Ein Schlagwort der Digitalisierung, mit dessen Einsatz Prozesse beschleunigt, optimiert und automatisiert werden können und welches genau deshalb immer öfter zum Einsatz kommt, ist das digitale Vertragsmanagement. Auch weitere Vorteile wie erhöhte Transparenz und eine verbesserte Kostenstruktur sind Gründe, sich genauer mit dieser Methode zu befassen.
Warum digitales Vertragsmanagement?
Es gibt kein Wirtschaftsunternehmen, welches ohne Verträge auskommt. Egal ob wir von Vereinbarungen mit Zulieferern und Partnern, Telefonanbietern oder Versicherungen sprechen, bei jedem noch so kleinen Unternehmen kommt da doch einiges zusammen. Dadurch kann die smarte Vertragsverwaltung jedoch schnell zur Mammutaufgabe werden.
Bei Verträgen sollten immer auch Kosten, Fristen und die Erfüllung diverser Bestandteile im Auge behalten werden. Wer als Unternehmen seine Verträge nicht ständig im Blick hat, zahlt unbewusst drauf. Es kann z. B. passieren, dass sich veraltete, vielleicht mittlerweile unnötige Verträge automatisch verlängern, sofern die Kündigungsfrist nicht beachtet wurde. Zudem ist das Suchen nach einem bestimmten Dokument je nach Größe des Archivs und Qualität der Struktur sehr zeitintensiv. Doch auch bei einem ideal strukturierten Archiv fehlt oftmals der Überblick, dem ein digitales Vertragsmanagement entgegenwirkt.
Profit durch Zeit- und Geldersparnisse
Um die Bearbeitung, Verwaltung und Fristeinhaltung der Verträge sauber, effizient und schnell zu gestalten, kommst du fast nicht um eine Vertrags-Management-Software herum. Sie funktioniert ähnlich wie eine Dokumenten-Management-Software, vereinfacht also die Ablage, gewährleistet nur bestimmten Personen Zugriff und unterstützt dich mit seinen Funktionen bei der Verwaltung und täglichen Arbeit. Des Weiteren ist sie hilfreich, wenn es um das Erfüllen der wachsenden Anforderungen an die Compliance geht.
Wenn du die passende Lösung für ein Vertrags-Management-System suchst, solltest du besonders auf die jeweiligen Funktionen achten. Der individuelle Bedarf variiert je nach Branche, Größe und Komplexität des Vertragswesens innerhalb deines Unternehmens. Selbstverständlich ist das Integrieren einer neuen Software auch mit Investitionen verbunden, welche sich in der Regel jedoch schnell selbst refinanzieren.
Essenzielle Funktionen
Welche Vorteile eine gute Vertragsmanagement-Software mindestens mitbringen sollte, sehen wir uns nun genauer an: Sie sollte die Erstellung von Vertragsakten erleichtern und das Verwalten von Verträgen (inklusive Zugriffsmanagement) vereinfachen. Du solltest einen Überblick über sämtliche Vertragszyklen haben und Erinnerungen erhalten, wenn beispielsweise eine Kündigungsfrist droht abzulaufen. Des Weiteren sollte dein Repertoire um die Möglichkeit erweitert werden, Verträge rechtssicher digital abzuschließen oder zu verlängern. Im Allgemeinen wird auch dein Informationsfluss verbessert und gesetzliche und datenschutzrelevante Vorschriften werden automatisch eingehalten. Zudem solltest du neben einem smarten Fristenmanagement auch einen sog. Contract Management Lifecycle erhalten, also einen Überblick über den Vertragslebenszyklus.
Da du mittlerweile eine sehr breite Auswahl an Softwareanbietern auf dem Markt hast, sei an dieser Stelle noch einmal angemerkt, dass du im Vorfeld genau dokumentieren solltest, wie die einzelnen Arbeitsschritte und Abläufe bei dir derzeit laufen. So kristallisiert sich schnell heraus, an welchen Stellen du noch finanzielles oder zeitliches Potenzial liegen lässt.
Die Wichtigkeit, aber auch der Nutzen dieses Themas sollte nun klar geworden sein. Bei Unsicherheiten, was die konkrete Umsetzung angeht, ist es oft auch ratsam, sich an Experten zu wenden, um Fehler zu vermeiden und sich schneller im neuen System zurechtzufinden. Mit Sicherheit eine Investition, bei der du die Rendite schon sehr bald in Form von Arbeitszeit und entspannteren Abläufen in deinem Unternehmen merken wirst.
Kontaktiere uns gerne hier und lass uns darüber reden, wie wir dir helfen können, ein digitales Vertragsmanagement auch bei dir zu implementieren.