Datenintegrität? Wofür genau?

Unter dem Begriff der Datenintegrität können sich die wenigsten Unternehmer etwas vorstellen. Zu sperrig, zu kompliziert oder zu langweilig lautet dann oft die Begründung, weshalb sie sich noch nicht genauer damit befasst haben. Langfristig werden sie dennoch wohl nicht mehr darum herumkommen, denn Datenintegrität ist an sämtlichen Stellen sinnvoll, wo es Datensammlungen gibt.

Da hierfür ein gewisses Grundverständnis von Nöten ist, sei hier einmal ein simples Beispiel aus der Praxis skizziert: Hast du vielleicht bei dir in der Firma die Kundendaten noch nicht digitalisiert? Nutzt du mehrere Schränke voller Ordner mit Akten deiner Kundendaten? Auch den organisiertesten Menschen geht dort mal eine Akte verloren, die Kundendaten sind vielleicht veraltet, man greift zum Teil auf handschriftliche, aber unleserliche Ergänzungen zurück und gibt es unautorisierte Personen, die ohne weiteres selbstständig Änderungen vornehmen können?

In all diesen Fällen ist keine Datenintegrität gewährleistet. Dadurch ergibt sich der Nachteil, dass deine Geschäftsprozesse negativ beeinflusst werden können, z. B. wenn du deine Mails an die veraltete Mailadresse des Kunden schickst. Aber auch wenn du dir deine Kunden nicht vormerkst und dich ihm zum Beispiel zweimal vorstellst, hinterlässt du schnell einen schlechten Eindruck.

Was bedeutet eigentlich Datenintegrität?

Allgemein kann man Datenintegrität unter der Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit von Daten definieren. Da viele routinemäßigen Geschäftsprozesse von der Datenintegrität abhängen, aber auch diverse wichtige Entscheidungen auf Basis der Daten getroffen werden, sollten Gültigkeit und Genauigkeit der Daten zu jeder Zeit sichergestellt sein.

Im Zusammenhang der Datenintegrität werden manche Begriffe oft vermischt. Davon ist jedoch abzuraten, da ihre Bedeutungen fundamentale Unterschiede aufweisen. Setzen wir uns wissenschaftlich mit der Datenintegrität auseinander, so lässt sich diese in die Oberbegriffe Datenkonsistenz, Datensicherheit und Datenschutz aufteilen, welche sich wie folgt definieren:

• Datenkonsistenz entspricht der logischen Richtigkeit der Daten. Eingebrachte Daten müssen also vorher festgelegten Regeln entsprechen, der Fachbegriff hierfür lautet „semantische Integrität“
• Die Datensicherheit bedeutet, dass die Daten vor Verlust, Schaden oder unbefugtem Zugriff geschützt sind. Um das Ziel, eine kontinuierliche Datensicherung, zu erreichen, sollten potentielle Gefahren wie Fehler in der Bedienung oder technische Fehler beachtet und kalkuliert werden
• Durch den Datenschutz soll der Missbrauch von Daten verhindert werden. Personenbezogene Daten sind zu schützen, um die Privatsphäre der Personen zu wahren. Hierbei helfen technisch-organisatorische Prozesse

Dem ein oder anderen mag sich nun die Frage stellen, wie er dieses Wissen nun für sich und sein Unternehmen umsetzen kann und was es dabei zu beachten gilt.

Eine wichtige Voraussetzung hierbei ist es, von einer analogen auf eine digitale Datenverwaltung zu wechseln. Diese Notwendigkeit lässt sich an vielen Beispielen begründen, zwei davon wären:

• In der aktuell sehr unsicheren Pandemielage kann es sinnvoll oder sogar verpflichtend sein, seine Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken. Kritisch wird die Situation für sie aber, wenn dies nicht möglich ist, z.B da sie zuhause nicht auf sämtlichen relevanten Daten zurückgreifen können.
• Sollte in deinem Firmensitz einmal ein Feuer ausbrechen und die analogen Daten in Flammen aufgehen, wäre deine Firma direkt handlungsunfähig.

Das zweite Szenario kann auch bei einem digitalisierten Datensystem der Fall sein, sofern deine Daten lediglich am Firmensitz gespeichert sind und keine weiteren Kopien, z.B in der Cloud oder in einem externen Speicher existieren. In diesem Fall, sowohl bei der digitalen, als auch bei der analogen Variante, liegt ein Verstoß gegen die körperliche Unversehrtheit der Daten vor. Die digitale Datenverwaltung bringt zudem den Vorteil mit sich, dass die notwendigen Kopien deutlich einfacher zu erstellen sind.

Datenintegrität bei dir umsetzen

Die grundlegende Maßnahme bei der Umsetzung ist die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems, wodurch die Datenintegrität über einen gesamten Lebenszyklus hinweg gewährleistet wird. Jedoch ist die Datenverwaltung oftmals verstrickt: Zwar wird die Technologie rund um Datenbanken immer durchdachter, wird jedoch zum Teil bei der großen Flut an neuen Daten ans Limit gebracht. Praktischerweise können die komplexen Datenprozesse durch eine weitestgehende Automatisierung von Routineaufgaben wie Skriptausführungen oder Zustandsprüfungen deutlich vereinfacht werden. Zudem hilft eine Automatisierung die gesetzlichen Vorschriften, wie die DSGVO, einzuhalten.

Neben der Automatisierung sollte zudem ein qualitatives Monitoring zur Überwachung der Datenbankleistungen installiert werden, um zu gewährleisten, dass alle definierten Prozesse zur Datenintegrität reibungslos ablaufen. Das Monitoring ermöglicht durch Echtzeitdaten, Analysen und Informationen zu allen der Datenbank ein umfassendes Bild.

Weitere wichtige Faktoren

Nach der Einführung des Daten-Management-Systems kannst du weitere Schritte zur Datenintegrität angehen, die da wären:

• Datenvalidierung, sprich die Überprüfung eingegebener Daten auf Korrektheit. Auch Datensätze sollten validiert und Duplikate entfernt werden. Für diese Arbeit gibt es spezielle Softwaretools.
• Ein Datenbackup, welches funktioniert und gut geschützt ist, ist einer der wichtigsten Schritte zur Datenintegrität. Achte hierbei auf die Häufigkeit, den Speicherort und den Speichertyp des Backups.
• Zugriffsbeschränkungen um unautorisierte Bearbeitungen zu verhindern. Vergibst du Zugriffsrechte, lassen sich beabsichtigte, aber auch unbeabsichtigte Fehler vermeiden.
• Das Log-Management sorgt dafür, dass du stets einen Überblick über deine Daten behältst. Es vermerkt, wer und wann Daten hinzufügt, geändert oder gelöscht werden, ähnlich wie beim Management von Big Data.
• Vermeidung von Übertragungsfehlern. Da Daten über die verschiedensten Geräte und zum Teil auch über verschiedene Systeme laufen, wobei bei der Übertragung Fehler passieren können, z.B. eine unvollständige Übertragung. Auch hierfür gibt es spezielle Prüfmechanismen.

Es gibt also eine große Anzahl an Hebeln, die zur Datenintegrität beitragen können. Bei einem reibungslos funktionierenden System kann jede Einzelheit überwacht werden und eine unabhängige Verifizierung der Vorgänge im Netzwerk ist umsetzbar.

Hilfreicher Expertenrat zur Unterstützung

Wenn du die Wichtigkeit der Datenintegrität jetzt erkannt hast, dich aber von der Komplexität des Themas überfordert fühlst und eine Umstellung nicht nur allein deinem IT-Beauftragten zumuten möchtest, dann gibt es die Option, sich von einem IT-Experten genau zu diesem Thema beraten zu lassen. Unsere Experten helfen Unternehmen bei den ersten Schritten zur Digitalisierung oder setzen den bereits begonnen Weg mit ihnen gemeinsam fort. Nimm gerne zu uns Kontakt auf und erhalte in einem Beratungsgespräch erste Informationen darüber, wie du die behandelten Themen bei dir umsetzen kannst!

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Die Notwendigkeit der Verschlüsselung

Den meisten von uns fällt, wenn wir kurz nachdenken, der ein oder andere Fall von Skandalen im Bereich des Datenschutzes ein, die prominentesten Beispiele dürften der iCloud-Leak aus dem Jahr 2014 mit den zahlreichen öffentlich gewordenen Nacktbildern verschiedenster Prominenter oder der Hackerangriff auf die Plattform Yahoo im Jahr 2012, welche sich dem Ausmaß dieser Attacke erst drei Jahre später bewusst werden konnte, sein. Oder das Bekanntwerden von Passwörtern und Emailadressen von Millionen Nutzern des Datei-Hostingdienstes Dropbox im Jahr 2016, ebenfalls durch Hacker verursacht. Oder, oder, oder.. 

All diese Vorfälle lassen sich auf (leider) erfolgreiche Angriffe auf Cloud-Lösungen zurückführen, sodass der Ruf dieser Technologie immer noch sehr stark beschädigt ist. Fest steht aber auch, dass gerade diese Möglichkeit der Datennutzung immer mehr in den Trend kommt, da sich fast keiner den zumindest in der Theorie praktischen Dienst von Amazon, Google, Microsoft etc. entgehen lassen möchte. Dementsprechend sollte die Frage, die wir uns im Bezug zur Cloud stellen, wohl eher nicht lauten, ob man dieses Angebot nutzt, sondern wie man seine Daten in der Cloud am Besten schützt.  

Verantwortung der Anbieter

Viele Unternehmen schrecken noch zu sehr vor dem Horrorszenario schlechthin, dem Datenverlust durch einen externen Angriff, zurück und bevorzugen „security as a service“ gegenüber den Möglichkeiten einer Cloud. Dennoch ist wohl kaum abstreitbar, dass die Zukunft den Cloud-Lösungen gehört. Die Vorteile, unter anderem die deutlich vereinfachte Zusammenarbeit von Teams, wird wohl jedes Unternehmen für sich nutzen können wollen. 

Dementsprechend ist es für Geschäftsführer und technische Leiter essentiell, sich in das Thema Cloudsicherheit einzuarbeiten. Es ist ratsam, sensible Daten zusätzlich auf dem Weg ins Rechenzentrum zu schützen, sollten Cloudanbieter ihrer Pflicht, die Sicherheit der Daten durch gängige Verschlüsselungsverfahren zu gewährleisten, nicht nachkommen können. 

Gängige Verschlüsselungsverfahren

Die Krux bei selbstständiger Einarbeitung in dieses Thema ist die Komplexität der meisten Kürzel von Verschlüsselungsverfahren. Wenn du also als Laie einfach nach „Verschlüsselungsverfahren“ recherchierst, wirst du wohl auf kryptische Abkürzungen wie TLS (Transport Layer Security), dessen Vorgänger SSL(Secure Sockets Layer) oder dem Algorithmus AES (Advanced Encryption Standard) stoßen. 

Ganz grundsätzlich lässt sich festhalten: Verschlüsselungsverfahren werden seit jeher in symmetrische und asymmetrische Kryptoverfahren eingeteilt. Zusätzlich gibt es die sog. Hybrid-Kryptoverfahren, welche Funktionen aus anderen Verschlüsselungsverfahren nutzen. Technisch betrachtet verfolgt dieses Verfahren den Zweck, einen Ausgangstext vor einem unbefugten Datenzugriff zu schützen. Dazu werden einer oder auch mehrere Schlüssel verwendet, welche die Identität von Sender und Empfänger abgleichen. Passen die Schlüssel zueinander, wird dem Empfänger – so die Idee – der Zugriff auf die Inhalte gewährt. 

Datenverwaltung – aber sicher! 

Resultierend aus dem bisher Beobachteten werden uns die meisten von euch sicher zustimmen, dass in der Zeit so gut wie kein Weg an einem zusätzlichen Verschlüsselungsverfahren vorbeiführt, wenn du deine Unternehmensdaten sichern möchtest. Cloudanbieter selbst werden aufgrund ihres Selbstverständnisses von „Zero-Knowledge“ keinen Zugriff auf deine Daten erhalten, und dennoch können diese bereits auf dem Weg in die Cloud abhandenkommen und schlimmstenfalls von Dritten eingesehen werden. 

Daher ist es ratsam, sämtliche Passwörter angemessen zu verwalten, denn solltest du einmal den Zugang zu den Daten in der Cloud verlieren, wirst du an diese nicht mehr herankommen. Auch der Clouddienst wird dir nicht weiterhelfen können, denn auch bei ihm kommt nur die verschlüsselte Version an. 

Verschlüsselungsverfahren: Eine Ergänzung! 

Um deine Daten zu sichern, kannst diese also bereits verschlüssseln, bevor sie in der Cloud ankommen. Die Verschlüsselungslösungen, auf die du hier zurückgreifen kannst, werden auf dem Endgerät installiert und im Anschluss mit dem gewählten Speicherdienst verknüpft. 

Durch diese Tools nutzt du Verfahren wie z.B den bereits vorher erwähnten Advanced Encryption Standard (AES), um deine Daten sicher zu verschlüsseln. Bekannte Anbieter für diese Verschlüsselungslösungen sind z.B Cryptmator oder Boxcryptor. Im Prinzip funktionieren alle ähnlich, sodass sie sie einen ähnlich hohen Standard an Sicherheit gewährleisten können. 

Verschlüsselungsverfahren für dich nutzen

Cloudlösungen für sich zu nutzen liegt also nicht nur im Trend, sondern bietet einem Unternehmen auch massive Vorteile, wie die deutlich einfachere Zusammenarbeit von Teams oder einen geringeren administrativen Aufwand für deine gesamte IT-Abteilung. Dennoch gibt es einige Faktoren, die du zu deiner eigenen Datensicherheit beachten solltest. Gerne unterstützen wir dich und dein Unternehmen dabei, eine Cloudlösung erfolgreich zu implementieren.

Kontaktiere uns gerne HIER. Wir freuen uns auf dich!

Der Beitrag Cloudlösungen – den vermeintlichen Fluch zum Segen machen! erschien zuerst auf Stone-IT.