Warum digitales Vertragsmanagement?

Es gibt kein Wirtschaftsunternehmen, welches ohne Verträge auskommt. Egal ob wir von Vereinbarungen mit Zulieferern und Partnern, Telefonanbietern oder Versicherungen sprechen, bei jedem noch so kleinen Unternehmen kommt da doch einiges zusammen. Dadurch kann die smarte Vertragsverwaltung jedoch schnell zur Mammutaufgabe werden.

Bei Verträgen sollten immer auch Kosten, Fristen und die Erfüllung diverser Bestandteile im Auge behalten werden. Wer als Unternehmen seine Verträge nicht ständig im Blick hat, zahlt unbewusst drauf. Es kann z. B. passieren, dass sich veraltete, vielleicht mittlerweile unnötige Verträge automatisch verlängern, sofern die Kündigungsfrist nicht beachtet wurde. Zudem ist das Suchen nach einem bestimmten Dokument je nach Größe des Archivs und Qualität der Struktur sehr zeitintensiv. Doch auch bei einem ideal strukturierten Archiv fehlt oftmals der Überblick, dem ein digitales Vertragsmanagement entgegenwirkt.

Profit durch Zeit- und Geldersparnisse

Um die Bearbeitung, Verwaltung und Fristeinhaltung der Verträge sauber, effizient und schnell zu gestalten, kommst du fast nicht um eine Vertrags-Management-Software herum. Sie funktioniert ähnlich wie eine Dokumenten-Management-Software, vereinfacht also die Ablage, gewährleistet nur bestimmten Personen Zugriff und unterstützt dich mit seinen Funktionen bei der Verwaltung und täglichen Arbeit. Des Weiteren ist sie hilfreich, wenn es um das Erfüllen der wachsenden Anforderungen an die Compliance geht.

Wenn du die passende Lösung für ein Vertrags-Management-System suchst, solltest du besonders auf die jeweiligen Funktionen achten. Der individuelle Bedarf variiert je nach Branche, Größe und Komplexität des Vertragswesens innerhalb deines Unternehmens. Selbstverständlich ist das Integrieren einer neuen Software auch mit Investitionen verbunden, welche sich in der Regel jedoch schnell selbst refinanzieren.

Essenzielle Funktionen

Welche Vorteile eine gute Vertragsmanagement-Software mindestens mitbringen sollte, sehen wir uns nun genauer an: Sie sollte die Erstellung von Vertragsakten erleichtern und das Verwalten von Verträgen (inklusive Zugriffsmanagement) vereinfachen. Du solltest einen Überblick über sämtliche Vertragszyklen haben und Erinnerungen erhalten, wenn beispielsweise eine Kündigungsfrist droht abzulaufen. Des Weiteren sollte dein Repertoire um die Möglichkeit erweitert werden, Verträge rechtssicher digital abzuschließen oder zu verlängern. Im Allgemeinen wird auch dein Informationsfluss verbessert und gesetzliche und datenschutzrelevante Vorschriften werden automatisch eingehalten. Zudem solltest du neben einem smarten Fristenmanagement auch einen sog. Contract Management Lifecycle erhalten, also einen Überblick über den Vertragslebenszyklus.

Da du mittlerweile eine sehr breite Auswahl an Softwareanbietern auf dem Markt hast, sei an dieser Stelle noch einmal angemerkt, dass du im Vorfeld genau dokumentieren solltest, wie die einzelnen Arbeitsschritte und Abläufe bei dir derzeit laufen. So kristallisiert sich schnell heraus, an welchen Stellen du noch finanzielles oder zeitliches Potenzial liegen lässt.

Die Wichtigkeit, aber auch der Nutzen dieses Themas sollte nun klar geworden sein. Bei Unsicherheiten, was die konkrete Umsetzung angeht, ist es oft auch ratsam, sich an Experten zu wenden, um Fehler zu vermeiden und sich schneller im neuen System zurechtzufinden. Mit Sicherheit eine Investition, bei der du die Rendite schon sehr bald in Form von Arbeitszeit und entspannteren Abläufen in deinem Unternehmen merken wirst.

Kontaktiere uns gerne hier und lass uns darüber reden, wie wir dir helfen können, ein digitales Vertragsmanagement auch bei dir zu implementieren.

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Wenn ich an den IT-Bereich denke, dann habe ich immer große Gebäude mit vielen Menschen im Kopf. Die Stone-IT ist dagegen ein solides Mittelstandsunternehmen, welches vier Mitarbeiter beschäftigt und sich das Ziel gesetzt hat, die Region mit sicherer IT zu versorgen.

Mein erster Blick galt heute morgen dem Büro – Als ich reingekommen bin, hat man als erstes 4 Schreibtische mit Computern und Drehstühlen gesehen. Eine Küche mit einer Kaffeemaschine und einem Kühlschrank ist auch in das Büro integriert.

Mir wurde so gut wie alles gezeigt. 

In den ersten Stunden hat mir René, der Geschäftsführer der Stone -IT, verschiedene Softwareprogramme vorgestellt und erklärt. Des Weiteren habe ich an dem wöchentlichen Jour Fixe teilgenommen, eine Besprechung über die täglich anfallenden Aufgaben.

In der IT verkauft man z.B. Apple Geräte an verschiedene Unternehmen, wie z.B. Arztpraxen. Und wenn mit diesen Geräten mal etwas nicht stimmt, kümmert man sich entweder per Fernwartung  um das Problem oder man fährt zum Kunden, um sich das Problem vor Ort anzuschauen. Gerade schreibe ich meinen eigenen Blogeintrag und der macht so richtig Spaß !Ich bin schon gespannt, in welchen Themenbereichen ich noch Eindrücke sammeln kann und freue mich auf die noch verbleibenden Stunden.“

Liebe Leonie, vielen Dank, dass Du bei uns warst. Wir freuen uns, wenn Du uns demnächst wieder besuchst.

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Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Schnellere Prozesse, ein vernetztes Arbeiten, hohe Flexibilität, skalierbare Kosten und geringere Risiken sind tatsächlich nur fünf Vorteile, die der Umstieg mit sich bringt.
Deshalb kommen Unternehmen, die auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben und am Markt erfolgreich sein wollen, nicht um eine Cloud herum. 

Nur eine Alternative zur Datenspeicherung?

Eine Cloud bietet viel mehr, als nur große Datenmengen zu speichern. Moderne Lösungen bieten zum Beispiel das gemeinsame Arbeiten mehrerer Kollegen an einem Dokument oder der Datenabruf mittels Synchronisation von mehreren Geräten an, was für Mitarbeiter im Homeoffice oder Außendienst einen schnellen und unkomplizierten Zugriff ermöglicht.

Wie ist es mit dem Datenschutz?

Die fünf größten Anbieter auf dem Cloud-Markt kennt jeder: Google, Apple, Facebook, Amazon und Microsoft. Dabei handelt es sich um US-Konzerne, weshalb man hier besonders auf den Datenschutz achten muss. Daten, die auf US-Servern liegen, unterliegen auch den amerikanischen Gesetzen, was sich mit der DSGVO beißt. Eine Lösung hierfür wäre ein Anbieter, welcher auf lokale Speichervarianten setzt.

Deine nächsten Schritte…

Eine Cloud ist von einem Unternehmen heutzutage nicht mehr wegzudenken, weshalb es nun höchste Zeit ist, sich um dieses wichtige Thema zu kümmern, um am Markt bestehen zu bleiben.
Wir empfehlen daher folgende Vorgehensweise:

• Informier dich detailliert über alle Funktionen und Möglichkeiten der in Frage kommenden Lösungen. Die Beratung eines externen IT-Dienstleisters ist in hierbei sehr sinnvoll.
• Erstelle gemeinsam mit den Abteilungsleitern und/oder Mitarbeitern eine Liste aller Prozesse und Arbeitsabläufe.
• Prüfe, welche Vorgänge künftig auch über eine Cloud-Lösung abgebildet werden können und welche Vorteile dies bietet.
• Ruf uns an und hol dir Unterstützung bei der richtigen Wahl einer Cloud, um fatale Fehler zu vermeiden. 

Scheu dich nicht und nimm Kontakt zu uns auf. Wir freuen uns auf dich und helfen dir gerne weiter! 

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Ein junges Start-Up aus dem Herzen von Wuppertal sucht Unterstützung im Vertriebsbereich! Wir von der Stone-IT sind Ansprechpartner für:

• IT-Services
• Support für Apple
• Datensicherung
• Social Media Management
• Websites
• Digitalberatung

Wir freuen uns anderthalb Jahre nach unserer Gründung bereits über einen zufriedenen Kundenstamm. Für diese Produkte und Dienstleistungen benötigen wir weitere Kontakte und Aufträge aus sämtlichen Branchen.

Aufgaben

• eigenständige Akquise und Lead-Generierung 
• regelmäßiger Kundenkontakt und stetige Kundenpflege
• regelmäßiges Reporting 

Qualifikationen

• abgeschlossene Berufsausbildung
• eigenes Vertriebsnetzwerk
• hohe Affinität für Digitales
• positive Ausstrahlung und sicheres Auftreten
• Hands-on Mentalität für das gesamte Unternehmen

Was wir bieten

• ein junges und dynamisches Team 
• offen für neue Wege
• regelmäßige Teamevents
• flache Hierarchien und lockere Arbeitsatmosphäre
• immer ein offenes Ohr bei Fragen

René Steinmetzer freut sich über Deine Bewerbung mit Referenzen per Mail an kontakt@stone-it.gmbh. Bitte gib‘ den frühestmöglichen Eintrittstermin im Anschreiben an. 

Wir freuen uns auf Dich!

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In wechselnden Locations, wie hier im Kaffeehaus Solingen Gräfrath in der Nähe des Deutschen Klingemuseums, ist das Vernetzen immer mit Spaß und auch privaten Gesprächen verbunden!

Wir freuen uns, ein Teil des Netzwerks sein zu dürfen.

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𝐒𝐨𝐜𝐢𝐚𝐥 𝐦𝐞𝐝𝐢𝐚
Unser Social Media Team bestückt weiterhin die Konten unserer Kunden – das wird auch immer mehr in den letzten Wochen! Wir können bereits Kunden im Handwerk, der Veranstaltungsbranche, Sportvereine und Privatpersonen in diesem Bereich von unseren Leistungen überzeugen. Das macht uns und den Partnern Spaß!

𝐖𝐞𝐛𝐝𝐞𝐬𝐢𝐠𝐧
Auch im Bereich „Webdesign“ haben wir alle Hände voll zutun. Aktuell entstehen diverse Projekte, unter anderem ein umfangreicher Webshop für unseren Partner Local Life! 
Das Jahr 2⃣0⃣2⃣0⃣ läuft gut an!

𝐍𝐞𝐭𝐳𝐰𝐞𝐫𝐤, 𝐊𝐚𝐬𝐬𝐞𝐧 𝐮𝐧𝐝 𝐂𝐨.
Die Instandhaltung der Server- & Netzwerktechnik wird genauso immer intensiver genutzt wie die Einrichtung von modernen Kassensytemen über unseren Partner Copago. Gerade der Umweltbon ist durch die Aktualität sehr gefragt! 
Nebenbei wird noch unser Umzug in neue Räumlichkeiten geplant. Dazu aber später mehr. 

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