e-Akte – mit dem Lauf der Zeit

Sehr viele Unternehmen halten noch immer an der klassischen Variante der Archivierung fest und setzen auf Akten, Ordner und Hefter, welche in scheinbar endlos langen Regalreihen vor sich hinstauben und Auslöser für zeitintensive Suchaktionen nach bestimmten Akten sind. So zeitlos Papier auch ist, die e-Akte stellt eine schnellere, effizientere und einfachere Alternative dar. Die elektronische Akte lässt sich fast überall einsetzen, erleichtert die Arbeit vom Personalwesen bis hin zur Buchhaltung.

Weitere Vorteile der e-Akte liegen auf der Hand: Endloses Suchen nach Akten hat ein Ende, es werden neue räumliche Kapazitäten frei und die Datensicherheit wird dank smarten Zugriffsmanagement erhöht. Wenngleich das komplett papierlose Büro immer noch eine utopische Zukunftsvorstellung bleibt, mit der elektronischen Akte kommst du diesem Ziel schon einmal ein gutes Stück näher und tust definitiv auch der Umwelt etwas Gutes.

Mehr Zeit und Ressourcen durch die e-Akte?

Es ist schon fast verwunderlich, dass die Papierakte sich in unserem digitalen Zeitalter immer noch hartnäckig in den Büros dieser Welt hält. Ein Faktor mag vielleicht sein, dass Unternehmen unsicher sind, in Sachen Digitalisierung direkt mehrere Baustellen aufzumachen, vom cloudbasierten Arbeiten über die Nutzung einer Kollaborationssoftware und weiteren Späßen, die die neuen technischen Möglichkeiten so mit sich bringen. Manchmal ist den Unternehmen, fokussiert auf ihre Kernkompetenz, auch gar nicht bewusst, welche interessanten Alternativen es heute z. B. zum klassischen Schnellhefter gibt.

Tatsächlich wird der Großteil der herkömmlichen Papier- und Zettelwirtschaft nach einer vollständigen Digitalisierung de facto verschwunden sein. Bei der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung funktioniert das beispielsweise schon jetzt: Ab Mitte des Jahres 2022 wird die Krankschreibung automatisch digital an den Arbeitgeber vermittelt, ein Fortschritt, den die Krankenkasse bereits jetzt für sich umgesetzt hat.

Was bei Krankenkassen, Behörden und Ärzten funktioniert, sollte für Unternehmen eigentlich mehr als ein Vorbild sein, gerade bei den Aussichten, die die Digitalisierung mit sich bringt. So haben Unternehmen nicht nur massive Zeitersparnisse, sondern setzen auch neue Kapazitäten frei und haben damit de facto ein finanzielles Plus gemacht.

Wo viel Licht, da viel Schatten

Auch wenn die Vorteile der e-Akte und der Digitalisierung nun genauer beleuchtet wurden und die Rentabilität auf der Hand liegt, sollte man sich auch vor Augen führen, dass der gesamte Prozess kein Spaziergang ist. Gerade der Sicherheitsaspekt sollte, wie überall in Sachen Datenspeicherung, Verwaltung und Bearbeitung, großgeschrieben werden. Essentiell bei der e-Akte ist vor allem die allgemeine Datensicherheit, denn herkömmliche Archive können immer überflutet werden oder einem Brand zum Opfer fallen, im Gegensatz zur Cloud. Zudem sollte auf entsprechendes Zugriffsmanagement geachtet werden, sodass z. B. nur Personaler Zugriff auf Mitarbeiter- oder Bewerberdaten haben. Nie zu vernachlässigen ist auch der allgemeine Datenschutz, der die Anforderungen der DSGVO erfüllen muss, sowie eine rechts- und beweissichere Verwaltung. Zu guter Letzt wären da noch technische Aspekte, wie z. B. eine bereits an Schnittstellen eingesetzte Software, zu beachten.

Auch Unternehmen stehen also vor ähnlichen Hürden wie die Behörden oder weitere Institutionen, wenn sie sich mit der digitalen Akte befassen.

Hier gilt also im Idealfall, das gesamte Thema und die damit verbundenen Möglichkeiten ernst und nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Wer als Unternehmer dieses Prinzip beachtet und umsetzt kann sich mit gutem Gewissen gewappnet für die Zukunft fühlen.

Wer sich noch etwas unsicher, vielleicht auch überfordert von den vielen Möglichkeiten fühlt, dem sei angeraten, sich mit der Möglichkeit einer externen Beratung zu befassen. Hier gibt es viele kompetente Ansprechpartner, welche einem Zeit und viele Nerven sparen und auch dich und dein Unternehmen dabei unterstützen, in der Zukunft konkurrenzfähig zu bleiben.

Wenn du nun herausfinden möchtest, ob und wie eine e-Akte in deinem Unternehmen eingeführt werden kann, ist die Stone-IT gerne für dich da. Kontaktiere uns hier.

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Laut einer aktuellen Studie des Anbieters Bitkom planen immer mehr KMUs ein Dokumenten-Management-System einzuführen oder verbinden zumindest positive Assoziationen damit. Die Studie „ECM im Mittelstand“ bestätigt also, dass auch kleinere und mittelständige Unternehmen die Vorteile der elektronischen Archivierung erkennen. Einer der Hauptfaktoren ist sicherlich die neu erlangte Transparenz und Flexibilität der Prozesse. Zudem ist eine etablierte Dokumenteninfrastruktur innerhalb eines Unternehmens der Grundstein für digitale Kundenerlebnisse.

Um die Vorteile für jedermann greifbarer zu machen, kann eine Definition helfen. Der etwas sperrige Begriff Dokumenten-Management-System wird mit DMS abgekürzt und bedeutet schlussendlich das digitale Ablegen aller geschäftlichen Dokumente. Dadurch können Mitarbeiter überall, auch von zuhause aus, darauf zugreifen, was sich bei aktuellen Trends der Arbeitswelt, Stichwort „New Work“ oder „Homeoffice“ sinnvoll auf die Arbeit auswirken kann. Des weiteren haben Teammitglieder die Möglichkeit, Dokumente gleichzeitig zu bearbeiten und können so viel Zeit einsparen und anderweitig nutzen. Ersten Vermutungen von Experten zufolge gelingt dadurch nicht nur höhere Transparenz, sondern auch das schnellere Erledigen der Vorgänge, was wiederum ein Vorteil für den Kunden ist.

Auch der Mittelstand profitiert

Von kleineren und mittleren Unternehmen (KMUs) setzen nur etwa 11% auf ein DMS. Doch gibt es für mögliche Bedenken kaum gute Gründe. Zwar haben sich die meisten DMS-Anbieter darauf fokussiert, ihre Lösungen in großen Firmen zu etablieren, jedoch finden sich mit der richtigen Beratung auch für KMUs die passenden Modelle. Ein weiterer Aspekt, die Sorge, mit Investitionen in die IT Geld in den Sand zu setzen, wird durch die resultierenden Vorteile, etwa erhöhte Produktivität und somit mehr Wettbewerbsfähigkeit, egalisiert. KMUs, welche ausschließlich auf analoge Prozesse setzen, könnten langfristig abgehängt werden. Hier sind also die Entscheider und Geschäftsführer gefragt, das DMS nicht nur als technische Spielerei abzutun, sondern als betriebswirtschaftlich notwendig anzuerkennen, sollten sie in den nächsten Jahren und Jahrzehnten auf dem Markt bestehen wollen.

Erste Schritte für die elektronische Archivierung

Gerade bei KMUs ist die schnelle Rentabilität nach dem Investieren in die IT-Systeme essentiell. Um diese zu gewährleisten, haben wir hier einige Ratschläge für dich:

• Externe Berater und Experten sind sehr hilfreich. Scheue dich nicht, Hilfe beim Finden der idealen Software zu finden, da Berater genau um die Stärken und Schwächen der verschiedenen Anbieter wissen.
• Beziehe deine Mitarbeiter ein. Um deine Angestellten an die Umstellungen zu gewöhnen und den neuen Systemen beim Anlaufen zu verhelfen nützt es, die Meinungen der Mitarbeiter anzuhören. Sie wissen am Besten, über Details und mögliche Hindernisse innerhalb der Prozesse Bescheid. So gelingt das erfolgreiche Einführen eines DMS reibungslos.
• Nichts überstürzen. Gegebenenfalls kann es sinnvoll sein, zunächst nur einen Prozess zu digitalisieren. Durch dieses Pilotprojekt, z.B beim Rechnungseingang, legst du direkt den Grundstein für das Gelingen der weiteren Prozesse, da bei unserem Beispiel gleich mehrere Abteilungen involviert sind, die diese Veränderung wahrnehmen.
• Analysiere, welche Workflows sich auch auf andere Bereiche übertragen lassen. Beziehe von der Personalverwaltung bis hin zum Vertragsmanagement alle relevanten Faktoren in deine Pläne ein.
• Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP). Sei auch nach der Einführung des DMS offen für weitere Aspekte aus dem Geschäftsalltag, die Verbesserungspotential haben. Sieh das Ganze als einen längeren Prozess.

Der Experte an deiner Seite

Wenn auch du nun überlegst, dein Unternehmen mit einem Dokumenten-Management-System zukunftsfähig zu machen, dir aber noch Sorgen wegen der Komplexität dieser Aufgabe machst, dann hast du jetzt die Möglichkeit, dich an uns zu wenden. Wir als Spezialisten stehen dir mit Rat und Tat zur Seite und helfen dir unter anderem bei den Fragen, welches IT-System am Besten zu deinem Unternehmen passt und wie du die konkrete Umsetzung am klügsten angehst. Sicher, ein solcher Schritt passiert nicht von heute auf morgen. Dennoch ist es ein wichtiger Schritt, dein Unternehmen für die Welt von morgen zukunftsfähig aufzustellen.

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