Als Geschäftsprozesse bezeichnet man im Allgemeinen zusammenhängende Tätigkeiten, welche schrittweise ausgeführt werden um am Ende ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen oder ein Endprodukt vorzustellen. Diese laufen am Ende immer auf eine Steigerung der Wertschöpfung als Ziel hinaus. 

Durch die Digitalisierung dieser Geschäftsprozesse nutzen bereits jetzt viele Firmen die Möglichkeiten unserer heutigen Zeit und können so große Zeitersparnisse verzeichnen. Als einfaches Beispiel sei hier einmal der Ablauf eines Urlaubsantrages skizziert: Dieser wird in der Regel durch einen Mitarbeiter ausgefüllt und an den Abteilungsleiter weitergeleitet, was, je nach Unternehmen, noch mit Stift und Papier erfolgt. Im Anschluss wird dieser Antrag mit den Arbeitszeiten der weiteren Arbeitnehmer abgeglichen und je nach Verfügbarkeit genehmigt. Also geht dieses Dokument wieder zurück an die Personalabteilung. Hier könnten Firmen durch die Digitalisierung alleine schon durch die gesparte Zeit, die man durch digitale Prozesse erlangt, profitieren. 

Hier kann es von Vorteil sein, sich professionelle Unterstützung heranzuholen. Diese wird dir bei dieser großen, auf lange Sicht jedoch notwendigen Aufgabe mit seiner Expertise zur Seite stehen und dich bei der Frage der Umsetzbarkeit und der wirtschaftlich betrachtet sinnvollsten Reihenfolge unterstützen. 

Die Bedeutung für Sie und Ihr Unternehmen

Um wettbewerbsfähig zu bleiben stellen effiziente Geschäftsprozesse die Grundlage eines jeden Unternehmens dar. In diesem Fall bedeutet Digitalisierung, analoge Informationen digital zur Verfügung zu stellen und analoge Arbeitsschritte ebenfalls ins Digitale zu verlagern. Bestes Beispiel ist die Eingangsrechnungsverarbeitung. Um die Automatisierung einfach umzusetzen und Mehrfacharbeit zukünftig zu vermeiden, sind Buchungsdaten klar zu benennen. 

Grundsätzlich lässt sich hier also festhalten, dass Digitalisierung und Automatisierung bei wiederkehrenden Prozessen und mehreren Beteiligten zum Schlüsselfaktor werden. Ohne festen Arbeitsablauf kann hier schnell Chaos ausbrechen, zuständige Personen verlieren den Überblick, leisten sich dadurch schwerwiegende Fehler oder verlieren wertvolle Zeit. Hier erkennt der neutrale Beobachter wieder die Notwendigkeit der Digitalisierung für jedes seriöse Unternehmen. Ein reibungsloser Ablauf, bei dem bereits vorher potentielle Fehlerquellen ausgemerzt werden konnten, spart Zeit und dadurch Geld.

Die Digitalstrategie

Wenn du nun also die Zeichen der Zeit für dein Unternehmen erkannt hast, benötigst du zunächst eine umfangreiche und vor allem individuelle Digitalstrategie. Bei der konkreten Umsetzung kann ein kompetenter Partner viel Aufwand und mögliche Fehler ersparen. So wird zum Beispiel durch die bewährte Workflow-Analyse eine aktuelle Bestandsaufnahme angefertigt, in welcher alle IT-Systeme, Arbeitsabläufe sowie deine Geschäftsprozesse durchleuchtet und nach Potentialen und Umsetzbarkeit bewertet werden, aber auch möglicherweise kritische Parameter berücksichtigt werden. 

Leitfragen sollten dementsprechend zu Beginn des Digitalisierungsprozesses sein, welche Geschäftsprozesse in deinem Unternehmen vorgehen, auf welche personellen, technischen oder finanziellen Hindernisse du stoßen könntest und wie groß das Digitalisierungspotential im Allgemeinen ist. Des Weiteren solltest du selbstverständlich mögliche Investitionen ins Verhältnis mit der daraus zu gewinnenden Rentabilität setzen.

Durch die Analyse des Ist-Zustandes entsteht also eine im Idealfall deine eigene Soll-Vorstellung, woraus eine individuelle Digitalstrategie resultiert, in deren Rahmen du deine Möglichkeiten transparent vor dir hast, um die nächsten sinnvollen Schritte abwägen zu können. 

Die Umsetzung für deine Prozesse

Auch bei der Umsetzung deiner Strategie gilt es viele relevante Faktoren zu beachten. Möglicherweise wird durch diese in bereits etablierte Prozesse eingegriffen, sodass Mitarbeiter informiert und ggf. auch geschult werden müssen. Dementsprechend kann es sinnvoll sein, die Strategie zunächst schrittweise umzusetzen, um Mitarbeiter an die Umstellungen zu gewöhnen. Es kann ein schmaler Grat zwischen dem Umgewöhnen deines Personals, aber auch dem effizienten Nutzen der Zeit, ohne sich unnötig lange an Umstellungen aufzuhalten, werden. Durch die durchgängige Automatisierung gewährleistest du jedoch eine dauerhafte Verbesserung der Effizienz und Qualität deiner Prozesse. 

Mit der Digitalisierung wirst du Dokumente und den daraus resultierenden Dokumentenaustausch Schritt für Schritt ablösen. Dabei kann auch ein Dokumenten-Management-System helfen, da sich mit der fortlaufenden Digitalisierung mit der Zeit auch immer mehr Möglichkeiten der Effizienz für dich und dein Unternehmen ergeben. 

Deine Vorteile

Letzten Endes gibt es viele Möglichkeiten, deine Geschäftsprozesse zu optimieren, jede hat ihre Vor- und Nachteile, doch schon jetzt ist sicher: Wer den Trend der Digitalisierung verschläft wird früher oder später vom Markt abgehängt. Dementsprechend solltest du genau JETZT die Gelegenheit nutzen, dein Unternehmen zu digitalisieren, um von den Vorteilen zu profitieren und im Wettbewerb mithalten zu können. 

Wir können dich dabei unterstützen die idealen Lösungen für dein Unternehmen zu formulieren und helfen dir, dein Arbeitsumfeld modern, fortschrittlich und flexibel zu gestalten. 

Auch der Datenschutz ist ein wichtiger Faktor, den du mit der Digitalisierung erreichen wirst. In unserem Programm findest du also auch eine umfassende Beratung zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie zur ebenfalls relevanten Emailarchivierung.

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Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Schnellere Prozesse, ein vernetztes Arbeiten, hohe Flexibilität, skalierbare Kosten und geringere Risiken sind tatsächlich nur fünf Vorteile, die der Umstieg mit sich bringt.
Deshalb kommen Unternehmen, die auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben und am Markt erfolgreich sein wollen, nicht um eine Cloud herum. 

Nur eine Alternative zur Datenspeicherung?

Eine Cloud bietet viel mehr, als nur große Datenmengen zu speichern. Moderne Lösungen bieten zum Beispiel das gemeinsame Arbeiten mehrerer Kollegen an einem Dokument oder der Datenabruf mittels Synchronisation von mehreren Geräten an, was für Mitarbeiter im Homeoffice oder Außendienst einen schnellen und unkomplizierten Zugriff ermöglicht.

Wie ist es mit dem Datenschutz?

Die fünf größten Anbieter auf dem Cloud-Markt kennt jeder: Google, Apple, Facebook, Amazon und Microsoft. Dabei handelt es sich um US-Konzerne, weshalb man hier besonders auf den Datenschutz achten muss. Daten, die auf US-Servern liegen, unterliegen auch den amerikanischen Gesetzen, was sich mit der DSGVO beißt. Eine Lösung hierfür wäre ein Anbieter, welcher auf lokale Speichervarianten setzt.

Deine nächsten Schritte…

Eine Cloud ist von einem Unternehmen heutzutage nicht mehr wegzudenken, weshalb es nun höchste Zeit ist, sich um dieses wichtige Thema zu kümmern, um am Markt bestehen zu bleiben.
Wir empfehlen daher folgende Vorgehensweise:

• Informier dich detailliert über alle Funktionen und Möglichkeiten der in Frage kommenden Lösungen. Die Beratung eines externen IT-Dienstleisters ist in hierbei sehr sinnvoll.
• Erstelle gemeinsam mit den Abteilungsleitern und/oder Mitarbeitern eine Liste aller Prozesse und Arbeitsabläufe.
• Prüfe, welche Vorgänge künftig auch über eine Cloud-Lösung abgebildet werden können und welche Vorteile dies bietet.
• Ruf uns an und hol dir Unterstützung bei der richtigen Wahl einer Cloud, um fatale Fehler zu vermeiden. 

Scheu dich nicht und nimm Kontakt zu uns auf. Wir freuen uns auf dich und helfen dir gerne weiter! 

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Da Papier-Rechnungen eine Menge Zeit und bares Geld kosten, ist der Umstieg auf eine digitale Alternative die perfekte Lösung:

E-Rechnungen sparen Unmengen an Zeit, denn alle Rechnungen sind mit wenigen Klicks auffindbar. Somit gehört das lästige Wälzen dicker Aktenordner der Vergangenheit an und jeder Mitarbeiter findet sich schnell zurecht, was mehr Zeit für die wesentlichen Dinge bedeutet.

Selbstverständlich sparen Sie durch den Aufstieg Geld, da die Rechnungen einfach und schnell per Klick an den Empfänger versendet werden, was weder Papier noch Porto kostet. Zusätzlich spart man weitere Kosten, zum Beispiel die Druckerpatronen und zusätzliches Büromaterial wie Ordner, was sich in der Summe schnell bemerkbar macht.

Der EU-Kommission zufolge beträgt die europaweite mögliche Kosteneinsparung durch elektronische Rechnungen knapp 65 Milliarden Euro pro Jahr. Pro Unternehmen liegt bei einem Total-Umstieg die Kostenersparnis bei 20 bis 35 Prozent.

Natürlich hat dies auch einen positiven ökologischen Einfluss.

Unzählige Papierberge zu besitzen bedeutet auch gleichzeitig das Risiko, eine böse Überraschung zu erleben: Ein Brand oder ein Wasserschaden reichen aus, um alle Papier-Rechnungen zu zerstören.

Wer auf E-Rechnungen umsteigt, muss sich keine Sorgen mehr über den Verlust machen und schafft darüber hinaus auch wieder mehr Fläche für andere Dinge.

Falls der Aufstieg auf E-Rechnungen grundsätzlich interessant für Sie klingt, hilft Ihnen Stone-IT gerne dabei weiter. Sie können uns unter 0202 – 26157490 zu unseren Öffnungszeiten erreichen oder uns eine unverbindliche E-Mail an kontakt@stone-it.gmbh senden.

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Danke an Boris Küpper für das Feedback!

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Danke an Christa Webers für das Feedback.

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