Richtige Partner herausfiltern

Unabhängig davon, welche Art Dienstleister du suchst, an mangelnden Angeboten wirst du definitiv nicht verzweifeln.

Investiere auf jeden Fall genug Zeit in deine Recherche und kontaktiere mehrere Anbieter. Zudem ist es ratsam, auf die Kundenbewertungen zu achten. Nicht selten werden Testimonials gefälscht, daher ist das Fragen nach Beispielkunden und Projektberichten empfehlenswert. Je nach präferierten Aufgabenbereich für den Anbieter macht es auch Sinn, Geschäftspartner aus der eigenen Branche um Rat zu fragen. Entweder haben diese bereits einen zuverlässigen Geschäftspartner gefunden oder wollen sich vielleicht mit dir gemeinsam auf die Suche machen.

Nachdem du von mehreren Anbietern die Kontaktdaten hast, terminiere Erstgespräche und stell sicher, dass diese nicht nur mit einem Verkäufer, sondern auch mit einem Vertreter der Geschäftsleitung oder Projektbeteiligten stattfinden.

Ein gutes Gespräch erkennst du daran, dass es kurz um das Angebot geht und dass der Anbieter im Anschluss auf dich und deine Situation eingeht. Ein guter Dienstleister will dich und deine Lage verstehen. Zudem erklärt er dir genau, ob und wie sein Team dir weiterhelfen können. Scheue dich nicht, bei fachspezifischeren Begriffen nachzufragen, was diese bedeuten, auch hierfür wird sich ein professioneller Dienstleister gerne die Zeit nehmen.

Zudem sollte der Anbieter in der Lage sein, dir und deinem Unternehmen Perspektiven und Optionen aufzuzeigen. Er hat Antworten auf Fragen der potentiellen Kosten für den Moment oder der Jahreskosten auf Dauer, beispielsweise beim Szenario schnell wachsender Kundschaft für ein digitales Produkt. Zudem kann er erläutern, ob die ins Auge gefasste Umsetzungsstrategie in dein Budget passt oder auch nötige Vorarbeiten oder regelmäßige Feedback-Prozesse abdecken kann. Auch hier sind eigene Vorschläge deines Gesprächspartners ein gutes Zeichen.

Denk auf jeden Fall daran, langfristige Ziele der Zusammenarbeit für beide Seiten zu definieren und auch schriftlich in Vertragsform festzuhalten. Sichere dich mit einem Dienstleistervertrag ab, welcher auch kleinere Projekte ohne Datentransfers in Form von Angeboten oder Emails umfasst.

Wie also in diesem Text wohl deutlich wurde, gibt es mittlerweile so viele Dienstleister, dass man schnell den Überblick verlieren kann. Das ist in der heutigen, digitalisierten Zeit auch keine Schande, jedoch sei an der Stelle noch einmal, unabhängig von allen besprochenen Tipps, die Empfehlung erwähnt, sich bei der Wahl eines Dienstleisters wirklich die Zeit zu lassen, die man benötigt, sodass man keine vorschnellen Entscheidungen trifft, die man im Nachhinein vielleicht sogar bereut- wie bei so vielem im gesamten Internet.

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Bei einem Handy der Marke Android ist beispielsweise ein Google-Konto notwendig, um sich neue Apps herunterladen zu können. Ähnlich verhält es sich beim Konkurrenten Apple, diese setzen eine Apple-ID voraus und nehmen praktischerweise auch direkt Apple-Email-Adressen an.

Im Anschluss soll es nun darum gehen, wie du dieses Vorhaben ganz einfach für dich umsetzen kannst und noch nicht mal deinen Mac verwenden musst, sondern auch dein iPhone oder iPad zur Hand nehmen kannst.

E-Mail über den Mac einrichten

Wer sich dazu entscheidet, sich seine Mailadresse über den Mac einzurichten, sollte diesen zunächst ganz normal hochfahren und am oberen Bildschirmrand das Apple-Logo auswählen.

Im Anschluss gilt es, den Punkt „Apple-ID“ und direkt danach „iCloud“ (Seitenleiste) anzuklicken. Bei den verschiedenen Diensten, welche sich nun auftun werden, wählen wir den Punkt „Mail“, indem wir einen Haken setzen. Nach dem Bestätigen auf „OK“ und dem „Erstellen“ kannst du dich jetzt bereits ranmachen, die Adresse zu erstellen.

Wer sich an alle Punkte gehalten hat, sollte bereits jetzt auf eine fertige Emailadresse zugreifen können und auch bereits von einer Bestätigungsmail von Apple begrüßt werden.

Die Variante über das iPhone/iPad

Selbstverständlich werden auch iPhone/iPad-Nutzer nicht im Stich gelassen.

Möchte man sich über eines dieser Geräte eine Emailadresse einrichten, führt der erste Weg nach dem Entsperren in die „Einstellungen“-App, in welcher zunächst der eigene Account und im Anschluss die Schaltfläche „iCloud“ ausgewählt werden müssen. Jetzt sollte einem ein Schieberegler mit der Aufschrift „Email“ angezeigt werden. Dieser ist automatisch deaktiviert, sofern die Mailadresse noch nicht verknüpft wurde. Diesen Regler verstellen wir also einmal nach rechts, bevor wir die Mailadresse mit einem simplen Tippen auf „OK“ erstellen.

Nun sollte das Anlegen bereits geglückt sein, die Mailadresse wird automatisch mit dem iPhone/iPad verknüpft und in seinem neuen Emailfach findet man auch bereits eine Begrüßungsmail von Apple, um sich zurechtzufinden.

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Als Geschäftsprozesse bezeichnet man im Allgemeinen zusammenhängende Tätigkeiten, welche schrittweise ausgeführt werden um am Ende ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen oder ein Endprodukt vorzustellen. Diese laufen am Ende immer auf eine Steigerung der Wertschöpfung als Ziel hinaus. 

Durch die Digitalisierung dieser Geschäftsprozesse nutzen bereits jetzt viele Firmen die Möglichkeiten unserer heutigen Zeit und können so große Zeitersparnisse verzeichnen. Als einfaches Beispiel sei hier einmal der Ablauf eines Urlaubsantrages skizziert: Dieser wird in der Regel durch einen Mitarbeiter ausgefüllt und an den Abteilungsleiter weitergeleitet, was, je nach Unternehmen, noch mit Stift und Papier erfolgt. Im Anschluss wird dieser Antrag mit den Arbeitszeiten der weiteren Arbeitnehmer abgeglichen und je nach Verfügbarkeit genehmigt. Also geht dieses Dokument wieder zurück an die Personalabteilung. Hier könnten Firmen durch die Digitalisierung alleine schon durch die gesparte Zeit, die man durch digitale Prozesse erlangt, profitieren. 

Hier kann es von Vorteil sein, sich professionelle Unterstützung heranzuholen. Diese wird dir bei dieser großen, auf lange Sicht jedoch notwendigen Aufgabe mit seiner Expertise zur Seite stehen und dich bei der Frage der Umsetzbarkeit und der wirtschaftlich betrachtet sinnvollsten Reihenfolge unterstützen. 

Die Bedeutung für Sie und Ihr Unternehmen

Um wettbewerbsfähig zu bleiben stellen effiziente Geschäftsprozesse die Grundlage eines jeden Unternehmens dar. In diesem Fall bedeutet Digitalisierung, analoge Informationen digital zur Verfügung zu stellen und analoge Arbeitsschritte ebenfalls ins Digitale zu verlagern. Bestes Beispiel ist die Eingangsrechnungsverarbeitung. Um die Automatisierung einfach umzusetzen und Mehrfacharbeit zukünftig zu vermeiden, sind Buchungsdaten klar zu benennen. 

Grundsätzlich lässt sich hier also festhalten, dass Digitalisierung und Automatisierung bei wiederkehrenden Prozessen und mehreren Beteiligten zum Schlüsselfaktor werden. Ohne festen Arbeitsablauf kann hier schnell Chaos ausbrechen, zuständige Personen verlieren den Überblick, leisten sich dadurch schwerwiegende Fehler oder verlieren wertvolle Zeit. Hier erkennt der neutrale Beobachter wieder die Notwendigkeit der Digitalisierung für jedes seriöse Unternehmen. Ein reibungsloser Ablauf, bei dem bereits vorher potentielle Fehlerquellen ausgemerzt werden konnten, spart Zeit und dadurch Geld.

Die Digitalstrategie

Wenn du nun also die Zeichen der Zeit für dein Unternehmen erkannt hast, benötigst du zunächst eine umfangreiche und vor allem individuelle Digitalstrategie. Bei der konkreten Umsetzung kann ein kompetenter Partner viel Aufwand und mögliche Fehler ersparen. So wird zum Beispiel durch die bewährte Workflow-Analyse eine aktuelle Bestandsaufnahme angefertigt, in welcher alle IT-Systeme, Arbeitsabläufe sowie deine Geschäftsprozesse durchleuchtet und nach Potentialen und Umsetzbarkeit bewertet werden, aber auch möglicherweise kritische Parameter berücksichtigt werden. 

Leitfragen sollten dementsprechend zu Beginn des Digitalisierungsprozesses sein, welche Geschäftsprozesse in deinem Unternehmen vorgehen, auf welche personellen, technischen oder finanziellen Hindernisse du stoßen könntest und wie groß das Digitalisierungspotential im Allgemeinen ist. Des Weiteren solltest du selbstverständlich mögliche Investitionen ins Verhältnis mit der daraus zu gewinnenden Rentabilität setzen.

Durch die Analyse des Ist-Zustandes entsteht also eine im Idealfall deine eigene Soll-Vorstellung, woraus eine individuelle Digitalstrategie resultiert, in deren Rahmen du deine Möglichkeiten transparent vor dir hast, um die nächsten sinnvollen Schritte abwägen zu können. 

Die Umsetzung für deine Prozesse

Auch bei der Umsetzung deiner Strategie gilt es viele relevante Faktoren zu beachten. Möglicherweise wird durch diese in bereits etablierte Prozesse eingegriffen, sodass Mitarbeiter informiert und ggf. auch geschult werden müssen. Dementsprechend kann es sinnvoll sein, die Strategie zunächst schrittweise umzusetzen, um Mitarbeiter an die Umstellungen zu gewöhnen. Es kann ein schmaler Grat zwischen dem Umgewöhnen deines Personals, aber auch dem effizienten Nutzen der Zeit, ohne sich unnötig lange an Umstellungen aufzuhalten, werden. Durch die durchgängige Automatisierung gewährleistest du jedoch eine dauerhafte Verbesserung der Effizienz und Qualität deiner Prozesse. 

Mit der Digitalisierung wirst du Dokumente und den daraus resultierenden Dokumentenaustausch Schritt für Schritt ablösen. Dabei kann auch ein Dokumenten-Management-System helfen, da sich mit der fortlaufenden Digitalisierung mit der Zeit auch immer mehr Möglichkeiten der Effizienz für dich und dein Unternehmen ergeben. 

Deine Vorteile

Letzten Endes gibt es viele Möglichkeiten, deine Geschäftsprozesse zu optimieren, jede hat ihre Vor- und Nachteile, doch schon jetzt ist sicher: Wer den Trend der Digitalisierung verschläft wird früher oder später vom Markt abgehängt. Dementsprechend solltest du genau JETZT die Gelegenheit nutzen, dein Unternehmen zu digitalisieren, um von den Vorteilen zu profitieren und im Wettbewerb mithalten zu können. 

Wir können dich dabei unterstützen die idealen Lösungen für dein Unternehmen zu formulieren und helfen dir, dein Arbeitsumfeld modern, fortschrittlich und flexibel zu gestalten. 

Auch der Datenschutz ist ein wichtiger Faktor, den du mit der Digitalisierung erreichen wirst. In unserem Programm findest du also auch eine umfassende Beratung zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie zur ebenfalls relevanten Emailarchivierung.

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