Im Zuge der Digitalisierung hat der Wert von Daten einmal mehr an Wichtigkeit zugelegt. Daher beleuchten wir in diesem Artikel die Datenintegrität, wie sie deinem Unternehmen nutzen kann und welche Schritte dafür notwendig sind.
Datenintegrität? Wofür genau?
Unter dem Begriff der Datenintegrität können sich die wenigsten Unternehmer etwas vorstellen. Zu sperrig, zu kompliziert oder zu langweilig lautet dann oft die Begründung, weshalb sie sich noch nicht genauer damit befasst haben. Langfristig werden sie dennoch wohl nicht mehr darum herumkommen, denn Datenintegrität ist an sämtlichen Stellen sinnvoll, wo es Datensammlungen gibt.
Da hierfür ein gewisses Grundverständnis von Nöten ist, sei hier einmal ein simples Beispiel aus der Praxis skizziert: Hast du vielleicht bei dir in der Firma die Kundendaten noch nicht digitalisiert? Nutzt du mehrere Schränke voller Ordner mit Akten deiner Kundendaten? Auch den organisiertesten Menschen geht dort mal eine Akte verloren, die Kundendaten sind vielleicht veraltet, man greift zum Teil auf handschriftliche, aber unleserliche Ergänzungen zurück und gibt es unautorisierte Personen, die ohne weiteres selbstständig Änderungen vornehmen können?
In all diesen Fällen ist keine Datenintegrität gewährleistet. Dadurch ergibt sich der Nachteil, dass deine Geschäftsprozesse negativ beeinflusst werden können, z. B. wenn du deine Mails an die veraltete Mailadresse des Kunden schickst. Aber auch wenn du dir deine Kunden nicht vormerkst und dich ihm zum Beispiel zweimal vorstellst, hinterlässt du schnell einen schlechten Eindruck.
Was bedeutet eigentlich Datenintegrität?
Allgemein kann man Datenintegrität unter der Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit von Daten definieren. Da viele routinemäßigen Geschäftsprozesse von der Datenintegrität abhängen, aber auch diverse wichtige Entscheidungen auf Basis der Daten getroffen werden, sollten Gültigkeit und Genauigkeit der Daten zu jeder Zeit sichergestellt sein.
Im Zusammenhang der Datenintegrität werden manche Begriffe oft vermischt. Davon ist jedoch abzuraten, da ihre Bedeutungen fundamentale Unterschiede aufweisen. Setzen wir uns wissenschaftlich mit der Datenintegrität auseinander, so lässt sich diese in die Oberbegriffe Datenkonsistenz, Datensicherheit und Datenschutz aufteilen, welche sich wie folgt definieren:
- Datenkonsistenz entspricht der logischen Richtigkeit der Daten. Eingebrachte Daten müssen also vorher festgelegten Regeln entsprechen, der Fachbegriff hierfür lautet „semantische Integrität“
- Die Datensicherheit bedeutet, dass die Daten vor Verlust, Schaden oder unbefugtem Zugriff geschützt sind. Um das Ziel, eine kontinuierliche Datensicherung, zu erreichen, sollten potentielle Gefahren wie Fehler in der Bedienung oder technische Fehler beachtet und kalkuliert werden
- Durch den Datenschutz soll der Missbrauch von Daten verhindert werden. Personenbezogene Daten sind zu schützen, um die Privatsphäre der Personen zu wahren. Hierbei helfen technisch-organisatorische Prozesse
Dem ein oder anderen mag sich nun die Frage stellen, wie er dieses Wissen nun für sich und sein Unternehmen umsetzen kann und was es dabei zu beachten gilt.
Eine wichtige Voraussetzung hierbei ist es, von einer analogen auf eine digitale Datenverwaltung zu wechseln. Diese Notwendigkeit lässt sich an vielen Beispielen begründen, zwei davon wären:
- In der aktuell sehr unsicheren Pandemielage kann es sinnvoll oder sogar verpflichtend sein, seine Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken. Kritisch wird die Situation für sie aber, wenn dies nicht möglich ist, z.B da sie zuhause nicht auf sämtlichen relevanten Daten zurückgreifen können.
- Sollte in deinem Firmensitz einmal ein Feuer ausbrechen und die analogen Daten in Flammen aufgehen, wäre deine Firma direkt handlungsunfähig.
Das zweite Szenario kann auch bei einem digitalisierten Datensystem der Fall sein, sofern deine Daten lediglich am Firmensitz gespeichert sind und keine weiteren Kopien, z.B in der Cloud oder in einem externen Speicher existieren. In diesem Fall, sowohl bei der digitalen, als auch bei der analogen Variante, liegt ein Verstoß gegen die körperliche Unversehrtheit der Daten vor. Die digitale Datenverwaltung bringt zudem den Vorteil mit sich, dass die notwendigen Kopien deutlich einfacher zu erstellen sind.
Datenintegrität bei dir umsetzen
Die grundlegende Maßnahme bei der Umsetzung ist die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems, wodurch die Datenintegrität über einen gesamten Lebenszyklus hinweg gewährleistet wird. Jedoch ist die Datenverwaltung oftmals verstrickt: Zwar wird die Technologie rund um Datenbanken immer durchdachter, wird jedoch zum Teil bei der großen Flut an neuen Daten ans Limit gebracht. Praktischerweise können die komplexen Datenprozesse durch eine weitestgehende Automatisierung von Routineaufgaben wie Skriptausführungen oder Zustandsprüfungen deutlich vereinfacht werden. Zudem hilft eine Automatisierung die gesetzlichen Vorschriften, wie die DSGVO, einzuhalten.
Neben der Automatisierung sollte zudem ein qualitatives Monitoring zur Überwachung der Datenbankleistungen installiert werden, um zu gewährleisten, dass alle definierten Prozesse zur Datenintegrität reibungslos ablaufen. Das Monitoring ermöglicht durch Echtzeitdaten, Analysen und Informationen zu allen der Datenbank ein umfassendes Bild.
Weitere wichtige Faktoren
Nach der Einführung des Daten-Management-Systems kannst du weitere Schritte zur Datenintegrität angehen, die da wären:
- Datenvalidierung, sprich die Überprüfung eingegebener Daten auf Korrektheit. Auch Datensätze sollten validiert und Duplikate entfernt werden. Für diese Arbeit gibt es spezielle Softwaretools.
- Ein Datenbackup, welches funktioniert und gut geschützt ist, ist einer der wichtigsten Schritte zur Datenintegrität. Achte hierbei auf die Häufigkeit, den Speicherort und den Speichertyp des Backups.
- Zugriffsbeschränkungen um unautorisierte Bearbeitungen zu verhindern. Vergibst du Zugriffsrechte, lassen sich beabsichtigte, aber auch unbeabsichtigte Fehler vermeiden.
- Das Log-Management sorgt dafür, dass du stets einen Überblick über deine Daten behältst. Es vermerkt, wer und wann Daten hinzufügt, geändert oder gelöscht werden, ähnlich wie beim Management von Big Data.
- Vermeidung von Übertragungsfehlern. Da Daten über die verschiedensten Geräte und zum Teil auch über verschiedene Systeme laufen, wobei bei der Übertragung Fehler passieren können, z.B. eine unvollständige Übertragung. Auch hierfür gibt es spezielle Prüfmechanismen.
Es gibt also eine große Anzahl an Hebeln, die zur Datenintegrität beitragen können. Bei einem reibungslos funktionierenden System kann jede Einzelheit überwacht werden und eine unabhängige Verifizierung der Vorgänge im Netzwerk ist umsetzbar.
Hilfreicher Expertenrat zur Unterstützung
Wenn du die Wichtigkeit der Datenintegrität jetzt erkannt hast, dich aber von der Komplexität des Themas überfordert fühlst und eine Umstellung nicht nur allein deinem IT-Beauftragten zumuten möchtest, dann gibt es die Option, sich von einem IT-Experten genau zu diesem Thema beraten zu lassen. Unsere Experten helfen Unternehmen bei den ersten Schritten zur Digitalisierung oder setzen den bereits begonnen Weg mit ihnen gemeinsam fort. Nimm gerne zu uns Kontakt auf und erhalte in einem Beratungsgespräch erste Informationen darüber, wie du die behandelten Themen bei dir umsetzen kannst!