IT-Dienstleister: Grüne und rote Fahnen

Bei technischen Problemen ist es eine wahrliche Herausforderung, kompetente Beratung, die auch zu einem selbst passt, im deutschsprachigen Raum zu finden. Optionen, welche den meisten wohl spontan durch den Kopf schießen, fallen schnell raus: Die gelben Seiten sind nicht für fachspezifische Fragen geeignet und Google präsentiert einem zu viele Ergebnisse, um sich dort zielführend zurechtzufinden. Wer nach kompetenten Ansprechpartnern sucht, welche auch persönlich im Büro oder im Homeoffice ihre Hilfe zur Verfügung stellen, kommt ebenfalls oft bei großen, überregionalen Firmen heraus. Lediglich die Werbeanzeigen werden lokal geschaltet.

Des weiteren sollte man nicht nur nach „IT-Experten“ suchen, denn auch hier finden wir ein sehr weites Feld vor, welches diverse Spezifikationen und Unterkategorien aufweist.

Wer kann dir wirklich helfen?

Allgemein ist es für jedes Unternehmen empfehlenswert, sofern es keine eigene IT-Abteilung betreibt, mit einem IT-Dienstleister oder einem IT-Administrator zusammenzuarbeiten. Diese Partner bieten wertvolle Unterstützung bei der IT-Architektur, dem Aufsetzen neuer Geräte und Softwarelösungen. Zudem erstellen sie im Idealfall auch eine strukturierte Dokumentation über die gesamte Infrastruktur.

Ob diese Zusammenarbeit auch wirklich in allen Fällen zum Ziel führt oder ob weitere spezialisierte Dienstleister hinzugezogen werden sollten, muss genau geprüft werden, vor allem wenn dein Unternehmen eine Website, einen Onlineshop oder branchenspezifische Systeme betreibt.

Nicht immer setzen sich die externen Dienstleister mit Datenschutz- und IT-Sicherheitsstandards auseinander, schulen die Mitarbeiter oder sichern die Systeme nicht oder sind nicht rund um die Uhr erreichbar. Auch deswegen kann es sinnvoll sein, sich zu Themenbereichen wie Daten- und Risikomanagement eine zweite Ansicht einzuholen oder mithilfe einer externen Beratung die gesamte Strategie auf dem neusten Stand zu halten.

Negative Entwicklungen im Blick behalten

In Zeiten wie diesen liest man auf Social Media im wahrsten Sinne des Wortes per Knopfdruck Erfolgsgeschichten von vermeintlich seriösen, neuen Unternehmen, welche jedoch nicht selten mehr Schein als Sein vorweisen können, zumindest was die Auftragslage angeht. Zum Teil liegt hier der Fokus darauf, eine gewisse Standard-Dienstleistung zu verkaufen, anstatt die Mitarbeiter zu schulen und somit das bestehende Angebot zu verbessern. Da zudem der Fachkräftemangel an solchen spezialisierten Unternehmen nicht spurlos vorbeigeht, bleibt die wahre Expertise eines Teams oft zu unklar.

Auch besonders günstige Angebote tauchen immer wieder auf dem Markt auf. Diese sind dann meist mit einer Upsell-Strategie verbunden, sodass zum Beispiel bei der Websiteerstellung nicht auf sämtliche Funktionen zugegriffen werden kann oder der Dienstleister keine langfristige Betreuung anbietet. So möchten diese Verkäufer zusätzliche Aufträge und damit auch zusätzliche Kosten für dich als Unternehmer generieren.

Seriöse Angebote erkennt man unter anderem daran, dass der Dienstleister sämtliche Mitarbeiter und deren Aufgaben klar benennen kann. Ein Trend, der leider immer häufiger auftritt, sind sog. Sub-Sub-Sub-Aufträge. Hier tritt lediglich ein selbsternannter „Business-Development-Manager“ an dich heran und gibt sich als Sales-Kontakt einer Agentur aus. Im Hintergrund hat dieser jedoch kein einsatzfähiges Team, sondern dieses wird über einschlägige Websites, je nach benötigten Aufträgen, einzeln und zufällig zusammengestellt. Oft wohnen diese „Freelancer“ in Niedriglohnländern, haben weder nachvollziehbare Expertise oder Erfahrung in der Zusammenarbeit mit den anderen Teammitgliedern. Ähnlich sieht es beim Vertrieb der Kundendaten aus. Diese Linie zieht sich durch sämtliche Aufträge, bis am Ende niemand mehr durchblicken kann, wer an welcher Arbeit wirklich beteiligt war.

Die Alarmglocken sollten bei dir ebenfalls angehen, wenn dein Dienstleister dir diverse Software-Lösungen von nur einem bestimmten Anbieter schmackhaft machen möchte. Hier ist es nicht unüblich, dass diese über deinen Auftrag eine Provision erhalten, um im Endeffekt doppelt zu kassieren. So rückt die Problemlösung, welche individuell auf dich zugeschnitten ist, in den Hintergrund und weicht im schlimmsten Fall veralteten, überteuerten oder überdimensionierten Systemen. Sobald sämtliche Daten übermittelt sind, kommt dein Unternehmen nur schwer und mit der doppelten finanziellen Belastung wieder heraus.

Ist man als Kunde einmal in einem solchen Vertrag, wird sich der Dienstleister bemühen, dieses Verhältnis möglichst langfristig aufzubauen. So werden Verträge beispielsweise nicht mehr zwischen Kunde und Anbieter geschlossen, sondern zwischen Anbieter und Dienstleister. Früher kam es auch häufig vor, sogenannte Agentur-Lösungen zu verwenden, sodass Dienstleister einen Gesamtüberblick über das Portfolio an Kundenwebsites erhalten konnten. Auch bei nur kleinen Änderungswünschen des Kunden, etwa dem Ändern eines Bildes oder einer Textpassage, musste sich dieser stets an die Agentur wenden, woraufhin er jeweils eine weitere Rechnung erhielt.

Richtige Partner herausfiltern

Unabhängig davon, welche Art Dienstleister du suchst, an mangelnden Angeboten wirst du definitiv nicht verzweifeln.

Investiere auf jeden Fall genug Zeit in deine Recherche und kontaktiere mehrere Anbieter. Zudem ist es ratsam, auf die Kundenbewertungen zu achten. Nicht selten werden Testimonials gefälscht, daher ist das Fragen nach Beispielkunden und Projektberichten empfehlenswert. Je nach präferierten Aufgabenbereich für den Anbieter macht es auch Sinn, Geschäftspartner aus der eigenen Branche um Rat zu fragen. Entweder haben diese bereits einen zuverlässigen Geschäftspartner gefunden oder wollen sich vielleicht mit dir gemeinsam auf die Suche machen.

Nachdem du von mehreren Anbietern die Kontaktdaten hast, terminiere Erstgespräche und stell sicher, dass diese nicht nur mit einem Verkäufer, sondern auch mit einem Vertreter der Geschäftsleitung oder Projektbeteiligten stattfinden.

Ein gutes Gespräch erkennst du daran, dass es kurz um das Angebot geht und dass der Anbieter im Anschluss auf dich und deine Situation eingeht. Ein guter Dienstleister will dich und deine Lage verstehen. Zudem erklärt er dir genau, ob und wie sein Team dir weiterhelfen können. Scheue dich nicht, bei fachspezifischeren Begriffen nachzufragen, was diese bedeuten, auch hierfür wird sich ein professioneller Dienstleister gerne die Zeit nehmen.

Zudem sollte der Anbieter in der Lage sein, dir und deinem Unternehmen Perspektiven und Optionen aufzuzeigen. Er hat Antworten auf Fragen der potentiellen Kosten für den Moment oder der Jahreskosten auf Dauer, beispielsweise beim Szenario schnell wachsender Kundschaft für ein digitales Produkt. Zudem kann er erläutern, ob die ins Auge gefasste Umsetzungsstrategie in dein Budget passt oder auch nötige Vorarbeiten oder regelmäßige Feedback-Prozesse abdecken kann. Auch hier sind eigene Vorschläge deines Gesprächspartners ein gutes Zeichen.

Denk auf jeden Fall daran, langfristige Ziele der Zusammenarbeit für beide Seiten zu definieren und auch schriftlich in Vertragsform festzuhalten. Sichere dich mit einem Dienstleistervertrag ab, welcher auch kleinere Projekte ohne Datentransfers in Form von Angeboten oder Emails umfasst.

Wie also in diesem Text wohl deutlich wurde, gibt es mittlerweile so viele Dienstleister, dass man schnell den Überblick verlieren kann. Das ist in der heutigen, digitalisierten Zeit auch keine Schande, jedoch sei an der Stelle noch einmal, unabhängig von allen besprochenen Tipps, die Empfehlung erwähnt, sich bei der Wahl eines Dienstleisters wirklich die Zeit zu lassen, die man benötigt, sodass man keine vorschnellen Entscheidungen trifft, die man im Nachhinein vielleicht sogar bereut- wie bei so vielem im gesamten Internet.

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Was genau bedeutet All-IP und was ist die IP-Telefonie?

IP steht für Internetprotokoll. Dabei handelt es sich um ein Netzwerkprotokoll, welches die Grundlage für die Kommunikation im Internet bildet. IP überträgt Informationen in Form von Datenpaketen, ganz im Gegensatz zum klassischen Telefonnetz: IP kann nicht nur im Internet surfen, sondern auch Sprache und Video in Echtzeit übertragen.

Die Vorteile auf einem Blick

Das Wichtigste ist eine einheitliche und kostengünstige Netzwerkverbindungstechnologie. Zukünftig benötigst du für die vollständige Kommunikation nur noch einen Netzwerkzugang. Mit diesem Zugang kannst du qualitativ hochwertige und gleichzeitig eine große Anzahl von Anrufen tätigen. Bei IP-Verbindungen hängt die maximale Anzahl gleichzeitiger Anrufe hauptsächlich von der Verbindungsbandbreite und der Anzahl der vom Provider bereitgestellten Telefonnummern ab.
Auch das Telefon ist flexibler geworden: Rufnummern können auf unterschiedliche Gerätetypen und Arbeitsplätze oder Standorte umgeleitet werden.
Unterstützen beide Endgeräte die HD-Voice-Technologie, also das Telefonieren in hoher Qualität, ist die Sprachqualität der All-IP-Verbindung sehr hoch. Tatsächlich gibt es kein Rauschen oder Nachhall mehr in der Leitung.

Worauf muss geachtet werden?

Damit die IP-Telefone im LAN normal funktionieren, muss ausreichend Bandbreite reserviert werden. Daher sollte das LAN auf mindestens 100 Mbit/s ausgelegt sein.

Wenn du deinen bisherigen Netzanbieter kündigst, achte bei der Wahl eines neuen Anbieters auf die Bereitstellung der erforderlichen Bandbreite und auf eine hohe Verfügbarkeit. Viele Anbieter empfehlen auch ein separates VLAN, also einem Virtual Local Area Network, für die Sprachkommunikation.

Achte beim Kauf eines neuen Systems immer darauf, dass es über IP-Fähigkeiten verfügt. Wenn dein aktuelles System bereits die interne IP-Verbindung für die Sprachübertragung nutzt, ist der Umstieg auf All-IP am einfachsten. Du kannst davon ausgehen, dass dein Endgerät oder die gesamte Telefonanlage nicht ausgetauscht werden muss und dein gesamtes Telefon problemlos auf einen All-IP-Anschluss umgestellt werden kann.

Unsere Empfehlung: All-IP in der Cloud

Eine mögliche Alternative ist der Umstieg auf den Service einer modernen Cloud-Telefonanlage, die deine eigene Hardware für den Betrieb der ISDN-Telefonanlage überflüssig macht. Als Kunde erhältst du eine virtuelle Telefonanlage aus dem Netz, die deine Bedürfnisse flexibel und schnell erfüllen kann.

Einzige Voraussetzung ist eine ausreichend große Netzwerkverbindung. Wenn du dich für All-IP in der Cloud entscheidest, profitierst du von einer sehr flexiblen und modernen Telefonvariante, denn die benötigte Anzahl an Konten lässt sich individuell gestalten. Benutzer können auch Anwendungen wie Videokonferenzen integrieren. Die Abrechnung erfolgt nach Nutzungsminuten, wodurch die Telefongebühren im Vergleich zu herkömmlichen ISDN-Anlagen deutlich reduziert werden.

Um den Betrieb und die Verfügbarkeit der Telefonanlage kümmert sich Stone-IT sehr gerne. Dadurch musst du die Abschaltung des ISDN-Netzes nicht fürchten. Denn mit der richtigen Technik und guten Vorbereitung, bietet dir All-IP viele Vorteile.

Kontaktier uns gerne telefonisch oder per Mail. Unsere Kontaktdaten findest du unter Kontakt – Stone-IT.

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