Ein Datenschützer ist für die Überwachung und Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze verantwortlich. Er sorgt dafür, dass die Praxis alle erforderlichen Maßnahmen ergreift, um die Sicherheit und Integrität der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dazu gehört beispielsweise die Durchführung von Datenschutz-Audits, die Erstellung von Datenschutzrichtlinien und die Schulung des Personals.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die betriebliche Website. Es ist unerlässlich, dass die Praxis eine Datenschutzerklärung auf ihrer Website bereitstellt, die die Art, den Umfang und die Zwecke der erhobenen personenbezogenen Daten erläutert. Auch muss die Praxis sicherstellen, dass die Datenübertragung und -speicherung gemäß den geltenden Gesetzen und Bestimmungen erfolgt.

Um den Datenschutz in der Praxis sicherzustellen, sind verschiedene Formulare erforderlich. Dazu gehören unter anderem:

• Einwilligungserklärungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten
• Widerrufsformulare für bereits erteilte Einwilligungen
• Mitteilungen über Datenpannen
• Formulare zur Löschung oder Sperrung personenbezogener Daten

Insgesamt ist der Datenschutz in ästhetischen Privatpraxen von großer Bedeutung. Ein Datenschützer kann dabei helfen, die geltenden Gesetze und Bestimmungen einzuhalten und die Privatsphäre und Datensicherheit der Patienten sowie der Praxis sicherzustellen.

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Eine unserer bevorzugten Lösungen in diesem Bereich ist die Verwendung von Pixelmedics Software in Kombination mit Apple Hardware. Pixelmedics ist eine leistungsstarke Praxissoftware, die speziell für ästhetische Praxen entwickelt wurde. Sie bietet eine Vielzahl von Funktionen, von der Patientenverwaltung bis hin zur Abrechnung und Rechnungsstellung.

Die Verwendung von Apple Hardware, wie Macs und iPads, ermöglicht es uns, eine intuitiv bedienbare und benutzerfreundliche Lösung anzubieten. Dies ist besonders wichtig, da Ärzte und Mitarbeiter in ästhetischen Praxen oft wenig Zeit haben und schnell auf Informationen zugreifen müssen.

Durch die Verwendung von Pixelmedics Software und Apple Hardware können wir ästhetischen Praxen eine Lösung anbieten, die nicht nur leistungsstark ist, sondern auch äußerst benutzerfreundlich. Dies erleichtert die Arbeit der Ärzte und Mitarbeiter und ermöglicht es ihnen, sich auf ihre Patienten zu konzentrieren.

Insgesamt sind wir überzeugt, dass die Verbindung von Pixelmedics Software und Apple Hardware die beste Wahl für ästhetische Privatpraxen ist. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihnen bei der Einrichtung einer solchen Lösung zu helfen und Ihnen bei allen Fragen rund um IT in Ihrer Praxis zur Seite zu stehen.

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Warum digitales Vertragsmanagement?

Es gibt kein Wirtschaftsunternehmen, welches ohne Verträge auskommt. Egal ob wir von Vereinbarungen mit Zulieferern und Partnern, Telefonanbietern oder Versicherungen sprechen, bei jedem noch so kleinen Unternehmen kommt da doch einiges zusammen. Dadurch kann die smarte Vertragsverwaltung jedoch schnell zur Mammutaufgabe werden.

Bei Verträgen sollten immer auch Kosten, Fristen und die Erfüllung diverser Bestandteile im Auge behalten werden. Wer als Unternehmen seine Verträge nicht ständig im Blick hat, zahlt unbewusst drauf. Es kann z. B. passieren, dass sich veraltete, vielleicht mittlerweile unnötige Verträge automatisch verlängern, sofern die Kündigungsfrist nicht beachtet wurde. Zudem ist das Suchen nach einem bestimmten Dokument je nach Größe des Archivs und Qualität der Struktur sehr zeitintensiv. Doch auch bei einem ideal strukturierten Archiv fehlt oftmals der Überblick, dem ein digitales Vertragsmanagement entgegenwirkt.

Profit durch Zeit- und Geldersparnisse

Um die Bearbeitung, Verwaltung und Fristeinhaltung der Verträge sauber, effizient und schnell zu gestalten, kommst du fast nicht um eine Vertrags-Management-Software herum. Sie funktioniert ähnlich wie eine Dokumenten-Management-Software, vereinfacht also die Ablage, gewährleistet nur bestimmten Personen Zugriff und unterstützt dich mit seinen Funktionen bei der Verwaltung und täglichen Arbeit. Des Weiteren ist sie hilfreich, wenn es um das Erfüllen der wachsenden Anforderungen an die Compliance geht.

Wenn du die passende Lösung für ein Vertrags-Management-System suchst, solltest du besonders auf die jeweiligen Funktionen achten. Der individuelle Bedarf variiert je nach Branche, Größe und Komplexität des Vertragswesens innerhalb deines Unternehmens. Selbstverständlich ist das Integrieren einer neuen Software auch mit Investitionen verbunden, welche sich in der Regel jedoch schnell selbst refinanzieren.

Essenzielle Funktionen

Welche Vorteile eine gute Vertragsmanagement-Software mindestens mitbringen sollte, sehen wir uns nun genauer an: Sie sollte die Erstellung von Vertragsakten erleichtern und das Verwalten von Verträgen (inklusive Zugriffsmanagement) vereinfachen. Du solltest einen Überblick über sämtliche Vertragszyklen haben und Erinnerungen erhalten, wenn beispielsweise eine Kündigungsfrist droht abzulaufen. Des Weiteren sollte dein Repertoire um die Möglichkeit erweitert werden, Verträge rechtssicher digital abzuschließen oder zu verlängern. Im Allgemeinen wird auch dein Informationsfluss verbessert und gesetzliche und datenschutzrelevante Vorschriften werden automatisch eingehalten. Zudem solltest du neben einem smarten Fristenmanagement auch einen sog. Contract Management Lifecycle erhalten, also einen Überblick über den Vertragslebenszyklus.

Da du mittlerweile eine sehr breite Auswahl an Softwareanbietern auf dem Markt hast, sei an dieser Stelle noch einmal angemerkt, dass du im Vorfeld genau dokumentieren solltest, wie die einzelnen Arbeitsschritte und Abläufe bei dir derzeit laufen. So kristallisiert sich schnell heraus, an welchen Stellen du noch finanzielles oder zeitliches Potenzial liegen lässt.

Die Wichtigkeit, aber auch der Nutzen dieses Themas sollte nun klar geworden sein. Bei Unsicherheiten, was die konkrete Umsetzung angeht, ist es oft auch ratsam, sich an Experten zu wenden, um Fehler zu vermeiden und sich schneller im neuen System zurechtzufinden. Mit Sicherheit eine Investition, bei der du die Rendite schon sehr bald in Form von Arbeitszeit und entspannteren Abläufen in deinem Unternehmen merken wirst.

Kontaktiere uns gerne hier und lass uns darüber reden, wie wir dir helfen können, ein digitales Vertragsmanagement auch bei dir zu implementieren.

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e-Akte – mit dem Lauf der Zeit

Sehr viele Unternehmen halten noch immer an der klassischen Variante der Archivierung fest und setzen auf Akten, Ordner und Hefter, welche in scheinbar endlos langen Regalreihen vor sich hinstauben und Auslöser für zeitintensive Suchaktionen nach bestimmten Akten sind. So zeitlos Papier auch ist, die e-Akte stellt eine schnellere, effizientere und einfachere Alternative dar. Die elektronische Akte lässt sich fast überall einsetzen, erleichtert die Arbeit vom Personalwesen bis hin zur Buchhaltung.

Weitere Vorteile der e-Akte liegen auf der Hand: Endloses Suchen nach Akten hat ein Ende, es werden neue räumliche Kapazitäten frei und die Datensicherheit wird dank smarten Zugriffsmanagement erhöht. Wenngleich das komplett papierlose Büro immer noch eine utopische Zukunftsvorstellung bleibt, mit der elektronischen Akte kommst du diesem Ziel schon einmal ein gutes Stück näher und tust definitiv auch der Umwelt etwas Gutes.

Mehr Zeit und Ressourcen durch die e-Akte?

Es ist schon fast verwunderlich, dass die Papierakte sich in unserem digitalen Zeitalter immer noch hartnäckig in den Büros dieser Welt hält. Ein Faktor mag vielleicht sein, dass Unternehmen unsicher sind, in Sachen Digitalisierung direkt mehrere Baustellen aufzumachen, vom cloudbasierten Arbeiten über die Nutzung einer Kollaborationssoftware und weiteren Späßen, die die neuen technischen Möglichkeiten so mit sich bringen. Manchmal ist den Unternehmen, fokussiert auf ihre Kernkompetenz, auch gar nicht bewusst, welche interessanten Alternativen es heute z. B. zum klassischen Schnellhefter gibt.

Tatsächlich wird der Großteil der herkömmlichen Papier- und Zettelwirtschaft nach einer vollständigen Digitalisierung de facto verschwunden sein. Bei der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung funktioniert das beispielsweise schon jetzt: Ab Mitte des Jahres 2022 wird die Krankschreibung automatisch digital an den Arbeitgeber vermittelt, ein Fortschritt, den die Krankenkasse bereits jetzt für sich umgesetzt hat.

Was bei Krankenkassen, Behörden und Ärzten funktioniert, sollte für Unternehmen eigentlich mehr als ein Vorbild sein, gerade bei den Aussichten, die die Digitalisierung mit sich bringt. So haben Unternehmen nicht nur massive Zeitersparnisse, sondern setzen auch neue Kapazitäten frei und haben damit de facto ein finanzielles Plus gemacht.

Wo viel Licht, da viel Schatten

Auch wenn die Vorteile der e-Akte und der Digitalisierung nun genauer beleuchtet wurden und die Rentabilität auf der Hand liegt, sollte man sich auch vor Augen führen, dass der gesamte Prozess kein Spaziergang ist. Gerade der Sicherheitsaspekt sollte, wie überall in Sachen Datenspeicherung, Verwaltung und Bearbeitung, großgeschrieben werden. Essentiell bei der e-Akte ist vor allem die allgemeine Datensicherheit, denn herkömmliche Archive können immer überflutet werden oder einem Brand zum Opfer fallen, im Gegensatz zur Cloud. Zudem sollte auf entsprechendes Zugriffsmanagement geachtet werden, sodass z. B. nur Personaler Zugriff auf Mitarbeiter- oder Bewerberdaten haben. Nie zu vernachlässigen ist auch der allgemeine Datenschutz, der die Anforderungen der DSGVO erfüllen muss, sowie eine rechts- und beweissichere Verwaltung. Zu guter Letzt wären da noch technische Aspekte, wie z. B. eine bereits an Schnittstellen eingesetzte Software, zu beachten.

Auch Unternehmen stehen also vor ähnlichen Hürden wie die Behörden oder weitere Institutionen, wenn sie sich mit der digitalen Akte befassen.

Hier gilt also im Idealfall, das gesamte Thema und die damit verbundenen Möglichkeiten ernst und nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Wer als Unternehmer dieses Prinzip beachtet und umsetzt kann sich mit gutem Gewissen gewappnet für die Zukunft fühlen.

Wer sich noch etwas unsicher, vielleicht auch überfordert von den vielen Möglichkeiten fühlt, dem sei angeraten, sich mit der Möglichkeit einer externen Beratung zu befassen. Hier gibt es viele kompetente Ansprechpartner, welche einem Zeit und viele Nerven sparen und auch dich und dein Unternehmen dabei unterstützen, in der Zukunft konkurrenzfähig zu bleiben.

Wenn du nun herausfinden möchtest, ob und wie eine e-Akte in deinem Unternehmen eingeführt werden kann, ist die Stone-IT gerne für dich da. Kontaktiere uns hier.

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Für das Expertenauge ist es immer wieder verwundernd, wie wenig sich viele Unternehmen mit der Datensicherheit befasst haben und auf ihr Konzept ohne klare IT-Struktur und entsprechend sichere Lösungen und Prozesse setzen. Scheinbar sind viele der Ansicht, dass ein unsauberes Verhalten keinen Schaden anrichtet, da sie sowieso nicht von einem Hackerangriff bedroht sind. Dieses Phänomen lässt sich tatsächlich nicht nur bei Startups beobachten, sondern auch bei etablierten, mittelständischen Unternehmen und sogar noch bei Großkonzernen.

Und das alles, obwohl auch die offiziellen Zahlen des Branchenverbandes Bitkom eine deutliche Sprache sprechen: Demnach gibt es jährlich alleine in Deutschland einen Schaden von 220 Milliarden Euro im Jahr durch Datenverluste.

Besonders bedauerlich ist, dass solche Schäden nicht selten durch das bereits vorhandene Personenmaterial vermeidbar gewesen wären. Doch können sich viele Budgetentscheider immer noch nicht viel unter der Komplexität des Themas „IT“ und den damit einhergehenden Unterbereichen und Aufgaben vorstellen. Die IT ist übrigens auch dann sehr umfassend, wenn dein Unternehmen (noch) keine digitalen Produkte anbietet.

Im Anschluss folgen ein paar Stichpunkte, die du bei der nächsten Budgetverhandlung benutzen kannst, um den Entscheidern die Wichtigkeit des Themas zu untermauern:

Ausfallprävention

Wo früher Produktionsausfälle die Liste der größten Horrorszenarien für Unternehmer anführte, findet sich seit 2 Jahren das Wort „Cybergefahren“ an der Spitze. Zurecht, wie man unter anderem auch am „Allianz Risk Barometer“ sehen kann. Dieses ist auch eine gute Quelle, um Entscheider dazu zu bringen, im Hinblick auf potentielle Gefahren eine ähnliche Meinung anzunehmen wie die der Unternehmer oder ihre Ansichten zumindest einmal zu hinterfragen.

Datenschutzgrundverordnung

Zugegeben, es gibt einfachere Dinge als mit der DSGVO zu argumentieren. Jeder Unternehmer kennt wohl die Nachrichten von Beratern, von denen man noch nie vorher gehört hat, die Angst machen und verkaufen wollen. „Datenschutz“ ist, gerade in Deutschland, ein regelrechtes Totschlagargument, doch die EU Datenschutzgrundverordnung ist nicht die beste Voraussetzung für wirkliche Datensicherheit in Unternehmen. Häufig muss man zwischen IT-Sicherheit und Mitarbeiterdatenschutz abwägen. Trotz alledem wird die IT-Sicherheit, auch im Hinblick auf das Befassen mit technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs), in der Regel zu einer hohen Priorität.

Reputationsschutz

Ein Thema, welches eigentlich aufgrund seiner Wichtigkeit nicht zu vernachlässigen ist, jedoch auch eines, welches gerne mal hinten angestellt wird, scheint es doch im Gegensatz zu anderen Bereichen des Unternehmens keine wirkliche Dringlichkeit darzustellen. Hier ist es zu empfehlen, den Entscheidern einmal das „Worst-Case-Szenario“ vor Augen zu führen, nämlich dem Verlust diverser Kundendaten sowie deren Mitarbeiter und Geschäftspartner nach einem Hackerangriff.

Zudem kann man sich an dieser Stelle noch einmal die „War Stories“ anderer Unternehmen in Erinnerung rufen, um festzustellen, welcher Schaden für das eigene Unternehmen entstehen würde. Wer sich dieser Gefahr bewusst ist, kann ihr aktiv entgegenarbeiten.

Innovative, digitale Produkte

In aller Regel gehen IT-Probleme mit Chaos in der Infrastruktur einher. Schlussfolgernd daraus gibt es in diesen Unternehmen wohl keine valid Datenbasis oder funktionierende, digitale Prozesse. Auf dieser Grundlage fällt es noch einmal schwerer, digitale Produkte anzubieten und zu verkaufen.

Ein Fundament für langfristigen Erfolg

Ordnung, Struktur und ein solides Grundverständnis für die IT bilden eine gute Basis um den Erfolg seiner Firma aufzubauen, digital zu skalieren und allgemein kontinuierlich zu wachsen. Das lässt sich am Besten in Angriff nehmen, wenn man sich voll und ganz auf die IT und ihre Sicherheit verlassen kann!

Als Arbeitgeber glänzen

Nicht nur jüngere Bewerber sehnen sich nach Arbeitgebern, bei denen sie sich mit IT-Systemen voll und ganz entfalten können, auch viele erfahrenere Fachkräfte achten bei ihren Bewerbungen auf solche Faktoren. Ist dein Unternehmen digital gut aufgestellt und versucht sich auch mal in Sachen Remote Work oder digitalen Nomaden, bist du anderen Mitbewerbern im Recruiting voraus.

Egal, welcher dieser Punkte nun für dich (oder deinem Budgetplaner) am überzeugendsten war, der Kern des Beitrags sollte klar geworden sein: Wer mit seinem Unternehmen in Zukunft wettbewerbsfähig und vor allem erfolgreich sein will, sollte auf einem stabilen IT-Fundament aufbauen können und sich intensiver damit auseinandersetzen. Für das eigene Unternehmen und seine Mitarbeiter und auch für die eigenen Kunden, beide werden es dir in Zukunft danken.

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IT-Dienstleister: Grüne und rote Fahnen

Bei technischen Problemen ist es eine wahrliche Herausforderung, kompetente Beratung, die auch zu einem selbst passt, im deutschsprachigen Raum zu finden. Optionen, welche den meisten wohl spontan durch den Kopf schießen, fallen schnell raus: Die gelben Seiten sind nicht für fachspezifische Fragen geeignet und Google präsentiert einem zu viele Ergebnisse, um sich dort zielführend zurechtzufinden. Wer nach kompetenten Ansprechpartnern sucht, welche auch persönlich im Büro oder im Homeoffice ihre Hilfe zur Verfügung stellen, kommt ebenfalls oft bei großen, überregionalen Firmen heraus. Lediglich die Werbeanzeigen werden lokal geschaltet.

Des weiteren sollte man nicht nur nach „IT-Experten“ suchen, denn auch hier finden wir ein sehr weites Feld vor, welches diverse Spezifikationen und Unterkategorien aufweist.

Wer kann dir wirklich helfen?

Allgemein ist es für jedes Unternehmen empfehlenswert, sofern es keine eigene IT-Abteilung betreibt, mit einem IT-Dienstleister oder einem IT-Administrator zusammenzuarbeiten. Diese Partner bieten wertvolle Unterstützung bei der IT-Architektur, dem Aufsetzen neuer Geräte und Softwarelösungen. Zudem erstellen sie im Idealfall auch eine strukturierte Dokumentation über die gesamte Infrastruktur.

Ob diese Zusammenarbeit auch wirklich in allen Fällen zum Ziel führt oder ob weitere spezialisierte Dienstleister hinzugezogen werden sollten, muss genau geprüft werden, vor allem wenn dein Unternehmen eine Website, einen Onlineshop oder branchenspezifische Systeme betreibt.

Nicht immer setzen sich die externen Dienstleister mit Datenschutz- und IT-Sicherheitsstandards auseinander, schulen die Mitarbeiter oder sichern die Systeme nicht oder sind nicht rund um die Uhr erreichbar. Auch deswegen kann es sinnvoll sein, sich zu Themenbereichen wie Daten- und Risikomanagement eine zweite Ansicht einzuholen oder mithilfe einer externen Beratung die gesamte Strategie auf dem neusten Stand zu halten.

Negative Entwicklungen im Blick behalten

In Zeiten wie diesen liest man auf Social Media im wahrsten Sinne des Wortes per Knopfdruck Erfolgsgeschichten von vermeintlich seriösen, neuen Unternehmen, welche jedoch nicht selten mehr Schein als Sein vorweisen können, zumindest was die Auftragslage angeht. Zum Teil liegt hier der Fokus darauf, eine gewisse Standard-Dienstleistung zu verkaufen, anstatt die Mitarbeiter zu schulen und somit das bestehende Angebot zu verbessern. Da zudem der Fachkräftemangel an solchen spezialisierten Unternehmen nicht spurlos vorbeigeht, bleibt die wahre Expertise eines Teams oft zu unklar.

Auch besonders günstige Angebote tauchen immer wieder auf dem Markt auf. Diese sind dann meist mit einer Upsell-Strategie verbunden, sodass zum Beispiel bei der Websiteerstellung nicht auf sämtliche Funktionen zugegriffen werden kann oder der Dienstleister keine langfristige Betreuung anbietet. So möchten diese Verkäufer zusätzliche Aufträge und damit auch zusätzliche Kosten für dich als Unternehmer generieren.

Seriöse Angebote erkennt man unter anderem daran, dass der Dienstleister sämtliche Mitarbeiter und deren Aufgaben klar benennen kann. Ein Trend, der leider immer häufiger auftritt, sind sog. Sub-Sub-Sub-Aufträge. Hier tritt lediglich ein selbsternannter „Business-Development-Manager“ an dich heran und gibt sich als Sales-Kontakt einer Agentur aus. Im Hintergrund hat dieser jedoch kein einsatzfähiges Team, sondern dieses wird über einschlägige Websites, je nach benötigten Aufträgen, einzeln und zufällig zusammengestellt. Oft wohnen diese „Freelancer“ in Niedriglohnländern, haben weder nachvollziehbare Expertise oder Erfahrung in der Zusammenarbeit mit den anderen Teammitgliedern. Ähnlich sieht es beim Vertrieb der Kundendaten aus. Diese Linie zieht sich durch sämtliche Aufträge, bis am Ende niemand mehr durchblicken kann, wer an welcher Arbeit wirklich beteiligt war.

Die Alarmglocken sollten bei dir ebenfalls angehen, wenn dein Dienstleister dir diverse Software-Lösungen von nur einem bestimmten Anbieter schmackhaft machen möchte. Hier ist es nicht unüblich, dass diese über deinen Auftrag eine Provision erhalten, um im Endeffekt doppelt zu kassieren. So rückt die Problemlösung, welche individuell auf dich zugeschnitten ist, in den Hintergrund und weicht im schlimmsten Fall veralteten, überteuerten oder überdimensionierten Systemen. Sobald sämtliche Daten übermittelt sind, kommt dein Unternehmen nur schwer und mit der doppelten finanziellen Belastung wieder heraus.

Ist man als Kunde einmal in einem solchen Vertrag, wird sich der Dienstleister bemühen, dieses Verhältnis möglichst langfristig aufzubauen. So werden Verträge beispielsweise nicht mehr zwischen Kunde und Anbieter geschlossen, sondern zwischen Anbieter und Dienstleister. Früher kam es auch häufig vor, sogenannte Agentur-Lösungen zu verwenden, sodass Dienstleister einen Gesamtüberblick über das Portfolio an Kundenwebsites erhalten konnten. Auch bei nur kleinen Änderungswünschen des Kunden, etwa dem Ändern eines Bildes oder einer Textpassage, musste sich dieser stets an die Agentur wenden, woraufhin er jeweils eine weitere Rechnung erhielt.

Richtige Partner herausfiltern

Unabhängig davon, welche Art Dienstleister du suchst, an mangelnden Angeboten wirst du definitiv nicht verzweifeln.

Investiere auf jeden Fall genug Zeit in deine Recherche und kontaktiere mehrere Anbieter. Zudem ist es ratsam, auf die Kundenbewertungen zu achten. Nicht selten werden Testimonials gefälscht, daher ist das Fragen nach Beispielkunden und Projektberichten empfehlenswert. Je nach präferierten Aufgabenbereich für den Anbieter macht es auch Sinn, Geschäftspartner aus der eigenen Branche um Rat zu fragen. Entweder haben diese bereits einen zuverlässigen Geschäftspartner gefunden oder wollen sich vielleicht mit dir gemeinsam auf die Suche machen.

Nachdem du von mehreren Anbietern die Kontaktdaten hast, terminiere Erstgespräche und stell sicher, dass diese nicht nur mit einem Verkäufer, sondern auch mit einem Vertreter der Geschäftsleitung oder Projektbeteiligten stattfinden.

Ein gutes Gespräch erkennst du daran, dass es kurz um das Angebot geht und dass der Anbieter im Anschluss auf dich und deine Situation eingeht. Ein guter Dienstleister will dich und deine Lage verstehen. Zudem erklärt er dir genau, ob und wie sein Team dir weiterhelfen können. Scheue dich nicht, bei fachspezifischeren Begriffen nachzufragen, was diese bedeuten, auch hierfür wird sich ein professioneller Dienstleister gerne die Zeit nehmen.

Zudem sollte der Anbieter in der Lage sein, dir und deinem Unternehmen Perspektiven und Optionen aufzuzeigen. Er hat Antworten auf Fragen der potentiellen Kosten für den Moment oder der Jahreskosten auf Dauer, beispielsweise beim Szenario schnell wachsender Kundschaft für ein digitales Produkt. Zudem kann er erläutern, ob die ins Auge gefasste Umsetzungsstrategie in dein Budget passt oder auch nötige Vorarbeiten oder regelmäßige Feedback-Prozesse abdecken kann. Auch hier sind eigene Vorschläge deines Gesprächspartners ein gutes Zeichen.

Denk auf jeden Fall daran, langfristige Ziele der Zusammenarbeit für beide Seiten zu definieren und auch schriftlich in Vertragsform festzuhalten. Sichere dich mit einem Dienstleistervertrag ab, welcher auch kleinere Projekte ohne Datentransfers in Form von Angeboten oder Emails umfasst.

Wie also in diesem Text wohl deutlich wurde, gibt es mittlerweile so viele Dienstleister, dass man schnell den Überblick verlieren kann. Das ist in der heutigen, digitalisierten Zeit auch keine Schande, jedoch sei an der Stelle noch einmal, unabhängig von allen besprochenen Tipps, die Empfehlung erwähnt, sich bei der Wahl eines Dienstleisters wirklich die Zeit zu lassen, die man benötigt, sodass man keine vorschnellen Entscheidungen trifft, die man im Nachhinein vielleicht sogar bereut- wie bei so vielem im gesamten Internet.

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Bei einem Handy der Marke Android ist beispielsweise ein Google-Konto notwendig, um sich neue Apps herunterladen zu können. Ähnlich verhält es sich beim Konkurrenten Apple, diese setzen eine Apple-ID voraus und nehmen praktischerweise auch direkt Apple-Email-Adressen an.

Im Anschluss soll es nun darum gehen, wie du dieses Vorhaben ganz einfach für dich umsetzen kannst und noch nicht mal deinen Mac verwenden musst, sondern auch dein iPhone oder iPad zur Hand nehmen kannst.

E-Mail über den Mac einrichten

Wer sich dazu entscheidet, sich seine Mailadresse über den Mac einzurichten, sollte diesen zunächst ganz normal hochfahren und am oberen Bildschirmrand das Apple-Logo auswählen.

Im Anschluss gilt es, den Punkt „Apple-ID“ und direkt danach „iCloud“ (Seitenleiste) anzuklicken. Bei den verschiedenen Diensten, welche sich nun auftun werden, wählen wir den Punkt „Mail“, indem wir einen Haken setzen. Nach dem Bestätigen auf „OK“ und dem „Erstellen“ kannst du dich jetzt bereits ranmachen, die Adresse zu erstellen.

Wer sich an alle Punkte gehalten hat, sollte bereits jetzt auf eine fertige Emailadresse zugreifen können und auch bereits von einer Bestätigungsmail von Apple begrüßt werden.

Die Variante über das iPhone/iPad

Selbstverständlich werden auch iPhone/iPad-Nutzer nicht im Stich gelassen.

Möchte man sich über eines dieser Geräte eine Emailadresse einrichten, führt der erste Weg nach dem Entsperren in die „Einstellungen“-App, in welcher zunächst der eigene Account und im Anschluss die Schaltfläche „iCloud“ ausgewählt werden müssen. Jetzt sollte einem ein Schieberegler mit der Aufschrift „Email“ angezeigt werden. Dieser ist automatisch deaktiviert, sofern die Mailadresse noch nicht verknüpft wurde. Diesen Regler verstellen wir also einmal nach rechts, bevor wir die Mailadresse mit einem simplen Tippen auf „OK“ erstellen.

Nun sollte das Anlegen bereits geglückt sein, die Mailadresse wird automatisch mit dem iPhone/iPad verknüpft und in seinem neuen Emailfach findet man auch bereits eine Begrüßungsmail von Apple, um sich zurechtzufinden.

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Für die meisten Unternehmen oder KMUs, die auch nur ein wenig von der Digitalisierung betroffen sind oder sich mit dieser Entwicklung befasst haben, gibt es in ihrer IT-Abteilung eine Komponente, die den Laden sprichwörtlich am Laufen hält: Den Server der Firma. In diesem Beitrag befassen wir uns mit der Wichtigkeit des Servers und Möglichkeiten, diesen für einen reibungslosen Ablauf zu schützen. 

Unterstützung für das Herzstück der IT 

Der Server ist das Zentralorgan sämtlicher Abläufe deiner Infrastruktur innerhalb der IT. Sobald dieser ausfällt, kommen direkt diverse Arbeitsschritte zum Erliegen und nicht selten muss die gesamte Arbeit für unbestimmte Zeit ausgesetzt werden. Längere Ausfälle kann und will sich jedoch kein Unternehmen, welches am Markt bestehen möchte, leisten. Den genannten und ähnlichen Problemen kannst du mit einer Server-Management-Dienstleistung entgegenwirken. Ein guter Anbieter hat mögliche Störungen rund um die Uhr im Blick und stellt die übergeordnete Funktionsfähigkeit sicher. Da dieser bei einem Fehler oder einer Störung automatisch informiert wird und diesen sofort behebt, kannst du dich mit deinem Unternehmen voll und ganz auf deine Kernkompetenz fokussieren. 

Server im Unternehmen verwalten

Server sind in der Regel nicht nur Herzstück, sondern auch essentielles Bindeglied zwischen sämtlichen IT-Systemen der Mitarbeiter und zentral gesteuerten Anwendungen. Durch gezieltes Server-Management kannst du Ausfällen und damit gegebenfalls sogar Arbeitsunfähigkeit deiner Mitarbeiter proaktiv entgegenwirken. Je nach Dienstleister, für den du dich entscheidest, werden deine Server lückenlos betreut und machen sich durch störungsfreie Betriebsabläufe profitabel. Oft ist auch die Bereitstellung von Statusinformationen für Langzeitbeobachtungen oder eine Kapazitätenplanung enthalten. Fachkräfte sind auf sämtliche Aufgaben rund um das Servermanagement spezialisiert: Einen neuen Server einrichten, dein eigenes Servernetzwerk erweitern, Problembehebung bei der Installation des Servers oder generell jemand, der deine Serverlandschaft proaktiv und nachhaltig beschützt und am Laufen erhält. 

Immer auf der sicheren Seiten sein

Was sich nun also klar herauskristallisiert: Gerade in der heutigen Zeit der Digitalisierung, New work und Homeoffice ist ein gut funktionierender Server unverzichtbar. Wenn du für dein Unternehmen Spezialisten beauftragen möchtest, die sich sorgenlos um deinen Server kümmern, dann kannst du uns gerne kontaktieren und wir sprechen unverbindlich in einem netten Gespräch über deine Situation und schauen, ob das Ganze bei dir Sinn ergibt.

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Datenintegrität? Wofür genau?

Unter dem Begriff der Datenintegrität können sich die wenigsten Unternehmer etwas vorstellen. Zu sperrig, zu kompliziert oder zu langweilig lautet dann oft die Begründung, weshalb sie sich noch nicht genauer damit befasst haben. Langfristig werden sie dennoch wohl nicht mehr darum herumkommen, denn Datenintegrität ist an sämtlichen Stellen sinnvoll, wo es Datensammlungen gibt.

Da hierfür ein gewisses Grundverständnis von Nöten ist, sei hier einmal ein simples Beispiel aus der Praxis skizziert: Hast du vielleicht bei dir in der Firma die Kundendaten noch nicht digitalisiert? Nutzt du mehrere Schränke voller Ordner mit Akten deiner Kundendaten? Auch den organisiertesten Menschen geht dort mal eine Akte verloren, die Kundendaten sind vielleicht veraltet, man greift zum Teil auf handschriftliche, aber unleserliche Ergänzungen zurück und gibt es unautorisierte Personen, die ohne weiteres selbstständig Änderungen vornehmen können?

In all diesen Fällen ist keine Datenintegrität gewährleistet. Dadurch ergibt sich der Nachteil, dass deine Geschäftsprozesse negativ beeinflusst werden können, z. B. wenn du deine Mails an die veraltete Mailadresse des Kunden schickst. Aber auch wenn du dir deine Kunden nicht vormerkst und dich ihm zum Beispiel zweimal vorstellst, hinterlässt du schnell einen schlechten Eindruck.

Was bedeutet eigentlich Datenintegrität?

Allgemein kann man Datenintegrität unter der Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit von Daten definieren. Da viele routinemäßigen Geschäftsprozesse von der Datenintegrität abhängen, aber auch diverse wichtige Entscheidungen auf Basis der Daten getroffen werden, sollten Gültigkeit und Genauigkeit der Daten zu jeder Zeit sichergestellt sein.

Im Zusammenhang der Datenintegrität werden manche Begriffe oft vermischt. Davon ist jedoch abzuraten, da ihre Bedeutungen fundamentale Unterschiede aufweisen. Setzen wir uns wissenschaftlich mit der Datenintegrität auseinander, so lässt sich diese in die Oberbegriffe Datenkonsistenz, Datensicherheit und Datenschutz aufteilen, welche sich wie folgt definieren:

• Datenkonsistenz entspricht der logischen Richtigkeit der Daten. Eingebrachte Daten müssen also vorher festgelegten Regeln entsprechen, der Fachbegriff hierfür lautet „semantische Integrität“
• Die Datensicherheit bedeutet, dass die Daten vor Verlust, Schaden oder unbefugtem Zugriff geschützt sind. Um das Ziel, eine kontinuierliche Datensicherung, zu erreichen, sollten potentielle Gefahren wie Fehler in der Bedienung oder technische Fehler beachtet und kalkuliert werden
• Durch den Datenschutz soll der Missbrauch von Daten verhindert werden. Personenbezogene Daten sind zu schützen, um die Privatsphäre der Personen zu wahren. Hierbei helfen technisch-organisatorische Prozesse

Dem ein oder anderen mag sich nun die Frage stellen, wie er dieses Wissen nun für sich und sein Unternehmen umsetzen kann und was es dabei zu beachten gilt.

Eine wichtige Voraussetzung hierbei ist es, von einer analogen auf eine digitale Datenverwaltung zu wechseln. Diese Notwendigkeit lässt sich an vielen Beispielen begründen, zwei davon wären:

• In der aktuell sehr unsicheren Pandemielage kann es sinnvoll oder sogar verpflichtend sein, seine Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken. Kritisch wird die Situation für sie aber, wenn dies nicht möglich ist, z.B da sie zuhause nicht auf sämtlichen relevanten Daten zurückgreifen können.
• Sollte in deinem Firmensitz einmal ein Feuer ausbrechen und die analogen Daten in Flammen aufgehen, wäre deine Firma direkt handlungsunfähig.

Das zweite Szenario kann auch bei einem digitalisierten Datensystem der Fall sein, sofern deine Daten lediglich am Firmensitz gespeichert sind und keine weiteren Kopien, z.B in der Cloud oder in einem externen Speicher existieren. In diesem Fall, sowohl bei der digitalen, als auch bei der analogen Variante, liegt ein Verstoß gegen die körperliche Unversehrtheit der Daten vor. Die digitale Datenverwaltung bringt zudem den Vorteil mit sich, dass die notwendigen Kopien deutlich einfacher zu erstellen sind.

Datenintegrität bei dir umsetzen

Die grundlegende Maßnahme bei der Umsetzung ist die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems, wodurch die Datenintegrität über einen gesamten Lebenszyklus hinweg gewährleistet wird. Jedoch ist die Datenverwaltung oftmals verstrickt: Zwar wird die Technologie rund um Datenbanken immer durchdachter, wird jedoch zum Teil bei der großen Flut an neuen Daten ans Limit gebracht. Praktischerweise können die komplexen Datenprozesse durch eine weitestgehende Automatisierung von Routineaufgaben wie Skriptausführungen oder Zustandsprüfungen deutlich vereinfacht werden. Zudem hilft eine Automatisierung die gesetzlichen Vorschriften, wie die DSGVO, einzuhalten.

Neben der Automatisierung sollte zudem ein qualitatives Monitoring zur Überwachung der Datenbankleistungen installiert werden, um zu gewährleisten, dass alle definierten Prozesse zur Datenintegrität reibungslos ablaufen. Das Monitoring ermöglicht durch Echtzeitdaten, Analysen und Informationen zu allen der Datenbank ein umfassendes Bild.

Weitere wichtige Faktoren

Nach der Einführung des Daten-Management-Systems kannst du weitere Schritte zur Datenintegrität angehen, die da wären:

• Datenvalidierung, sprich die Überprüfung eingegebener Daten auf Korrektheit. Auch Datensätze sollten validiert und Duplikate entfernt werden. Für diese Arbeit gibt es spezielle Softwaretools.
• Ein Datenbackup, welches funktioniert und gut geschützt ist, ist einer der wichtigsten Schritte zur Datenintegrität. Achte hierbei auf die Häufigkeit, den Speicherort und den Speichertyp des Backups.
• Zugriffsbeschränkungen um unautorisierte Bearbeitungen zu verhindern. Vergibst du Zugriffsrechte, lassen sich beabsichtigte, aber auch unbeabsichtigte Fehler vermeiden.
• Das Log-Management sorgt dafür, dass du stets einen Überblick über deine Daten behältst. Es vermerkt, wer und wann Daten hinzufügt, geändert oder gelöscht werden, ähnlich wie beim Management von Big Data.
• Vermeidung von Übertragungsfehlern. Da Daten über die verschiedensten Geräte und zum Teil auch über verschiedene Systeme laufen, wobei bei der Übertragung Fehler passieren können, z.B. eine unvollständige Übertragung. Auch hierfür gibt es spezielle Prüfmechanismen.

Es gibt also eine große Anzahl an Hebeln, die zur Datenintegrität beitragen können. Bei einem reibungslos funktionierenden System kann jede Einzelheit überwacht werden und eine unabhängige Verifizierung der Vorgänge im Netzwerk ist umsetzbar.

Hilfreicher Expertenrat zur Unterstützung

Wenn du die Wichtigkeit der Datenintegrität jetzt erkannt hast, dich aber von der Komplexität des Themas überfordert fühlst und eine Umstellung nicht nur allein deinem IT-Beauftragten zumuten möchtest, dann gibt es die Option, sich von einem IT-Experten genau zu diesem Thema beraten zu lassen. Unsere Experten helfen Unternehmen bei den ersten Schritten zur Digitalisierung oder setzen den bereits begonnen Weg mit ihnen gemeinsam fort. Nimm gerne zu uns Kontakt auf und erhalte in einem Beratungsgespräch erste Informationen darüber, wie du die behandelten Themen bei dir umsetzen kannst!

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Laut einer aktuellen Studie des Anbieters Bitkom planen immer mehr KMUs ein Dokumenten-Management-System einzuführen oder verbinden zumindest positive Assoziationen damit. Die Studie „ECM im Mittelstand“ bestätigt also, dass auch kleinere und mittelständige Unternehmen die Vorteile der elektronischen Archivierung erkennen. Einer der Hauptfaktoren ist sicherlich die neu erlangte Transparenz und Flexibilität der Prozesse. Zudem ist eine etablierte Dokumenteninfrastruktur innerhalb eines Unternehmens der Grundstein für digitale Kundenerlebnisse.

Um die Vorteile für jedermann greifbarer zu machen, kann eine Definition helfen. Der etwas sperrige Begriff Dokumenten-Management-System wird mit DMS abgekürzt und bedeutet schlussendlich das digitale Ablegen aller geschäftlichen Dokumente. Dadurch können Mitarbeiter überall, auch von zuhause aus, darauf zugreifen, was sich bei aktuellen Trends der Arbeitswelt, Stichwort „New Work“ oder „Homeoffice“ sinnvoll auf die Arbeit auswirken kann. Des weiteren haben Teammitglieder die Möglichkeit, Dokumente gleichzeitig zu bearbeiten und können so viel Zeit einsparen und anderweitig nutzen. Ersten Vermutungen von Experten zufolge gelingt dadurch nicht nur höhere Transparenz, sondern auch das schnellere Erledigen der Vorgänge, was wiederum ein Vorteil für den Kunden ist.

Auch der Mittelstand profitiert

Von kleineren und mittleren Unternehmen (KMUs) setzen nur etwa 11% auf ein DMS. Doch gibt es für mögliche Bedenken kaum gute Gründe. Zwar haben sich die meisten DMS-Anbieter darauf fokussiert, ihre Lösungen in großen Firmen zu etablieren, jedoch finden sich mit der richtigen Beratung auch für KMUs die passenden Modelle. Ein weiterer Aspekt, die Sorge, mit Investitionen in die IT Geld in den Sand zu setzen, wird durch die resultierenden Vorteile, etwa erhöhte Produktivität und somit mehr Wettbewerbsfähigkeit, egalisiert. KMUs, welche ausschließlich auf analoge Prozesse setzen, könnten langfristig abgehängt werden. Hier sind also die Entscheider und Geschäftsführer gefragt, das DMS nicht nur als technische Spielerei abzutun, sondern als betriebswirtschaftlich notwendig anzuerkennen, sollten sie in den nächsten Jahren und Jahrzehnten auf dem Markt bestehen wollen.

Erste Schritte für die elektronische Archivierung

Gerade bei KMUs ist die schnelle Rentabilität nach dem Investieren in die IT-Systeme essentiell. Um diese zu gewährleisten, haben wir hier einige Ratschläge für dich:

• Externe Berater und Experten sind sehr hilfreich. Scheue dich nicht, Hilfe beim Finden der idealen Software zu finden, da Berater genau um die Stärken und Schwächen der verschiedenen Anbieter wissen.
• Beziehe deine Mitarbeiter ein. Um deine Angestellten an die Umstellungen zu gewöhnen und den neuen Systemen beim Anlaufen zu verhelfen nützt es, die Meinungen der Mitarbeiter anzuhören. Sie wissen am Besten, über Details und mögliche Hindernisse innerhalb der Prozesse Bescheid. So gelingt das erfolgreiche Einführen eines DMS reibungslos.
• Nichts überstürzen. Gegebenenfalls kann es sinnvoll sein, zunächst nur einen Prozess zu digitalisieren. Durch dieses Pilotprojekt, z.B beim Rechnungseingang, legst du direkt den Grundstein für das Gelingen der weiteren Prozesse, da bei unserem Beispiel gleich mehrere Abteilungen involviert sind, die diese Veränderung wahrnehmen.
• Analysiere, welche Workflows sich auch auf andere Bereiche übertragen lassen. Beziehe von der Personalverwaltung bis hin zum Vertragsmanagement alle relevanten Faktoren in deine Pläne ein.
• Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP). Sei auch nach der Einführung des DMS offen für weitere Aspekte aus dem Geschäftsalltag, die Verbesserungspotential haben. Sieh das Ganze als einen längeren Prozess.

Der Experte an deiner Seite

Wenn auch du nun überlegst, dein Unternehmen mit einem Dokumenten-Management-System zukunftsfähig zu machen, dir aber noch Sorgen wegen der Komplexität dieser Aufgabe machst, dann hast du jetzt die Möglichkeit, dich an uns zu wenden. Wir als Spezialisten stehen dir mit Rat und Tat zur Seite und helfen dir unter anderem bei den Fragen, welches IT-System am Besten zu deinem Unternehmen passt und wie du die konkrete Umsetzung am klügsten angehst. Sicher, ein solcher Schritt passiert nicht von heute auf morgen. Dennoch ist es ein wichtiger Schritt, dein Unternehmen für die Welt von morgen zukunftsfähig aufzustellen.

Der Beitrag Zukunftsfähigkeit dank DMS (Dokumenten-Management-System) erschien zuerst auf Stone-IT.