Laut einer aktuellen Studie des Anbieters Bitkom planen immer mehr KMUs ein Dokumenten-Management-System einzuführen oder verbinden zumindest positive Assoziationen damit. Die Studie „ECM im Mittelstand“ bestätigt also, dass auch kleinere und mittelständige Unternehmen die Vorteile der elektronischen Archivierung erkennen. Einer der Hauptfaktoren ist sicherlich die neu erlangte Transparenz und Flexibilität der Prozesse. Zudem ist eine etablierte Dokumenteninfrastruktur innerhalb eines Unternehmens der Grundstein für digitale Kundenerlebnisse.

Um die Vorteile für jedermann greifbarer zu machen, kann eine Definition helfen. Der etwas sperrige Begriff Dokumenten-Management-System wird mit DMS abgekürzt und bedeutet schlussendlich das digitale Ablegen aller geschäftlichen Dokumente. Dadurch können Mitarbeiter überall, auch von zuhause aus, darauf zugreifen, was sich bei aktuellen Trends der Arbeitswelt, Stichwort „New Work“ oder „Homeoffice“ sinnvoll auf die Arbeit auswirken kann. Des weiteren haben Teammitglieder die Möglichkeit, Dokumente gleichzeitig zu bearbeiten und können so viel Zeit einsparen und anderweitig nutzen. Ersten Vermutungen von Experten zufolge gelingt dadurch nicht nur höhere Transparenz, sondern auch das schnellere Erledigen der Vorgänge, was wiederum ein Vorteil für den Kunden ist.

Auch der Mittelstand profitiert

Von kleineren und mittleren Unternehmen (KMUs) setzen nur etwa 11% auf ein DMS. Doch gibt es für mögliche Bedenken kaum gute Gründe. Zwar haben sich die meisten DMS-Anbieter darauf fokussiert, ihre Lösungen in großen Firmen zu etablieren, jedoch finden sich mit der richtigen Beratung auch für KMUs die passenden Modelle. Ein weiterer Aspekt, die Sorge, mit Investitionen in die IT Geld in den Sand zu setzen, wird durch die resultierenden Vorteile, etwa erhöhte Produktivität und somit mehr Wettbewerbsfähigkeit, egalisiert. KMUs, welche ausschließlich auf analoge Prozesse setzen, könnten langfristig abgehängt werden. Hier sind also die Entscheider und Geschäftsführer gefragt, das DMS nicht nur als technische Spielerei abzutun, sondern als betriebswirtschaftlich notwendig anzuerkennen, sollten sie in den nächsten Jahren und Jahrzehnten auf dem Markt bestehen wollen.

Erste Schritte für die elektronische Archivierung

Gerade bei KMUs ist die schnelle Rentabilität nach dem Investieren in die IT-Systeme essentiell. Um diese zu gewährleisten, haben wir hier einige Ratschläge für dich:

• Externe Berater und Experten sind sehr hilfreich. Scheue dich nicht, Hilfe beim Finden der idealen Software zu finden, da Berater genau um die Stärken und Schwächen der verschiedenen Anbieter wissen.
• Beziehe deine Mitarbeiter ein. Um deine Angestellten an die Umstellungen zu gewöhnen und den neuen Systemen beim Anlaufen zu verhelfen nützt es, die Meinungen der Mitarbeiter anzuhören. Sie wissen am Besten, über Details und mögliche Hindernisse innerhalb der Prozesse Bescheid. So gelingt das erfolgreiche Einführen eines DMS reibungslos.
• Nichts überstürzen. Gegebenenfalls kann es sinnvoll sein, zunächst nur einen Prozess zu digitalisieren. Durch dieses Pilotprojekt, z.B beim Rechnungseingang, legst du direkt den Grundstein für das Gelingen der weiteren Prozesse, da bei unserem Beispiel gleich mehrere Abteilungen involviert sind, die diese Veränderung wahrnehmen.
• Analysiere, welche Workflows sich auch auf andere Bereiche übertragen lassen. Beziehe von der Personalverwaltung bis hin zum Vertragsmanagement alle relevanten Faktoren in deine Pläne ein.
• Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP). Sei auch nach der Einführung des DMS offen für weitere Aspekte aus dem Geschäftsalltag, die Verbesserungspotential haben. Sieh das Ganze als einen längeren Prozess.

Der Experte an deiner Seite

Wenn auch du nun überlegst, dein Unternehmen mit einem Dokumenten-Management-System zukunftsfähig zu machen, dir aber noch Sorgen wegen der Komplexität dieser Aufgabe machst, dann hast du jetzt die Möglichkeit, dich an uns zu wenden. Wir als Spezialisten stehen dir mit Rat und Tat zur Seite und helfen dir unter anderem bei den Fragen, welches IT-System am Besten zu deinem Unternehmen passt und wie du die konkrete Umsetzung am klügsten angehst. Sicher, ein solcher Schritt passiert nicht von heute auf morgen. Dennoch ist es ein wichtiger Schritt, dein Unternehmen für die Welt von morgen zukunftsfähig aufzustellen.

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Die Notwendigkeit der Verschlüsselung

Den meisten von uns fällt, wenn wir kurz nachdenken, der ein oder andere Fall von Skandalen im Bereich des Datenschutzes ein, die prominentesten Beispiele dürften der iCloud-Leak aus dem Jahr 2014 mit den zahlreichen öffentlich gewordenen Nacktbildern verschiedenster Prominenter oder der Hackerangriff auf die Plattform Yahoo im Jahr 2012, welche sich dem Ausmaß dieser Attacke erst drei Jahre später bewusst werden konnte, sein. Oder das Bekanntwerden von Passwörtern und Emailadressen von Millionen Nutzern des Datei-Hostingdienstes Dropbox im Jahr 2016, ebenfalls durch Hacker verursacht. Oder, oder, oder.. 

All diese Vorfälle lassen sich auf (leider) erfolgreiche Angriffe auf Cloud-Lösungen zurückführen, sodass der Ruf dieser Technologie immer noch sehr stark beschädigt ist. Fest steht aber auch, dass gerade diese Möglichkeit der Datennutzung immer mehr in den Trend kommt, da sich fast keiner den zumindest in der Theorie praktischen Dienst von Amazon, Google, Microsoft etc. entgehen lassen möchte. Dementsprechend sollte die Frage, die wir uns im Bezug zur Cloud stellen, wohl eher nicht lauten, ob man dieses Angebot nutzt, sondern wie man seine Daten in der Cloud am Besten schützt.  

Verantwortung der Anbieter

Viele Unternehmen schrecken noch zu sehr vor dem Horrorszenario schlechthin, dem Datenverlust durch einen externen Angriff, zurück und bevorzugen „security as a service“ gegenüber den Möglichkeiten einer Cloud. Dennoch ist wohl kaum abstreitbar, dass die Zukunft den Cloud-Lösungen gehört. Die Vorteile, unter anderem die deutlich vereinfachte Zusammenarbeit von Teams, wird wohl jedes Unternehmen für sich nutzen können wollen. 

Dementsprechend ist es für Geschäftsführer und technische Leiter essentiell, sich in das Thema Cloudsicherheit einzuarbeiten. Es ist ratsam, sensible Daten zusätzlich auf dem Weg ins Rechenzentrum zu schützen, sollten Cloudanbieter ihrer Pflicht, die Sicherheit der Daten durch gängige Verschlüsselungsverfahren zu gewährleisten, nicht nachkommen können. 

Gängige Verschlüsselungsverfahren

Die Krux bei selbstständiger Einarbeitung in dieses Thema ist die Komplexität der meisten Kürzel von Verschlüsselungsverfahren. Wenn du also als Laie einfach nach „Verschlüsselungsverfahren“ recherchierst, wirst du wohl auf kryptische Abkürzungen wie TLS (Transport Layer Security), dessen Vorgänger SSL(Secure Sockets Layer) oder dem Algorithmus AES (Advanced Encryption Standard) stoßen. 

Ganz grundsätzlich lässt sich festhalten: Verschlüsselungsverfahren werden seit jeher in symmetrische und asymmetrische Kryptoverfahren eingeteilt. Zusätzlich gibt es die sog. Hybrid-Kryptoverfahren, welche Funktionen aus anderen Verschlüsselungsverfahren nutzen. Technisch betrachtet verfolgt dieses Verfahren den Zweck, einen Ausgangstext vor einem unbefugten Datenzugriff zu schützen. Dazu werden einer oder auch mehrere Schlüssel verwendet, welche die Identität von Sender und Empfänger abgleichen. Passen die Schlüssel zueinander, wird dem Empfänger – so die Idee – der Zugriff auf die Inhalte gewährt. 

Datenverwaltung – aber sicher! 

Resultierend aus dem bisher Beobachteten werden uns die meisten von euch sicher zustimmen, dass in der Zeit so gut wie kein Weg an einem zusätzlichen Verschlüsselungsverfahren vorbeiführt, wenn du deine Unternehmensdaten sichern möchtest. Cloudanbieter selbst werden aufgrund ihres Selbstverständnisses von „Zero-Knowledge“ keinen Zugriff auf deine Daten erhalten, und dennoch können diese bereits auf dem Weg in die Cloud abhandenkommen und schlimmstenfalls von Dritten eingesehen werden. 

Daher ist es ratsam, sämtliche Passwörter angemessen zu verwalten, denn solltest du einmal den Zugang zu den Daten in der Cloud verlieren, wirst du an diese nicht mehr herankommen. Auch der Clouddienst wird dir nicht weiterhelfen können, denn auch bei ihm kommt nur die verschlüsselte Version an. 

Verschlüsselungsverfahren: Eine Ergänzung! 

Um deine Daten zu sichern, kannst diese also bereits verschlüssseln, bevor sie in der Cloud ankommen. Die Verschlüsselungslösungen, auf die du hier zurückgreifen kannst, werden auf dem Endgerät installiert und im Anschluss mit dem gewählten Speicherdienst verknüpft. 

Durch diese Tools nutzt du Verfahren wie z.B den bereits vorher erwähnten Advanced Encryption Standard (AES), um deine Daten sicher zu verschlüsseln. Bekannte Anbieter für diese Verschlüsselungslösungen sind z.B Cryptmator oder Boxcryptor. Im Prinzip funktionieren alle ähnlich, sodass sie sie einen ähnlich hohen Standard an Sicherheit gewährleisten können. 

Verschlüsselungsverfahren für dich nutzen

Cloudlösungen für sich zu nutzen liegt also nicht nur im Trend, sondern bietet einem Unternehmen auch massive Vorteile, wie die deutlich einfachere Zusammenarbeit von Teams oder einen geringeren administrativen Aufwand für deine gesamte IT-Abteilung. Dennoch gibt es einige Faktoren, die du zu deiner eigenen Datensicherheit beachten solltest. Gerne unterstützen wir dich und dein Unternehmen dabei, eine Cloudlösung erfolgreich zu implementieren.

Kontaktiere uns gerne HIER. Wir freuen uns auf dich!

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Als Geschäftsprozesse bezeichnet man im Allgemeinen zusammenhängende Tätigkeiten, welche schrittweise ausgeführt werden um am Ende ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen oder ein Endprodukt vorzustellen. Diese laufen am Ende immer auf eine Steigerung der Wertschöpfung als Ziel hinaus. 

Durch die Digitalisierung dieser Geschäftsprozesse nutzen bereits jetzt viele Firmen die Möglichkeiten unserer heutigen Zeit und können so große Zeitersparnisse verzeichnen. Als einfaches Beispiel sei hier einmal der Ablauf eines Urlaubsantrages skizziert: Dieser wird in der Regel durch einen Mitarbeiter ausgefüllt und an den Abteilungsleiter weitergeleitet, was, je nach Unternehmen, noch mit Stift und Papier erfolgt. Im Anschluss wird dieser Antrag mit den Arbeitszeiten der weiteren Arbeitnehmer abgeglichen und je nach Verfügbarkeit genehmigt. Also geht dieses Dokument wieder zurück an die Personalabteilung. Hier könnten Firmen durch die Digitalisierung alleine schon durch die gesparte Zeit, die man durch digitale Prozesse erlangt, profitieren. 

Hier kann es von Vorteil sein, sich professionelle Unterstützung heranzuholen. Diese wird dir bei dieser großen, auf lange Sicht jedoch notwendigen Aufgabe mit seiner Expertise zur Seite stehen und dich bei der Frage der Umsetzbarkeit und der wirtschaftlich betrachtet sinnvollsten Reihenfolge unterstützen. 

Die Bedeutung für Sie und Ihr Unternehmen

Um wettbewerbsfähig zu bleiben stellen effiziente Geschäftsprozesse die Grundlage eines jeden Unternehmens dar. In diesem Fall bedeutet Digitalisierung, analoge Informationen digital zur Verfügung zu stellen und analoge Arbeitsschritte ebenfalls ins Digitale zu verlagern. Bestes Beispiel ist die Eingangsrechnungsverarbeitung. Um die Automatisierung einfach umzusetzen und Mehrfacharbeit zukünftig zu vermeiden, sind Buchungsdaten klar zu benennen. 

Grundsätzlich lässt sich hier also festhalten, dass Digitalisierung und Automatisierung bei wiederkehrenden Prozessen und mehreren Beteiligten zum Schlüsselfaktor werden. Ohne festen Arbeitsablauf kann hier schnell Chaos ausbrechen, zuständige Personen verlieren den Überblick, leisten sich dadurch schwerwiegende Fehler oder verlieren wertvolle Zeit. Hier erkennt der neutrale Beobachter wieder die Notwendigkeit der Digitalisierung für jedes seriöse Unternehmen. Ein reibungsloser Ablauf, bei dem bereits vorher potentielle Fehlerquellen ausgemerzt werden konnten, spart Zeit und dadurch Geld.

Die Digitalstrategie

Wenn du nun also die Zeichen der Zeit für dein Unternehmen erkannt hast, benötigst du zunächst eine umfangreiche und vor allem individuelle Digitalstrategie. Bei der konkreten Umsetzung kann ein kompetenter Partner viel Aufwand und mögliche Fehler ersparen. So wird zum Beispiel durch die bewährte Workflow-Analyse eine aktuelle Bestandsaufnahme angefertigt, in welcher alle IT-Systeme, Arbeitsabläufe sowie deine Geschäftsprozesse durchleuchtet und nach Potentialen und Umsetzbarkeit bewertet werden, aber auch möglicherweise kritische Parameter berücksichtigt werden. 

Leitfragen sollten dementsprechend zu Beginn des Digitalisierungsprozesses sein, welche Geschäftsprozesse in deinem Unternehmen vorgehen, auf welche personellen, technischen oder finanziellen Hindernisse du stoßen könntest und wie groß das Digitalisierungspotential im Allgemeinen ist. Des Weiteren solltest du selbstverständlich mögliche Investitionen ins Verhältnis mit der daraus zu gewinnenden Rentabilität setzen.

Durch die Analyse des Ist-Zustandes entsteht also eine im Idealfall deine eigene Soll-Vorstellung, woraus eine individuelle Digitalstrategie resultiert, in deren Rahmen du deine Möglichkeiten transparent vor dir hast, um die nächsten sinnvollen Schritte abwägen zu können. 

Die Umsetzung für deine Prozesse

Auch bei der Umsetzung deiner Strategie gilt es viele relevante Faktoren zu beachten. Möglicherweise wird durch diese in bereits etablierte Prozesse eingegriffen, sodass Mitarbeiter informiert und ggf. auch geschult werden müssen. Dementsprechend kann es sinnvoll sein, die Strategie zunächst schrittweise umzusetzen, um Mitarbeiter an die Umstellungen zu gewöhnen. Es kann ein schmaler Grat zwischen dem Umgewöhnen deines Personals, aber auch dem effizienten Nutzen der Zeit, ohne sich unnötig lange an Umstellungen aufzuhalten, werden. Durch die durchgängige Automatisierung gewährleistest du jedoch eine dauerhafte Verbesserung der Effizienz und Qualität deiner Prozesse. 

Mit der Digitalisierung wirst du Dokumente und den daraus resultierenden Dokumentenaustausch Schritt für Schritt ablösen. Dabei kann auch ein Dokumenten-Management-System helfen, da sich mit der fortlaufenden Digitalisierung mit der Zeit auch immer mehr Möglichkeiten der Effizienz für dich und dein Unternehmen ergeben. 

Deine Vorteile

Letzten Endes gibt es viele Möglichkeiten, deine Geschäftsprozesse zu optimieren, jede hat ihre Vor- und Nachteile, doch schon jetzt ist sicher: Wer den Trend der Digitalisierung verschläft wird früher oder später vom Markt abgehängt. Dementsprechend solltest du genau JETZT die Gelegenheit nutzen, dein Unternehmen zu digitalisieren, um von den Vorteilen zu profitieren und im Wettbewerb mithalten zu können. 

Wir können dich dabei unterstützen die idealen Lösungen für dein Unternehmen zu formulieren und helfen dir, dein Arbeitsumfeld modern, fortschrittlich und flexibel zu gestalten. 

Auch der Datenschutz ist ein wichtiger Faktor, den du mit der Digitalisierung erreichen wirst. In unserem Programm findest du also auch eine umfassende Beratung zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie zur ebenfalls relevanten Emailarchivierung.

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