Bei einem Handy der Marke Android ist beispielsweise ein Google-Konto notwendig, um sich neue Apps herunterladen zu können. Ähnlich verhält es sich beim Konkurrenten Apple, diese setzen eine Apple-ID voraus und nehmen praktischerweise auch direkt Apple-Email-Adressen an.

Im Anschluss soll es nun darum gehen, wie du dieses Vorhaben ganz einfach für dich umsetzen kannst und noch nicht mal deinen Mac verwenden musst, sondern auch dein iPhone oder iPad zur Hand nehmen kannst.

E-Mail über den Mac einrichten

Wer sich dazu entscheidet, sich seine Mailadresse über den Mac einzurichten, sollte diesen zunächst ganz normal hochfahren und am oberen Bildschirmrand das Apple-Logo auswählen.

Im Anschluss gilt es, den Punkt „Apple-ID“ und direkt danach „iCloud“ (Seitenleiste) anzuklicken. Bei den verschiedenen Diensten, welche sich nun auftun werden, wählen wir den Punkt „Mail“, indem wir einen Haken setzen. Nach dem Bestätigen auf „OK“ und dem „Erstellen“ kannst du dich jetzt bereits ranmachen, die Adresse zu erstellen.

Wer sich an alle Punkte gehalten hat, sollte bereits jetzt auf eine fertige Emailadresse zugreifen können und auch bereits von einer Bestätigungsmail von Apple begrüßt werden.

Die Variante über das iPhone/iPad

Selbstverständlich werden auch iPhone/iPad-Nutzer nicht im Stich gelassen.

Möchte man sich über eines dieser Geräte eine Emailadresse einrichten, führt der erste Weg nach dem Entsperren in die „Einstellungen“-App, in welcher zunächst der eigene Account und im Anschluss die Schaltfläche „iCloud“ ausgewählt werden müssen. Jetzt sollte einem ein Schieberegler mit der Aufschrift „Email“ angezeigt werden. Dieser ist automatisch deaktiviert, sofern die Mailadresse noch nicht verknüpft wurde. Diesen Regler verstellen wir also einmal nach rechts, bevor wir die Mailadresse mit einem simplen Tippen auf „OK“ erstellen.

Nun sollte das Anlegen bereits geglückt sein, die Mailadresse wird automatisch mit dem iPhone/iPad verknüpft und in seinem neuen Emailfach findet man auch bereits eine Begrüßungsmail von Apple, um sich zurechtzufinden.

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Datenintegrität? Wofür genau?

Unter dem Begriff der Datenintegrität können sich die wenigsten Unternehmer etwas vorstellen. Zu sperrig, zu kompliziert oder zu langweilig lautet dann oft die Begründung, weshalb sie sich noch nicht genauer damit befasst haben. Langfristig werden sie dennoch wohl nicht mehr darum herumkommen, denn Datenintegrität ist an sämtlichen Stellen sinnvoll, wo es Datensammlungen gibt.

Da hierfür ein gewisses Grundverständnis von Nöten ist, sei hier einmal ein simples Beispiel aus der Praxis skizziert: Hast du vielleicht bei dir in der Firma die Kundendaten noch nicht digitalisiert? Nutzt du mehrere Schränke voller Ordner mit Akten deiner Kundendaten? Auch den organisiertesten Menschen geht dort mal eine Akte verloren, die Kundendaten sind vielleicht veraltet, man greift zum Teil auf handschriftliche, aber unleserliche Ergänzungen zurück und gibt es unautorisierte Personen, die ohne weiteres selbstständig Änderungen vornehmen können?

In all diesen Fällen ist keine Datenintegrität gewährleistet. Dadurch ergibt sich der Nachteil, dass deine Geschäftsprozesse negativ beeinflusst werden können, z. B. wenn du deine Mails an die veraltete Mailadresse des Kunden schickst. Aber auch wenn du dir deine Kunden nicht vormerkst und dich ihm zum Beispiel zweimal vorstellst, hinterlässt du schnell einen schlechten Eindruck.

Was bedeutet eigentlich Datenintegrität?

Allgemein kann man Datenintegrität unter der Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit von Daten definieren. Da viele routinemäßigen Geschäftsprozesse von der Datenintegrität abhängen, aber auch diverse wichtige Entscheidungen auf Basis der Daten getroffen werden, sollten Gültigkeit und Genauigkeit der Daten zu jeder Zeit sichergestellt sein.

Im Zusammenhang der Datenintegrität werden manche Begriffe oft vermischt. Davon ist jedoch abzuraten, da ihre Bedeutungen fundamentale Unterschiede aufweisen. Setzen wir uns wissenschaftlich mit der Datenintegrität auseinander, so lässt sich diese in die Oberbegriffe Datenkonsistenz, Datensicherheit und Datenschutz aufteilen, welche sich wie folgt definieren:

• Datenkonsistenz entspricht der logischen Richtigkeit der Daten. Eingebrachte Daten müssen also vorher festgelegten Regeln entsprechen, der Fachbegriff hierfür lautet „semantische Integrität“
• Die Datensicherheit bedeutet, dass die Daten vor Verlust, Schaden oder unbefugtem Zugriff geschützt sind. Um das Ziel, eine kontinuierliche Datensicherung, zu erreichen, sollten potentielle Gefahren wie Fehler in der Bedienung oder technische Fehler beachtet und kalkuliert werden
• Durch den Datenschutz soll der Missbrauch von Daten verhindert werden. Personenbezogene Daten sind zu schützen, um die Privatsphäre der Personen zu wahren. Hierbei helfen technisch-organisatorische Prozesse

Dem ein oder anderen mag sich nun die Frage stellen, wie er dieses Wissen nun für sich und sein Unternehmen umsetzen kann und was es dabei zu beachten gilt.

Eine wichtige Voraussetzung hierbei ist es, von einer analogen auf eine digitale Datenverwaltung zu wechseln. Diese Notwendigkeit lässt sich an vielen Beispielen begründen, zwei davon wären:

• In der aktuell sehr unsicheren Pandemielage kann es sinnvoll oder sogar verpflichtend sein, seine Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken. Kritisch wird die Situation für sie aber, wenn dies nicht möglich ist, z.B da sie zuhause nicht auf sämtlichen relevanten Daten zurückgreifen können.
• Sollte in deinem Firmensitz einmal ein Feuer ausbrechen und die analogen Daten in Flammen aufgehen, wäre deine Firma direkt handlungsunfähig.

Das zweite Szenario kann auch bei einem digitalisierten Datensystem der Fall sein, sofern deine Daten lediglich am Firmensitz gespeichert sind und keine weiteren Kopien, z.B in der Cloud oder in einem externen Speicher existieren. In diesem Fall, sowohl bei der digitalen, als auch bei der analogen Variante, liegt ein Verstoß gegen die körperliche Unversehrtheit der Daten vor. Die digitale Datenverwaltung bringt zudem den Vorteil mit sich, dass die notwendigen Kopien deutlich einfacher zu erstellen sind.

Datenintegrität bei dir umsetzen

Die grundlegende Maßnahme bei der Umsetzung ist die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems, wodurch die Datenintegrität über einen gesamten Lebenszyklus hinweg gewährleistet wird. Jedoch ist die Datenverwaltung oftmals verstrickt: Zwar wird die Technologie rund um Datenbanken immer durchdachter, wird jedoch zum Teil bei der großen Flut an neuen Daten ans Limit gebracht. Praktischerweise können die komplexen Datenprozesse durch eine weitestgehende Automatisierung von Routineaufgaben wie Skriptausführungen oder Zustandsprüfungen deutlich vereinfacht werden. Zudem hilft eine Automatisierung die gesetzlichen Vorschriften, wie die DSGVO, einzuhalten.

Neben der Automatisierung sollte zudem ein qualitatives Monitoring zur Überwachung der Datenbankleistungen installiert werden, um zu gewährleisten, dass alle definierten Prozesse zur Datenintegrität reibungslos ablaufen. Das Monitoring ermöglicht durch Echtzeitdaten, Analysen und Informationen zu allen der Datenbank ein umfassendes Bild.

Weitere wichtige Faktoren

Nach der Einführung des Daten-Management-Systems kannst du weitere Schritte zur Datenintegrität angehen, die da wären:

• Datenvalidierung, sprich die Überprüfung eingegebener Daten auf Korrektheit. Auch Datensätze sollten validiert und Duplikate entfernt werden. Für diese Arbeit gibt es spezielle Softwaretools.
• Ein Datenbackup, welches funktioniert und gut geschützt ist, ist einer der wichtigsten Schritte zur Datenintegrität. Achte hierbei auf die Häufigkeit, den Speicherort und den Speichertyp des Backups.
• Zugriffsbeschränkungen um unautorisierte Bearbeitungen zu verhindern. Vergibst du Zugriffsrechte, lassen sich beabsichtigte, aber auch unbeabsichtigte Fehler vermeiden.
• Das Log-Management sorgt dafür, dass du stets einen Überblick über deine Daten behältst. Es vermerkt, wer und wann Daten hinzufügt, geändert oder gelöscht werden, ähnlich wie beim Management von Big Data.
• Vermeidung von Übertragungsfehlern. Da Daten über die verschiedensten Geräte und zum Teil auch über verschiedene Systeme laufen, wobei bei der Übertragung Fehler passieren können, z.B. eine unvollständige Übertragung. Auch hierfür gibt es spezielle Prüfmechanismen.

Es gibt also eine große Anzahl an Hebeln, die zur Datenintegrität beitragen können. Bei einem reibungslos funktionierenden System kann jede Einzelheit überwacht werden und eine unabhängige Verifizierung der Vorgänge im Netzwerk ist umsetzbar.

Hilfreicher Expertenrat zur Unterstützung

Wenn du die Wichtigkeit der Datenintegrität jetzt erkannt hast, dich aber von der Komplexität des Themas überfordert fühlst und eine Umstellung nicht nur allein deinem IT-Beauftragten zumuten möchtest, dann gibt es die Option, sich von einem IT-Experten genau zu diesem Thema beraten zu lassen. Unsere Experten helfen Unternehmen bei den ersten Schritten zur Digitalisierung oder setzen den bereits begonnen Weg mit ihnen gemeinsam fort. Nimm gerne zu uns Kontakt auf und erhalte in einem Beratungsgespräch erste Informationen darüber, wie du die behandelten Themen bei dir umsetzen kannst!

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Als Geschäftsprozesse bezeichnet man im Allgemeinen zusammenhängende Tätigkeiten, welche schrittweise ausgeführt werden um am Ende ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen oder ein Endprodukt vorzustellen. Diese laufen am Ende immer auf eine Steigerung der Wertschöpfung als Ziel hinaus. 

Durch die Digitalisierung dieser Geschäftsprozesse nutzen bereits jetzt viele Firmen die Möglichkeiten unserer heutigen Zeit und können so große Zeitersparnisse verzeichnen. Als einfaches Beispiel sei hier einmal der Ablauf eines Urlaubsantrages skizziert: Dieser wird in der Regel durch einen Mitarbeiter ausgefüllt und an den Abteilungsleiter weitergeleitet, was, je nach Unternehmen, noch mit Stift und Papier erfolgt. Im Anschluss wird dieser Antrag mit den Arbeitszeiten der weiteren Arbeitnehmer abgeglichen und je nach Verfügbarkeit genehmigt. Also geht dieses Dokument wieder zurück an die Personalabteilung. Hier könnten Firmen durch die Digitalisierung alleine schon durch die gesparte Zeit, die man durch digitale Prozesse erlangt, profitieren. 

Hier kann es von Vorteil sein, sich professionelle Unterstützung heranzuholen. Diese wird dir bei dieser großen, auf lange Sicht jedoch notwendigen Aufgabe mit seiner Expertise zur Seite stehen und dich bei der Frage der Umsetzbarkeit und der wirtschaftlich betrachtet sinnvollsten Reihenfolge unterstützen. 

Die Bedeutung für Sie und Ihr Unternehmen

Um wettbewerbsfähig zu bleiben stellen effiziente Geschäftsprozesse die Grundlage eines jeden Unternehmens dar. In diesem Fall bedeutet Digitalisierung, analoge Informationen digital zur Verfügung zu stellen und analoge Arbeitsschritte ebenfalls ins Digitale zu verlagern. Bestes Beispiel ist die Eingangsrechnungsverarbeitung. Um die Automatisierung einfach umzusetzen und Mehrfacharbeit zukünftig zu vermeiden, sind Buchungsdaten klar zu benennen. 

Grundsätzlich lässt sich hier also festhalten, dass Digitalisierung und Automatisierung bei wiederkehrenden Prozessen und mehreren Beteiligten zum Schlüsselfaktor werden. Ohne festen Arbeitsablauf kann hier schnell Chaos ausbrechen, zuständige Personen verlieren den Überblick, leisten sich dadurch schwerwiegende Fehler oder verlieren wertvolle Zeit. Hier erkennt der neutrale Beobachter wieder die Notwendigkeit der Digitalisierung für jedes seriöse Unternehmen. Ein reibungsloser Ablauf, bei dem bereits vorher potentielle Fehlerquellen ausgemerzt werden konnten, spart Zeit und dadurch Geld.

Die Digitalstrategie

Wenn du nun also die Zeichen der Zeit für dein Unternehmen erkannt hast, benötigst du zunächst eine umfangreiche und vor allem individuelle Digitalstrategie. Bei der konkreten Umsetzung kann ein kompetenter Partner viel Aufwand und mögliche Fehler ersparen. So wird zum Beispiel durch die bewährte Workflow-Analyse eine aktuelle Bestandsaufnahme angefertigt, in welcher alle IT-Systeme, Arbeitsabläufe sowie deine Geschäftsprozesse durchleuchtet und nach Potentialen und Umsetzbarkeit bewertet werden, aber auch möglicherweise kritische Parameter berücksichtigt werden. 

Leitfragen sollten dementsprechend zu Beginn des Digitalisierungsprozesses sein, welche Geschäftsprozesse in deinem Unternehmen vorgehen, auf welche personellen, technischen oder finanziellen Hindernisse du stoßen könntest und wie groß das Digitalisierungspotential im Allgemeinen ist. Des Weiteren solltest du selbstverständlich mögliche Investitionen ins Verhältnis mit der daraus zu gewinnenden Rentabilität setzen.

Durch die Analyse des Ist-Zustandes entsteht also eine im Idealfall deine eigene Soll-Vorstellung, woraus eine individuelle Digitalstrategie resultiert, in deren Rahmen du deine Möglichkeiten transparent vor dir hast, um die nächsten sinnvollen Schritte abwägen zu können. 

Die Umsetzung für deine Prozesse

Auch bei der Umsetzung deiner Strategie gilt es viele relevante Faktoren zu beachten. Möglicherweise wird durch diese in bereits etablierte Prozesse eingegriffen, sodass Mitarbeiter informiert und ggf. auch geschult werden müssen. Dementsprechend kann es sinnvoll sein, die Strategie zunächst schrittweise umzusetzen, um Mitarbeiter an die Umstellungen zu gewöhnen. Es kann ein schmaler Grat zwischen dem Umgewöhnen deines Personals, aber auch dem effizienten Nutzen der Zeit, ohne sich unnötig lange an Umstellungen aufzuhalten, werden. Durch die durchgängige Automatisierung gewährleistest du jedoch eine dauerhafte Verbesserung der Effizienz und Qualität deiner Prozesse. 

Mit der Digitalisierung wirst du Dokumente und den daraus resultierenden Dokumentenaustausch Schritt für Schritt ablösen. Dabei kann auch ein Dokumenten-Management-System helfen, da sich mit der fortlaufenden Digitalisierung mit der Zeit auch immer mehr Möglichkeiten der Effizienz für dich und dein Unternehmen ergeben. 

Deine Vorteile

Letzten Endes gibt es viele Möglichkeiten, deine Geschäftsprozesse zu optimieren, jede hat ihre Vor- und Nachteile, doch schon jetzt ist sicher: Wer den Trend der Digitalisierung verschläft wird früher oder später vom Markt abgehängt. Dementsprechend solltest du genau JETZT die Gelegenheit nutzen, dein Unternehmen zu digitalisieren, um von den Vorteilen zu profitieren und im Wettbewerb mithalten zu können. 

Wir können dich dabei unterstützen die idealen Lösungen für dein Unternehmen zu formulieren und helfen dir, dein Arbeitsumfeld modern, fortschrittlich und flexibel zu gestalten. 

Auch der Datenschutz ist ein wichtiger Faktor, den du mit der Digitalisierung erreichen wirst. In unserem Programm findest du also auch eine umfassende Beratung zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie zur ebenfalls relevanten Emailarchivierung.

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