Für das Expertenauge ist es immer wieder verwundernd, wie wenig sich viele Unternehmen mit der Datensicherheit befasst haben und auf ihr Konzept ohne klare IT-Struktur und entsprechend sichere Lösungen und Prozesse setzen. Scheinbar sind viele der Ansicht, dass ein unsauberes Verhalten keinen Schaden anrichtet, da sie sowieso nicht von einem Hackerangriff bedroht sind. Dieses Phänomen lässt sich tatsächlich nicht nur bei Startups beobachten, sondern auch bei etablierten, mittelständischen Unternehmen und sogar noch bei Großkonzernen.

Und das alles, obwohl auch die offiziellen Zahlen des Branchenverbandes Bitkom eine deutliche Sprache sprechen: Demnach gibt es jährlich alleine in Deutschland einen Schaden von 220 Milliarden Euro im Jahr durch Datenverluste.

Besonders bedauerlich ist, dass solche Schäden nicht selten durch das bereits vorhandene Personenmaterial vermeidbar gewesen wären. Doch können sich viele Budgetentscheider immer noch nicht viel unter der Komplexität des Themas „IT“ und den damit einhergehenden Unterbereichen und Aufgaben vorstellen. Die IT ist übrigens auch dann sehr umfassend, wenn dein Unternehmen (noch) keine digitalen Produkte anbietet.

Im Anschluss folgen ein paar Stichpunkte, die du bei der nächsten Budgetverhandlung benutzen kannst, um den Entscheidern die Wichtigkeit des Themas zu untermauern:

Ausfallprävention

Wo früher Produktionsausfälle die Liste der größten Horrorszenarien für Unternehmer anführte, findet sich seit 2 Jahren das Wort „Cybergefahren“ an der Spitze. Zurecht, wie man unter anderem auch am „Allianz Risk Barometer“ sehen kann. Dieses ist auch eine gute Quelle, um Entscheider dazu zu bringen, im Hinblick auf potentielle Gefahren eine ähnliche Meinung anzunehmen wie die der Unternehmer oder ihre Ansichten zumindest einmal zu hinterfragen.

Datenschutzgrundverordnung

Zugegeben, es gibt einfachere Dinge als mit der DSGVO zu argumentieren. Jeder Unternehmer kennt wohl die Nachrichten von Beratern, von denen man noch nie vorher gehört hat, die Angst machen und verkaufen wollen. „Datenschutz“ ist, gerade in Deutschland, ein regelrechtes Totschlagargument, doch die EU Datenschutzgrundverordnung ist nicht die beste Voraussetzung für wirkliche Datensicherheit in Unternehmen. Häufig muss man zwischen IT-Sicherheit und Mitarbeiterdatenschutz abwägen. Trotz alledem wird die IT-Sicherheit, auch im Hinblick auf das Befassen mit technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs), in der Regel zu einer hohen Priorität.

Reputationsschutz

Ein Thema, welches eigentlich aufgrund seiner Wichtigkeit nicht zu vernachlässigen ist, jedoch auch eines, welches gerne mal hinten angestellt wird, scheint es doch im Gegensatz zu anderen Bereichen des Unternehmens keine wirkliche Dringlichkeit darzustellen. Hier ist es zu empfehlen, den Entscheidern einmal das „Worst-Case-Szenario“ vor Augen zu führen, nämlich dem Verlust diverser Kundendaten sowie deren Mitarbeiter und Geschäftspartner nach einem Hackerangriff.

Zudem kann man sich an dieser Stelle noch einmal die „War Stories“ anderer Unternehmen in Erinnerung rufen, um festzustellen, welcher Schaden für das eigene Unternehmen entstehen würde. Wer sich dieser Gefahr bewusst ist, kann ihr aktiv entgegenarbeiten.

Innovative, digitale Produkte

In aller Regel gehen IT-Probleme mit Chaos in der Infrastruktur einher. Schlussfolgernd daraus gibt es in diesen Unternehmen wohl keine valid Datenbasis oder funktionierende, digitale Prozesse. Auf dieser Grundlage fällt es noch einmal schwerer, digitale Produkte anzubieten und zu verkaufen.

Ein Fundament für langfristigen Erfolg

Ordnung, Struktur und ein solides Grundverständnis für die IT bilden eine gute Basis um den Erfolg seiner Firma aufzubauen, digital zu skalieren und allgemein kontinuierlich zu wachsen. Das lässt sich am Besten in Angriff nehmen, wenn man sich voll und ganz auf die IT und ihre Sicherheit verlassen kann!

Als Arbeitgeber glänzen

Nicht nur jüngere Bewerber sehnen sich nach Arbeitgebern, bei denen sie sich mit IT-Systemen voll und ganz entfalten können, auch viele erfahrenere Fachkräfte achten bei ihren Bewerbungen auf solche Faktoren. Ist dein Unternehmen digital gut aufgestellt und versucht sich auch mal in Sachen Remote Work oder digitalen Nomaden, bist du anderen Mitbewerbern im Recruiting voraus.

Egal, welcher dieser Punkte nun für dich (oder deinem Budgetplaner) am überzeugendsten war, der Kern des Beitrags sollte klar geworden sein: Wer mit seinem Unternehmen in Zukunft wettbewerbsfähig und vor allem erfolgreich sein will, sollte auf einem stabilen IT-Fundament aufbauen können und sich intensiver damit auseinandersetzen. Für das eigene Unternehmen und seine Mitarbeiter und auch für die eigenen Kunden, beide werden es dir in Zukunft danken.

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Als Geschäftsprozesse bezeichnet man im Allgemeinen zusammenhängende Tätigkeiten, welche schrittweise ausgeführt werden um am Ende ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen oder ein Endprodukt vorzustellen. Diese laufen am Ende immer auf eine Steigerung der Wertschöpfung als Ziel hinaus. 

Durch die Digitalisierung dieser Geschäftsprozesse nutzen bereits jetzt viele Firmen die Möglichkeiten unserer heutigen Zeit und können so große Zeitersparnisse verzeichnen. Als einfaches Beispiel sei hier einmal der Ablauf eines Urlaubsantrages skizziert: Dieser wird in der Regel durch einen Mitarbeiter ausgefüllt und an den Abteilungsleiter weitergeleitet, was, je nach Unternehmen, noch mit Stift und Papier erfolgt. Im Anschluss wird dieser Antrag mit den Arbeitszeiten der weiteren Arbeitnehmer abgeglichen und je nach Verfügbarkeit genehmigt. Also geht dieses Dokument wieder zurück an die Personalabteilung. Hier könnten Firmen durch die Digitalisierung alleine schon durch die gesparte Zeit, die man durch digitale Prozesse erlangt, profitieren. 

Hier kann es von Vorteil sein, sich professionelle Unterstützung heranzuholen. Diese wird dir bei dieser großen, auf lange Sicht jedoch notwendigen Aufgabe mit seiner Expertise zur Seite stehen und dich bei der Frage der Umsetzbarkeit und der wirtschaftlich betrachtet sinnvollsten Reihenfolge unterstützen. 

Die Bedeutung für Sie und Ihr Unternehmen

Um wettbewerbsfähig zu bleiben stellen effiziente Geschäftsprozesse die Grundlage eines jeden Unternehmens dar. In diesem Fall bedeutet Digitalisierung, analoge Informationen digital zur Verfügung zu stellen und analoge Arbeitsschritte ebenfalls ins Digitale zu verlagern. Bestes Beispiel ist die Eingangsrechnungsverarbeitung. Um die Automatisierung einfach umzusetzen und Mehrfacharbeit zukünftig zu vermeiden, sind Buchungsdaten klar zu benennen. 

Grundsätzlich lässt sich hier also festhalten, dass Digitalisierung und Automatisierung bei wiederkehrenden Prozessen und mehreren Beteiligten zum Schlüsselfaktor werden. Ohne festen Arbeitsablauf kann hier schnell Chaos ausbrechen, zuständige Personen verlieren den Überblick, leisten sich dadurch schwerwiegende Fehler oder verlieren wertvolle Zeit. Hier erkennt der neutrale Beobachter wieder die Notwendigkeit der Digitalisierung für jedes seriöse Unternehmen. Ein reibungsloser Ablauf, bei dem bereits vorher potentielle Fehlerquellen ausgemerzt werden konnten, spart Zeit und dadurch Geld.

Die Digitalstrategie

Wenn du nun also die Zeichen der Zeit für dein Unternehmen erkannt hast, benötigst du zunächst eine umfangreiche und vor allem individuelle Digitalstrategie. Bei der konkreten Umsetzung kann ein kompetenter Partner viel Aufwand und mögliche Fehler ersparen. So wird zum Beispiel durch die bewährte Workflow-Analyse eine aktuelle Bestandsaufnahme angefertigt, in welcher alle IT-Systeme, Arbeitsabläufe sowie deine Geschäftsprozesse durchleuchtet und nach Potentialen und Umsetzbarkeit bewertet werden, aber auch möglicherweise kritische Parameter berücksichtigt werden. 

Leitfragen sollten dementsprechend zu Beginn des Digitalisierungsprozesses sein, welche Geschäftsprozesse in deinem Unternehmen vorgehen, auf welche personellen, technischen oder finanziellen Hindernisse du stoßen könntest und wie groß das Digitalisierungspotential im Allgemeinen ist. Des Weiteren solltest du selbstverständlich mögliche Investitionen ins Verhältnis mit der daraus zu gewinnenden Rentabilität setzen.

Durch die Analyse des Ist-Zustandes entsteht also eine im Idealfall deine eigene Soll-Vorstellung, woraus eine individuelle Digitalstrategie resultiert, in deren Rahmen du deine Möglichkeiten transparent vor dir hast, um die nächsten sinnvollen Schritte abwägen zu können. 

Die Umsetzung für deine Prozesse

Auch bei der Umsetzung deiner Strategie gilt es viele relevante Faktoren zu beachten. Möglicherweise wird durch diese in bereits etablierte Prozesse eingegriffen, sodass Mitarbeiter informiert und ggf. auch geschult werden müssen. Dementsprechend kann es sinnvoll sein, die Strategie zunächst schrittweise umzusetzen, um Mitarbeiter an die Umstellungen zu gewöhnen. Es kann ein schmaler Grat zwischen dem Umgewöhnen deines Personals, aber auch dem effizienten Nutzen der Zeit, ohne sich unnötig lange an Umstellungen aufzuhalten, werden. Durch die durchgängige Automatisierung gewährleistest du jedoch eine dauerhafte Verbesserung der Effizienz und Qualität deiner Prozesse. 

Mit der Digitalisierung wirst du Dokumente und den daraus resultierenden Dokumentenaustausch Schritt für Schritt ablösen. Dabei kann auch ein Dokumenten-Management-System helfen, da sich mit der fortlaufenden Digitalisierung mit der Zeit auch immer mehr Möglichkeiten der Effizienz für dich und dein Unternehmen ergeben. 

Deine Vorteile

Letzten Endes gibt es viele Möglichkeiten, deine Geschäftsprozesse zu optimieren, jede hat ihre Vor- und Nachteile, doch schon jetzt ist sicher: Wer den Trend der Digitalisierung verschläft wird früher oder später vom Markt abgehängt. Dementsprechend solltest du genau JETZT die Gelegenheit nutzen, dein Unternehmen zu digitalisieren, um von den Vorteilen zu profitieren und im Wettbewerb mithalten zu können. 

Wir können dich dabei unterstützen die idealen Lösungen für dein Unternehmen zu formulieren und helfen dir, dein Arbeitsumfeld modern, fortschrittlich und flexibel zu gestalten. 

Auch der Datenschutz ist ein wichtiger Faktor, den du mit der Digitalisierung erreichen wirst. In unserem Programm findest du also auch eine umfassende Beratung zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie zur ebenfalls relevanten Emailarchivierung.

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Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Schnellere Prozesse, ein vernetztes Arbeiten, hohe Flexibilität, skalierbare Kosten und geringere Risiken sind tatsächlich nur fünf Vorteile, die der Umstieg mit sich bringt.
Deshalb kommen Unternehmen, die auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben und am Markt erfolgreich sein wollen, nicht um eine Cloud herum. 

Nur eine Alternative zur Datenspeicherung?

Eine Cloud bietet viel mehr, als nur große Datenmengen zu speichern. Moderne Lösungen bieten zum Beispiel das gemeinsame Arbeiten mehrerer Kollegen an einem Dokument oder der Datenabruf mittels Synchronisation von mehreren Geräten an, was für Mitarbeiter im Homeoffice oder Außendienst einen schnellen und unkomplizierten Zugriff ermöglicht.

Wie ist es mit dem Datenschutz?

Die fünf größten Anbieter auf dem Cloud-Markt kennt jeder: Google, Apple, Facebook, Amazon und Microsoft. Dabei handelt es sich um US-Konzerne, weshalb man hier besonders auf den Datenschutz achten muss. Daten, die auf US-Servern liegen, unterliegen auch den amerikanischen Gesetzen, was sich mit der DSGVO beißt. Eine Lösung hierfür wäre ein Anbieter, welcher auf lokale Speichervarianten setzt.

Deine nächsten Schritte…

Eine Cloud ist von einem Unternehmen heutzutage nicht mehr wegzudenken, weshalb es nun höchste Zeit ist, sich um dieses wichtige Thema zu kümmern, um am Markt bestehen zu bleiben.
Wir empfehlen daher folgende Vorgehensweise:

• Informier dich detailliert über alle Funktionen und Möglichkeiten der in Frage kommenden Lösungen. Die Beratung eines externen IT-Dienstleisters ist in hierbei sehr sinnvoll.
• Erstelle gemeinsam mit den Abteilungsleitern und/oder Mitarbeitern eine Liste aller Prozesse und Arbeitsabläufe.
• Prüfe, welche Vorgänge künftig auch über eine Cloud-Lösung abgebildet werden können und welche Vorteile dies bietet.
• Ruf uns an und hol dir Unterstützung bei der richtigen Wahl einer Cloud, um fatale Fehler zu vermeiden. 

Scheu dich nicht und nimm Kontakt zu uns auf. Wir freuen uns auf dich und helfen dir gerne weiter! 

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