e-Akte – mit dem Lauf der Zeit

Sehr viele Unternehmen halten noch immer an der klassischen Variante der Archivierung fest und setzen auf Akten, Ordner und Hefter, welche in scheinbar endlos langen Regalreihen vor sich hinstauben und Auslöser für zeitintensive Suchaktionen nach bestimmten Akten sind. So zeitlos Papier auch ist, die e-Akte stellt eine schnellere, effizientere und einfachere Alternative dar. Die elektronische Akte lässt sich fast überall einsetzen, erleichtert die Arbeit vom Personalwesen bis hin zur Buchhaltung.

Weitere Vorteile der e-Akte liegen auf der Hand: Endloses Suchen nach Akten hat ein Ende, es werden neue räumliche Kapazitäten frei und die Datensicherheit wird dank smarten Zugriffsmanagement erhöht. Wenngleich das komplett papierlose Büro immer noch eine utopische Zukunftsvorstellung bleibt, mit der elektronischen Akte kommst du diesem Ziel schon einmal ein gutes Stück näher und tust definitiv auch der Umwelt etwas Gutes.

Mehr Zeit und Ressourcen durch die e-Akte?

Es ist schon fast verwunderlich, dass die Papierakte sich in unserem digitalen Zeitalter immer noch hartnäckig in den Büros dieser Welt hält. Ein Faktor mag vielleicht sein, dass Unternehmen unsicher sind, in Sachen Digitalisierung direkt mehrere Baustellen aufzumachen, vom cloudbasierten Arbeiten über die Nutzung einer Kollaborationssoftware und weiteren Späßen, die die neuen technischen Möglichkeiten so mit sich bringen. Manchmal ist den Unternehmen, fokussiert auf ihre Kernkompetenz, auch gar nicht bewusst, welche interessanten Alternativen es heute z. B. zum klassischen Schnellhefter gibt.

Tatsächlich wird der Großteil der herkömmlichen Papier- und Zettelwirtschaft nach einer vollständigen Digitalisierung de facto verschwunden sein. Bei der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung funktioniert das beispielsweise schon jetzt: Ab Mitte des Jahres 2022 wird die Krankschreibung automatisch digital an den Arbeitgeber vermittelt, ein Fortschritt, den die Krankenkasse bereits jetzt für sich umgesetzt hat.

Was bei Krankenkassen, Behörden und Ärzten funktioniert, sollte für Unternehmen eigentlich mehr als ein Vorbild sein, gerade bei den Aussichten, die die Digitalisierung mit sich bringt. So haben Unternehmen nicht nur massive Zeitersparnisse, sondern setzen auch neue Kapazitäten frei und haben damit de facto ein finanzielles Plus gemacht.

Wo viel Licht, da viel Schatten

Auch wenn die Vorteile der e-Akte und der Digitalisierung nun genauer beleuchtet wurden und die Rentabilität auf der Hand liegt, sollte man sich auch vor Augen führen, dass der gesamte Prozess kein Spaziergang ist. Gerade der Sicherheitsaspekt sollte, wie überall in Sachen Datenspeicherung, Verwaltung und Bearbeitung, großgeschrieben werden. Essentiell bei der e-Akte ist vor allem die allgemeine Datensicherheit, denn herkömmliche Archive können immer überflutet werden oder einem Brand zum Opfer fallen, im Gegensatz zur Cloud. Zudem sollte auf entsprechendes Zugriffsmanagement geachtet werden, sodass z. B. nur Personaler Zugriff auf Mitarbeiter- oder Bewerberdaten haben. Nie zu vernachlässigen ist auch der allgemeine Datenschutz, der die Anforderungen der DSGVO erfüllen muss, sowie eine rechts- und beweissichere Verwaltung. Zu guter Letzt wären da noch technische Aspekte, wie z. B. eine bereits an Schnittstellen eingesetzte Software, zu beachten.

Auch Unternehmen stehen also vor ähnlichen Hürden wie die Behörden oder weitere Institutionen, wenn sie sich mit der digitalen Akte befassen.

Hier gilt also im Idealfall, das gesamte Thema und die damit verbundenen Möglichkeiten ernst und nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Wer als Unternehmer dieses Prinzip beachtet und umsetzt kann sich mit gutem Gewissen gewappnet für die Zukunft fühlen.

Wer sich noch etwas unsicher, vielleicht auch überfordert von den vielen Möglichkeiten fühlt, dem sei angeraten, sich mit der Möglichkeit einer externen Beratung zu befassen. Hier gibt es viele kompetente Ansprechpartner, welche einem Zeit und viele Nerven sparen und auch dich und dein Unternehmen dabei unterstützen, in der Zukunft konkurrenzfähig zu bleiben.

Wenn du nun herausfinden möchtest, ob und wie eine e-Akte in deinem Unternehmen eingeführt werden kann, ist die Stone-IT gerne für dich da. Kontaktiere uns hier.

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IT-Dienstleister: Grüne und rote Fahnen

Bei technischen Problemen ist es eine wahrliche Herausforderung, kompetente Beratung, die auch zu einem selbst passt, im deutschsprachigen Raum zu finden. Optionen, welche den meisten wohl spontan durch den Kopf schießen, fallen schnell raus: Die gelben Seiten sind nicht für fachspezifische Fragen geeignet und Google präsentiert einem zu viele Ergebnisse, um sich dort zielführend zurechtzufinden. Wer nach kompetenten Ansprechpartnern sucht, welche auch persönlich im Büro oder im Homeoffice ihre Hilfe zur Verfügung stellen, kommt ebenfalls oft bei großen, überregionalen Firmen heraus. Lediglich die Werbeanzeigen werden lokal geschaltet.

Des weiteren sollte man nicht nur nach „IT-Experten“ suchen, denn auch hier finden wir ein sehr weites Feld vor, welches diverse Spezifikationen und Unterkategorien aufweist.

Wer kann dir wirklich helfen?

Allgemein ist es für jedes Unternehmen empfehlenswert, sofern es keine eigene IT-Abteilung betreibt, mit einem IT-Dienstleister oder einem IT-Administrator zusammenzuarbeiten. Diese Partner bieten wertvolle Unterstützung bei der IT-Architektur, dem Aufsetzen neuer Geräte und Softwarelösungen. Zudem erstellen sie im Idealfall auch eine strukturierte Dokumentation über die gesamte Infrastruktur.

Ob diese Zusammenarbeit auch wirklich in allen Fällen zum Ziel führt oder ob weitere spezialisierte Dienstleister hinzugezogen werden sollten, muss genau geprüft werden, vor allem wenn dein Unternehmen eine Website, einen Onlineshop oder branchenspezifische Systeme betreibt.

Nicht immer setzen sich die externen Dienstleister mit Datenschutz- und IT-Sicherheitsstandards auseinander, schulen die Mitarbeiter oder sichern die Systeme nicht oder sind nicht rund um die Uhr erreichbar. Auch deswegen kann es sinnvoll sein, sich zu Themenbereichen wie Daten- und Risikomanagement eine zweite Ansicht einzuholen oder mithilfe einer externen Beratung die gesamte Strategie auf dem neusten Stand zu halten.

Negative Entwicklungen im Blick behalten

In Zeiten wie diesen liest man auf Social Media im wahrsten Sinne des Wortes per Knopfdruck Erfolgsgeschichten von vermeintlich seriösen, neuen Unternehmen, welche jedoch nicht selten mehr Schein als Sein vorweisen können, zumindest was die Auftragslage angeht. Zum Teil liegt hier der Fokus darauf, eine gewisse Standard-Dienstleistung zu verkaufen, anstatt die Mitarbeiter zu schulen und somit das bestehende Angebot zu verbessern. Da zudem der Fachkräftemangel an solchen spezialisierten Unternehmen nicht spurlos vorbeigeht, bleibt die wahre Expertise eines Teams oft zu unklar.

Auch besonders günstige Angebote tauchen immer wieder auf dem Markt auf. Diese sind dann meist mit einer Upsell-Strategie verbunden, sodass zum Beispiel bei der Websiteerstellung nicht auf sämtliche Funktionen zugegriffen werden kann oder der Dienstleister keine langfristige Betreuung anbietet. So möchten diese Verkäufer zusätzliche Aufträge und damit auch zusätzliche Kosten für dich als Unternehmer generieren.

Seriöse Angebote erkennt man unter anderem daran, dass der Dienstleister sämtliche Mitarbeiter und deren Aufgaben klar benennen kann. Ein Trend, der leider immer häufiger auftritt, sind sog. Sub-Sub-Sub-Aufträge. Hier tritt lediglich ein selbsternannter „Business-Development-Manager“ an dich heran und gibt sich als Sales-Kontakt einer Agentur aus. Im Hintergrund hat dieser jedoch kein einsatzfähiges Team, sondern dieses wird über einschlägige Websites, je nach benötigten Aufträgen, einzeln und zufällig zusammengestellt. Oft wohnen diese „Freelancer“ in Niedriglohnländern, haben weder nachvollziehbare Expertise oder Erfahrung in der Zusammenarbeit mit den anderen Teammitgliedern. Ähnlich sieht es beim Vertrieb der Kundendaten aus. Diese Linie zieht sich durch sämtliche Aufträge, bis am Ende niemand mehr durchblicken kann, wer an welcher Arbeit wirklich beteiligt war.

Die Alarmglocken sollten bei dir ebenfalls angehen, wenn dein Dienstleister dir diverse Software-Lösungen von nur einem bestimmten Anbieter schmackhaft machen möchte. Hier ist es nicht unüblich, dass diese über deinen Auftrag eine Provision erhalten, um im Endeffekt doppelt zu kassieren. So rückt die Problemlösung, welche individuell auf dich zugeschnitten ist, in den Hintergrund und weicht im schlimmsten Fall veralteten, überteuerten oder überdimensionierten Systemen. Sobald sämtliche Daten übermittelt sind, kommt dein Unternehmen nur schwer und mit der doppelten finanziellen Belastung wieder heraus.

Ist man als Kunde einmal in einem solchen Vertrag, wird sich der Dienstleister bemühen, dieses Verhältnis möglichst langfristig aufzubauen. So werden Verträge beispielsweise nicht mehr zwischen Kunde und Anbieter geschlossen, sondern zwischen Anbieter und Dienstleister. Früher kam es auch häufig vor, sogenannte Agentur-Lösungen zu verwenden, sodass Dienstleister einen Gesamtüberblick über das Portfolio an Kundenwebsites erhalten konnten. Auch bei nur kleinen Änderungswünschen des Kunden, etwa dem Ändern eines Bildes oder einer Textpassage, musste sich dieser stets an die Agentur wenden, woraufhin er jeweils eine weitere Rechnung erhielt.

Richtige Partner herausfiltern

Unabhängig davon, welche Art Dienstleister du suchst, an mangelnden Angeboten wirst du definitiv nicht verzweifeln.

Investiere auf jeden Fall genug Zeit in deine Recherche und kontaktiere mehrere Anbieter. Zudem ist es ratsam, auf die Kundenbewertungen zu achten. Nicht selten werden Testimonials gefälscht, daher ist das Fragen nach Beispielkunden und Projektberichten empfehlenswert. Je nach präferierten Aufgabenbereich für den Anbieter macht es auch Sinn, Geschäftspartner aus der eigenen Branche um Rat zu fragen. Entweder haben diese bereits einen zuverlässigen Geschäftspartner gefunden oder wollen sich vielleicht mit dir gemeinsam auf die Suche machen.

Nachdem du von mehreren Anbietern die Kontaktdaten hast, terminiere Erstgespräche und stell sicher, dass diese nicht nur mit einem Verkäufer, sondern auch mit einem Vertreter der Geschäftsleitung oder Projektbeteiligten stattfinden.

Ein gutes Gespräch erkennst du daran, dass es kurz um das Angebot geht und dass der Anbieter im Anschluss auf dich und deine Situation eingeht. Ein guter Dienstleister will dich und deine Lage verstehen. Zudem erklärt er dir genau, ob und wie sein Team dir weiterhelfen können. Scheue dich nicht, bei fachspezifischeren Begriffen nachzufragen, was diese bedeuten, auch hierfür wird sich ein professioneller Dienstleister gerne die Zeit nehmen.

Zudem sollte der Anbieter in der Lage sein, dir und deinem Unternehmen Perspektiven und Optionen aufzuzeigen. Er hat Antworten auf Fragen der potentiellen Kosten für den Moment oder der Jahreskosten auf Dauer, beispielsweise beim Szenario schnell wachsender Kundschaft für ein digitales Produkt. Zudem kann er erläutern, ob die ins Auge gefasste Umsetzungsstrategie in dein Budget passt oder auch nötige Vorarbeiten oder regelmäßige Feedback-Prozesse abdecken kann. Auch hier sind eigene Vorschläge deines Gesprächspartners ein gutes Zeichen.

Denk auf jeden Fall daran, langfristige Ziele der Zusammenarbeit für beide Seiten zu definieren und auch schriftlich in Vertragsform festzuhalten. Sichere dich mit einem Dienstleistervertrag ab, welcher auch kleinere Projekte ohne Datentransfers in Form von Angeboten oder Emails umfasst.

Wie also in diesem Text wohl deutlich wurde, gibt es mittlerweile so viele Dienstleister, dass man schnell den Überblick verlieren kann. Das ist in der heutigen, digitalisierten Zeit auch keine Schande, jedoch sei an der Stelle noch einmal, unabhängig von allen besprochenen Tipps, die Empfehlung erwähnt, sich bei der Wahl eines Dienstleisters wirklich die Zeit zu lassen, die man benötigt, sodass man keine vorschnellen Entscheidungen trifft, die man im Nachhinein vielleicht sogar bereut- wie bei so vielem im gesamten Internet.

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Für die meisten Unternehmen oder KMUs, die auch nur ein wenig von der Digitalisierung betroffen sind oder sich mit dieser Entwicklung befasst haben, gibt es in ihrer IT-Abteilung eine Komponente, die den Laden sprichwörtlich am Laufen hält: Den Server der Firma. In diesem Beitrag befassen wir uns mit der Wichtigkeit des Servers und Möglichkeiten, diesen für einen reibungslosen Ablauf zu schützen. 

Unterstützung für das Herzstück der IT 

Der Server ist das Zentralorgan sämtlicher Abläufe deiner Infrastruktur innerhalb der IT. Sobald dieser ausfällt, kommen direkt diverse Arbeitsschritte zum Erliegen und nicht selten muss die gesamte Arbeit für unbestimmte Zeit ausgesetzt werden. Längere Ausfälle kann und will sich jedoch kein Unternehmen, welches am Markt bestehen möchte, leisten. Den genannten und ähnlichen Problemen kannst du mit einer Server-Management-Dienstleistung entgegenwirken. Ein guter Anbieter hat mögliche Störungen rund um die Uhr im Blick und stellt die übergeordnete Funktionsfähigkeit sicher. Da dieser bei einem Fehler oder einer Störung automatisch informiert wird und diesen sofort behebt, kannst du dich mit deinem Unternehmen voll und ganz auf deine Kernkompetenz fokussieren. 

Server im Unternehmen verwalten

Server sind in der Regel nicht nur Herzstück, sondern auch essentielles Bindeglied zwischen sämtlichen IT-Systemen der Mitarbeiter und zentral gesteuerten Anwendungen. Durch gezieltes Server-Management kannst du Ausfällen und damit gegebenfalls sogar Arbeitsunfähigkeit deiner Mitarbeiter proaktiv entgegenwirken. Je nach Dienstleister, für den du dich entscheidest, werden deine Server lückenlos betreut und machen sich durch störungsfreie Betriebsabläufe profitabel. Oft ist auch die Bereitstellung von Statusinformationen für Langzeitbeobachtungen oder eine Kapazitätenplanung enthalten. Fachkräfte sind auf sämtliche Aufgaben rund um das Servermanagement spezialisiert: Einen neuen Server einrichten, dein eigenes Servernetzwerk erweitern, Problembehebung bei der Installation des Servers oder generell jemand, der deine Serverlandschaft proaktiv und nachhaltig beschützt und am Laufen erhält. 

Immer auf der sicheren Seiten sein

Was sich nun also klar herauskristallisiert: Gerade in der heutigen Zeit der Digitalisierung, New work und Homeoffice ist ein gut funktionierender Server unverzichtbar. Wenn du für dein Unternehmen Spezialisten beauftragen möchtest, die sich sorgenlos um deinen Server kümmern, dann kannst du uns gerne kontaktieren und wir sprechen unverbindlich in einem netten Gespräch über deine Situation und schauen, ob das Ganze bei dir Sinn ergibt.

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Ein junges Start-Up aus dem Herzen von Wuppertal sucht Unterstützung im Vertriebsbereich! Wir von der Stone-IT sind Ansprechpartner für:

• IT-Services
• Support für Apple
• Datensicherung
• Social Media Management
• Websites
• Digitalberatung

Wir freuen uns anderthalb Jahre nach unserer Gründung bereits über einen zufriedenen Kundenstamm. Für diese Produkte und Dienstleistungen benötigen wir weitere Kontakte und Aufträge aus sämtlichen Branchen.

Aufgaben

• eigenständige Akquise und Lead-Generierung 
• regelmäßiger Kundenkontakt und stetige Kundenpflege
• regelmäßiges Reporting 

Qualifikationen

• abgeschlossene Berufsausbildung
• eigenes Vertriebsnetzwerk
• hohe Affinität für Digitales
• positive Ausstrahlung und sicheres Auftreten
• Hands-on Mentalität für das gesamte Unternehmen

Was wir bieten

• ein junges und dynamisches Team 
• offen für neue Wege
• regelmäßige Teamevents
• flache Hierarchien und lockere Arbeitsatmosphäre
• immer ein offenes Ohr bei Fragen

René Steinmetzer freut sich über Deine Bewerbung mit Referenzen per Mail an kontakt@stone-it.gmbh. Bitte gib‘ den frühestmöglichen Eintrittstermin im Anschreiben an. 

Wir freuen uns auf Dich!

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In wechselnden Locations, wie hier im Kaffeehaus Solingen Gräfrath in der Nähe des Deutschen Klingemuseums, ist das Vernetzen immer mit Spaß und auch privaten Gesprächen verbunden!

Wir freuen uns, ein Teil des Netzwerks sein zu dürfen.

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𝐒𝐨𝐜𝐢𝐚𝐥 𝐦𝐞𝐝𝐢𝐚
Unser Social Media Team bestückt weiterhin die Konten unserer Kunden – das wird auch immer mehr in den letzten Wochen! Wir können bereits Kunden im Handwerk, der Veranstaltungsbranche, Sportvereine und Privatpersonen in diesem Bereich von unseren Leistungen überzeugen. Das macht uns und den Partnern Spaß!

𝐖𝐞𝐛𝐝𝐞𝐬𝐢𝐠𝐧
Auch im Bereich „Webdesign“ haben wir alle Hände voll zutun. Aktuell entstehen diverse Projekte, unter anderem ein umfangreicher Webshop für unseren Partner Local Life! 
Das Jahr 2⃣0⃣2⃣0⃣ läuft gut an!

𝐍𝐞𝐭𝐳𝐰𝐞𝐫𝐤, 𝐊𝐚𝐬𝐬𝐞𝐧 𝐮𝐧𝐝 𝐂𝐨.
Die Instandhaltung der Server- & Netzwerktechnik wird genauso immer intensiver genutzt wie die Einrichtung von modernen Kassensytemen über unseren Partner Copago. Gerade der Umweltbon ist durch die Aktualität sehr gefragt! 
Nebenbei wird noch unser Umzug in neue Räumlichkeiten geplant. Dazu aber später mehr. 

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Die Presseerklärung des WSV im Wortlaut:

„Stone-IT wird WSV-Partner 

Neuzugang im Sponsorenbereich: Mit Stone-IT hat der Wuppertaler SV einen weiteren lokalen Partner gewonnen, der unseren Sportverein in Zukunft unterstützen wird. Das junge & innovative Unternehmen aus Elberfeld ist auf die Bereiche IT, Social Media Marketing, Webseitenerstellung und Support für Apple spezialisiert und hat seit der Gründung im Sommer 2019 bereits einige Auftraggeber aus diversen Branchen für sich gewinnen können. Der WSV freut sich über ein frisches und dynamisches Unternehmen an seiner Seite!

René Steinmetzer, Geschäftsführer Stone-IT: „Wir freuen uns, dass wir als junges Unternehmen einen Traditionsverein mit dieser digitalen und analogen Strahlkraft bei der Weiterentwicklung unterstützen können. Wir sind alle fußballaffin und in Wuppertal ansässig – da ist der Weg zum WSV nur logisch.
Um nicht nur einfache Präsenz zu zeigen, werden wir ab dem kommenden Heimspiel die Fanbank wieder ins Leben rufen. Gemeinsam mit unserem Partner able. haben wir diese in den letzten Wochen auf Vordermann gebracht.“

Daniel Grebe, Marketing & Vertrieb: „Die Jungs, die bei Stone-IT arbeiten, sind gerade mir, aber auch vielen im Umfeld ja noch bestens bekannt. Wir freuen uns daher, dass wir hier eine Lösung für vakante Bereiche im Verein gefunden haben, die wohl nicht mit noch mehr Herzblut für den Verein ausgeführt werden kann.“

Wir bedanken uns bei Stone-IT für die Unterstützung und das in den Verein gesetzte Vertrauen!“

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Gerne stehen wir bei Themen wie Social-Media-Auftritten, Support für Apple oder Datensicherung tatkräftig an Ihrer Seite.

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Der Beitrag 𝐋𝐨𝐜𝐚𝐥𝐋𝐢𝐟𝐞 𝐗 𝐁𝐍𝐈 erschien zuerst auf Stone-IT.