e-Akte – mit dem Lauf der Zeit

Sehr viele Unternehmen halten noch immer an der klassischen Variante der Archivierung fest und setzen auf Akten, Ordner und Hefter, welche in scheinbar endlos langen Regalreihen vor sich hinstauben und Auslöser für zeitintensive Suchaktionen nach bestimmten Akten sind. So zeitlos Papier auch ist, die e-Akte stellt eine schnellere, effizientere und einfachere Alternative dar. Die elektronische Akte lässt sich fast überall einsetzen, erleichtert die Arbeit vom Personalwesen bis hin zur Buchhaltung.

Weitere Vorteile der e-Akte liegen auf der Hand: Endloses Suchen nach Akten hat ein Ende, es werden neue räumliche Kapazitäten frei und die Datensicherheit wird dank smarten Zugriffsmanagement erhöht. Wenngleich das komplett papierlose Büro immer noch eine utopische Zukunftsvorstellung bleibt, mit der elektronischen Akte kommst du diesem Ziel schon einmal ein gutes Stück näher und tust definitiv auch der Umwelt etwas Gutes.

Mehr Zeit und Ressourcen durch die e-Akte?

Es ist schon fast verwunderlich, dass die Papierakte sich in unserem digitalen Zeitalter immer noch hartnäckig in den Büros dieser Welt hält. Ein Faktor mag vielleicht sein, dass Unternehmen unsicher sind, in Sachen Digitalisierung direkt mehrere Baustellen aufzumachen, vom cloudbasierten Arbeiten über die Nutzung einer Kollaborationssoftware und weiteren Späßen, die die neuen technischen Möglichkeiten so mit sich bringen. Manchmal ist den Unternehmen, fokussiert auf ihre Kernkompetenz, auch gar nicht bewusst, welche interessanten Alternativen es heute z. B. zum klassischen Schnellhefter gibt.

Tatsächlich wird der Großteil der herkömmlichen Papier- und Zettelwirtschaft nach einer vollständigen Digitalisierung de facto verschwunden sein. Bei der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung funktioniert das beispielsweise schon jetzt: Ab Mitte des Jahres 2022 wird die Krankschreibung automatisch digital an den Arbeitgeber vermittelt, ein Fortschritt, den die Krankenkasse bereits jetzt für sich umgesetzt hat.

Was bei Krankenkassen, Behörden und Ärzten funktioniert, sollte für Unternehmen eigentlich mehr als ein Vorbild sein, gerade bei den Aussichten, die die Digitalisierung mit sich bringt. So haben Unternehmen nicht nur massive Zeitersparnisse, sondern setzen auch neue Kapazitäten frei und haben damit de facto ein finanzielles Plus gemacht.

Wo viel Licht, da viel Schatten

Auch wenn die Vorteile der e-Akte und der Digitalisierung nun genauer beleuchtet wurden und die Rentabilität auf der Hand liegt, sollte man sich auch vor Augen führen, dass der gesamte Prozess kein Spaziergang ist. Gerade der Sicherheitsaspekt sollte, wie überall in Sachen Datenspeicherung, Verwaltung und Bearbeitung, großgeschrieben werden. Essentiell bei der e-Akte ist vor allem die allgemeine Datensicherheit, denn herkömmliche Archive können immer überflutet werden oder einem Brand zum Opfer fallen, im Gegensatz zur Cloud. Zudem sollte auf entsprechendes Zugriffsmanagement geachtet werden, sodass z. B. nur Personaler Zugriff auf Mitarbeiter- oder Bewerberdaten haben. Nie zu vernachlässigen ist auch der allgemeine Datenschutz, der die Anforderungen der DSGVO erfüllen muss, sowie eine rechts- und beweissichere Verwaltung. Zu guter Letzt wären da noch technische Aspekte, wie z. B. eine bereits an Schnittstellen eingesetzte Software, zu beachten.

Auch Unternehmen stehen also vor ähnlichen Hürden wie die Behörden oder weitere Institutionen, wenn sie sich mit der digitalen Akte befassen.

Hier gilt also im Idealfall, das gesamte Thema und die damit verbundenen Möglichkeiten ernst und nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Wer als Unternehmer dieses Prinzip beachtet und umsetzt kann sich mit gutem Gewissen gewappnet für die Zukunft fühlen.

Wer sich noch etwas unsicher, vielleicht auch überfordert von den vielen Möglichkeiten fühlt, dem sei angeraten, sich mit der Möglichkeit einer externen Beratung zu befassen. Hier gibt es viele kompetente Ansprechpartner, welche einem Zeit und viele Nerven sparen und auch dich und dein Unternehmen dabei unterstützen, in der Zukunft konkurrenzfähig zu bleiben.

Wenn du nun herausfinden möchtest, ob und wie eine e-Akte in deinem Unternehmen eingeführt werden kann, ist die Stone-IT gerne für dich da. Kontaktiere uns hier.

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Für die meisten Unternehmen oder KMUs, die auch nur ein wenig von der Digitalisierung betroffen sind oder sich mit dieser Entwicklung befasst haben, gibt es in ihrer IT-Abteilung eine Komponente, die den Laden sprichwörtlich am Laufen hält: Den Server der Firma. In diesem Beitrag befassen wir uns mit der Wichtigkeit des Servers und Möglichkeiten, diesen für einen reibungslosen Ablauf zu schützen. 

Unterstützung für das Herzstück der IT 

Der Server ist das Zentralorgan sämtlicher Abläufe deiner Infrastruktur innerhalb der IT. Sobald dieser ausfällt, kommen direkt diverse Arbeitsschritte zum Erliegen und nicht selten muss die gesamte Arbeit für unbestimmte Zeit ausgesetzt werden. Längere Ausfälle kann und will sich jedoch kein Unternehmen, welches am Markt bestehen möchte, leisten. Den genannten und ähnlichen Problemen kannst du mit einer Server-Management-Dienstleistung entgegenwirken. Ein guter Anbieter hat mögliche Störungen rund um die Uhr im Blick und stellt die übergeordnete Funktionsfähigkeit sicher. Da dieser bei einem Fehler oder einer Störung automatisch informiert wird und diesen sofort behebt, kannst du dich mit deinem Unternehmen voll und ganz auf deine Kernkompetenz fokussieren. 

Server im Unternehmen verwalten

Server sind in der Regel nicht nur Herzstück, sondern auch essentielles Bindeglied zwischen sämtlichen IT-Systemen der Mitarbeiter und zentral gesteuerten Anwendungen. Durch gezieltes Server-Management kannst du Ausfällen und damit gegebenfalls sogar Arbeitsunfähigkeit deiner Mitarbeiter proaktiv entgegenwirken. Je nach Dienstleister, für den du dich entscheidest, werden deine Server lückenlos betreut und machen sich durch störungsfreie Betriebsabläufe profitabel. Oft ist auch die Bereitstellung von Statusinformationen für Langzeitbeobachtungen oder eine Kapazitätenplanung enthalten. Fachkräfte sind auf sämtliche Aufgaben rund um das Servermanagement spezialisiert: Einen neuen Server einrichten, dein eigenes Servernetzwerk erweitern, Problembehebung bei der Installation des Servers oder generell jemand, der deine Serverlandschaft proaktiv und nachhaltig beschützt und am Laufen erhält. 

Immer auf der sicheren Seiten sein

Was sich nun also klar herauskristallisiert: Gerade in der heutigen Zeit der Digitalisierung, New work und Homeoffice ist ein gut funktionierender Server unverzichtbar. Wenn du für dein Unternehmen Spezialisten beauftragen möchtest, die sich sorgenlos um deinen Server kümmern, dann kannst du uns gerne kontaktieren und wir sprechen unverbindlich in einem netten Gespräch über deine Situation und schauen, ob das Ganze bei dir Sinn ergibt.

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Was genau bedeutet All-IP und was ist die IP-Telefonie?

IP steht für Internetprotokoll. Dabei handelt es sich um ein Netzwerkprotokoll, welches die Grundlage für die Kommunikation im Internet bildet. IP überträgt Informationen in Form von Datenpaketen, ganz im Gegensatz zum klassischen Telefonnetz: IP kann nicht nur im Internet surfen, sondern auch Sprache und Video in Echtzeit übertragen.

Die Vorteile auf einem Blick

Das Wichtigste ist eine einheitliche und kostengünstige Netzwerkverbindungstechnologie. Zukünftig benötigst du für die vollständige Kommunikation nur noch einen Netzwerkzugang. Mit diesem Zugang kannst du qualitativ hochwertige und gleichzeitig eine große Anzahl von Anrufen tätigen. Bei IP-Verbindungen hängt die maximale Anzahl gleichzeitiger Anrufe hauptsächlich von der Verbindungsbandbreite und der Anzahl der vom Provider bereitgestellten Telefonnummern ab.
Auch das Telefon ist flexibler geworden: Rufnummern können auf unterschiedliche Gerätetypen und Arbeitsplätze oder Standorte umgeleitet werden.
Unterstützen beide Endgeräte die HD-Voice-Technologie, also das Telefonieren in hoher Qualität, ist die Sprachqualität der All-IP-Verbindung sehr hoch. Tatsächlich gibt es kein Rauschen oder Nachhall mehr in der Leitung.

Worauf muss geachtet werden?

Damit die IP-Telefone im LAN normal funktionieren, muss ausreichend Bandbreite reserviert werden. Daher sollte das LAN auf mindestens 100 Mbit/s ausgelegt sein.

Wenn du deinen bisherigen Netzanbieter kündigst, achte bei der Wahl eines neuen Anbieters auf die Bereitstellung der erforderlichen Bandbreite und auf eine hohe Verfügbarkeit. Viele Anbieter empfehlen auch ein separates VLAN, also einem Virtual Local Area Network, für die Sprachkommunikation.

Achte beim Kauf eines neuen Systems immer darauf, dass es über IP-Fähigkeiten verfügt. Wenn dein aktuelles System bereits die interne IP-Verbindung für die Sprachübertragung nutzt, ist der Umstieg auf All-IP am einfachsten. Du kannst davon ausgehen, dass dein Endgerät oder die gesamte Telefonanlage nicht ausgetauscht werden muss und dein gesamtes Telefon problemlos auf einen All-IP-Anschluss umgestellt werden kann.

Unsere Empfehlung: All-IP in der Cloud

Eine mögliche Alternative ist der Umstieg auf den Service einer modernen Cloud-Telefonanlage, die deine eigene Hardware für den Betrieb der ISDN-Telefonanlage überflüssig macht. Als Kunde erhältst du eine virtuelle Telefonanlage aus dem Netz, die deine Bedürfnisse flexibel und schnell erfüllen kann.

Einzige Voraussetzung ist eine ausreichend große Netzwerkverbindung. Wenn du dich für All-IP in der Cloud entscheidest, profitierst du von einer sehr flexiblen und modernen Telefonvariante, denn die benötigte Anzahl an Konten lässt sich individuell gestalten. Benutzer können auch Anwendungen wie Videokonferenzen integrieren. Die Abrechnung erfolgt nach Nutzungsminuten, wodurch die Telefongebühren im Vergleich zu herkömmlichen ISDN-Anlagen deutlich reduziert werden.

Um den Betrieb und die Verfügbarkeit der Telefonanlage kümmert sich Stone-IT sehr gerne. Dadurch musst du die Abschaltung des ISDN-Netzes nicht fürchten. Denn mit der richtigen Technik und guten Vorbereitung, bietet dir All-IP viele Vorteile.

Kontaktier uns gerne telefonisch oder per Mail. Unsere Kontaktdaten findest du unter Kontakt – Stone-IT.

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